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Como realizar matrícula online?

Ive, bot da Active
Atualizado

A Matrícula Online do Activesoft facilita o processo de renovação e inscrição de alunos, oferecendo mais praticidade tanto para os responsáveis quanto para a equipe escolar. Com este recurso, toda a operação acontece virtualmente, respeitando o calendário letivo definido pela instituição.

Neste artigo, você confere o passo a passo completo para configurar a Matrícula Online — desde o cadastro de período letivo até a atualização dos planos de pagamento e contratos.

O que você vai aprender nesse artigo:

Configurações necessárias para a Matrícula Online

Passos para cadastrar um novo período letivo:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Administrativo];
  2. Selecione o menu de [Configurações] no canto superior direito e em seguida, localize o menu [Novo ano letivo] e clique na opção [Lista de períodos];
  3. Para criar um novo período, localize no canto superior direito o botão [+NOVO PERÍODO];
  4. Preencha as informações solicitadas;
  5. Após concluir todas as modificações, clique no botão [SALVAR] e, em seguida, no botão [Fechar];
  • Os campos [Sigla do período], [Nome do período], [Data inicial - Data final] * e [Ano conclusão] são preenchidos automaticamente, mas é possível alterá-los. Recomendamos manter a configuração inicial;
  • Nos campos [Dias letivos] ** e [Semanas letivas] *** , insira a quantidade correta para calcular a carga horária das disciplinas e exibi-las no histórico escolar;
  • O campo [Próximo período] deve ser mantido em branco (vazio);
  • O parâmetro [Ativo] deve permanecer liberado; se desativado, o período não ficará disponível no sistema;
  • O parâmetro [Exibir boletim], quando ativo, permite que o boletim escolar seja disponibilizado para consulta no portal do aluno e responsável;
  • O parâmetro [Permitir alterar histórico de alunos que cursaram alguma turma oficial neste período], quando ativo, permite aos usuários realizar alterações no histórico escolar para o respectivo período;

* A data inicial e final do período considera o ano civil padrão de 01 de janeiro a 31 de dezembro.

** Considera a quantidade de dias para carga horária anual da disciplina.

*** Considera a quantidade de semanas para carga horária semanal da disciplina.

 

Passos para cadastrar turmas:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Acadêmico];
  2. Selecione o menu de [Configurações] no canto superior direito;
  3. Acesse [Turmas] e clique na opção [Lista de turmas];
  4. Selecione o botão [+ NOVA TURMA];
  5. O Activesoft habilitará a tela de nova turma . Preencha os campos abaixo:
    • No campo [Nome], insira a descrição para a nova turma. Exemplo: T5 A - Manhã;
    • No campo [Sigla (código)], insira a descrição abreviada da turma. Exemplo: T5AM;
    • No campo [Turno], selecione uma opção da lista. Exemplo: manhã, tarde ou noite;
    • O campo [Período] retornará o último período letivo cadastrado no sistema. É possível selecionar outro período caso precise;
    • No campo [Curso/Série], selecione entre as opções da lista o curso e série que devem ser vinculados à turma. Lembre-se de que o curso e série devem ser criados anteriormente ao cadastro da turma;
    • No campo [Tipo da turma], selecione a opção [Utiliza grade curricular] ou [Matrícula por disciplina] caso a turma seja de Itinerário formativo; 
    • No campo [Qtde máx de alunos], insira a quantidade máxima de alunos que a turma pode ter. Isso impacta diretamente nas vagas disponíveis, quando é utilizado matrícula online para renovação do vínculo;
    • No campo [Coordenador responsável], selecione entre a listagem o(a) coordenador(a) responsável pelo curso vinculado à turma. É necessário cadastrar a pessoa no controle de acesso do sistema. Saiba como cadastrar um novo usuário aqui!
    • O campo [Serviço relativo à mensalidade] deve permanecer em branco (vazio); o serviço será vinculado ao cadastro da série, mas caso a turma possua valor específico de cobrança, é possível vincular o serviço nesse campo;
    • O campo [Código de agrupamento] deve ser preenchido obrigatoriamente. O processo de copiar as turmas entre os períodos precisa da informação desse campo. Exemplo: A - Manhã;
    • Os campos [Data início] e [Data final] são informados com base no que foi inserido no cadastro do período letivo;
    • No campo [Sala], a vinculação da sala é facultativa e pode ser mantida em branco (vazio);
    • No campo [Tipo de horário], escolha o horário parametrizado para a turma conforme o quadro de horários. Acesse o tutorial sobre tipos e quadro de horários;
    • Na seção DADOS COMPLEMENTARES, informe no campo [Código da turma no INEP] o código referente à turma a ser criada. Este preenchimento é facultativo e pode ser deixado em branco (vazio);
    • Na seção SITUAÇÃO DO ALUNO NA DISCIPLINA, preencha as situações para cada campo informado: [Cursando], [Aprovado] e [Reprovado];
    • Na seção INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS, o campo [Código da turma integração] e o parâmetro [Permitir integração com aplicativos de comunicação] podem ficar vazios. Hoje, a integração com outros sistemas é exclusivamente por API. Consulte o tutorial para saber como realizar a ativação do recurso;
    • Na seção DADOS RESTRINGENTES, preencha os campos abaixo:
      • No campo [Data de nascimento mínima], insira a data de nascimento que será o parâmetro para as turmas aceitaram apenas alunos com idade igual ou superior à data informada no campo;
      • No campo [Data de nascimento máxima], insira a data de nascimento que será o parâmetro para as turmas aceitaram apenas os alunos com idade igual ou inferior à data informada no campo;
      • No campo [Matricular alunos de sexo], selecione entre as opções da lista a melhor opção. É um campo obrigatório;
      • O parâmetro [Permitir acesso ao portal educacional] servia para integrar o sistema de parceiros ao portal web da Activesoft, mas hoje, toda a integração é feita exclusivamente por API . O campo está em desuso e não precisa ativar;
    • O parâmetro [Exigir que o aluno já esteja vinculado em outra turma] é utilizado para o cenário onde o aluno precisa estar vinculado a uma turma conforme o campo [Turma] e na situação específica conforme o campo [Situação do aluno na turma];

       6. Após concluir o preenchimento de todas as informações, clique no botão [SALVAR].

Passos para copiar turma entre períodos:

Antes de seguir o tutorial abaixo, certifique-se de que o campo de agrupamento esteja preenchido no cadastro de todas as turmas a serem copiadas . Os campos marcados com ( * ) são obrigatórios.

  1. No canto superior esquerdo, selecione [Acadêmico];
  2. Selecione o botão de [Configurações] no canto superior direito;
  3. Acesse [Turmas] > [Lista de turmas];
  4. Selecione o botão [OPERAÇÕES] e selecione a opção [Copiar turma entre períodos];
    1. No campo [Período de origem], insira o ano letivo base para o sistema realizar a cópia para o período atual;
    2. No campo [Período de destino], insira o ano letivo que receberá os cadastros das turmas em lote;
    3. No campo [Curso], insira o(s) curso(s) que receberão as turmas copiadas em lote, ou se preferir, mantenha a opção [Todos] selecionada e, em seguida, clique no botão [CONSULTAR];
    4. Selecione as turmas que serão copiadas, clique em [COPIAR TURMAS SELECIONADAS] e clique em [Fechar]:

  1. Caso a turma esteja copiada ou criada no período de destino, o sistema indicará que a turma já existe no período de destino conforme a coluna “Existe no destino”:

Passos para copiar procedimentos de matrícula entre períodos:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Administrativo];
  2. Selecione o menu de [Configurações] no canto superior direito e em seguida, localize o menu [Novo ano letivo] e clique na opção [Procedimentos de matrícula];
  3. Para criar um novo procedimento de matrícula, localize e clique no botão [+ NOVO PROCEDIMENTO] ;
  4. O Activesoft habilitará a tela de novo procedimento de matrícula . Preencha as informações conforme instruções abaixo:
    1. No campo [Nome], insira a descrição para o novo procedimento de matrícula. Exemplo: Certidão de nascimento do aluno;
    2. No campo [Período], vincule o ano letivo em que as matrículas serão realizadas;
    3. No campo [Criar procedimento para a(s) série(s)], vincule a(s) série(s) que solicitam o documento como requisito durante a matrícula;
    4. No campo [Data limite de entrega], insira a data máxima que a escola estabelece para a entrega da cópia física do documento;
    5. O parâmetro [Procedimento obrigatório] torna o envio ou a entrega do documento físico como obrigatório a operação de matrícula, quer seja presencial ou online;
    6. O parâmetro [Permitir enviar no portal] torna o envio disponível durante a inscrição de matrícula para alunos novatos ou na renovação do vínculo para alunos veteranos;
    7. Na seção [Exibir no matrícula online], é possível liberar a listagem dos documentos solicitados para a série do aluno [Na ficha de inscrição de novatos], [Na reserva de matrícula online], ou em [Ambos];
  5. Após concluir o preenchimento de todas as informações, clique no botão [SALVAR] e em seguida, no botão [Fechar].

Passos para cadastrar procedimentos de matrícula:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Administrativo];
  2. Selecione o menu de [Configurações] no canto superior direito e em seguida, localize o menu [Novo ano letivo] e clique na opção [Procedimentos de matrícula];
  3. Para copiar um procedimento de matrícula, localize e clique no botão [OPERAÇÕES] > [Copiar procedimentos entre períodos];
  4. O Activesoft habilitará a tela de copiar procedimento de matrícula . Preencha as informações conforme instruções abaixo:
    1. No campo [Período], insira o ano letivo base para o sistema realizar a cópia para o período atual;
    2. No campo [Período de destino], insira o ano letivo que receberá os procedimentos de matrícula em lote;
    3. No campo [Curso], insira o(s) curso(s) que receberão a listagem dos procedimentos de matrícula copiados em lote, ou se preferir, mantenha a opção [Todos] selecionada e, em seguida, clique no botão [CONSULTAR];
    4. Caso o procedimento de matrícula já tenha sido copiado ou criado no período de destino, o sistema indicará que o documento já existe no período de destino conforme a coluna “Existe no destino”. Para os documentos que possuem data limite de entrega no período anterior, o sistema prorrogará o prazo, acrescentando 1 ano à data anterior.

Passos para promover os alunos entre séries:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Acadêmico];
  2. No menu lateral esquerdo selecione a opção [Controle acadêmico] e em seguida localize o menu [Promover alunos entre séries];
  3. O Activesoft habilitará a tela de Promover entre séries. A operação é realizada em duas etapas. Confira abaixo como realizar o procedimento no sistema:
    1. Etapa 1: Turmas de origem e destino
  • No campo [Período de origem], selecione o ano letivo base para o sistema considerar ao promover os alunos;
  • No campo [Curso], selecione o curso base para realizar a operação. Não é possível escolher vários ao mesmo tempo, apenas um por vez;
  • No campo [Série], selecione as séries que serão utilizadas no processamento, ou mantenha a opção [Todas] selecionada;
  • No campo [Turma], selecione as turmas que serão envolvidas na operação, ou mantenha a opção [Todas] selecionada;
  • No campo [Situação do aluno na turma de origem], selecione as situações em que o aluno pode estar vinculado à turma. Exemplo: Cursando;
  • Os campos [Alunos impedidos] e [Alunos não impedidos] são utilizados para incluir algum tipo de impedimento, previamente cadastrado no sistema, que não permita alunos ou responsáveis com pendências junto à escola serem promovidos para a série seguinte. É possível escolher entre a listagem, ou deixar a opção [Todas as opções] selecionada;
  • No campo [Período de destino], selecione o ano letivo que receberá os alunos com o pré-vínculo na respectiva turma e clique no botão [CONSULTAR];
  • Antes de seguir adiante, é possível promover os alunos entre séries, gerando o plano de pagamento. Lembre-se de atualizar os valores antes de realizar esse processamento. Ao final da operação, os títulos serão gerados automaticamente.
  • Clique no botão [ALTERAR PLANO DE PAGAMENTO EM LOTE] para escolher a opção de como o sistema deve se comportar durante o processamento. Selecione entre [Não gerar plano de pagamento] e [Agrupamento similar ao da turma de origem];
  • Após escolher a opção desejada, clique em [SALVAR].

 

  1. Etapa 2: Confirmação
  • Na 2ª e última etapa, o Activesoft retornará o resultado consolidado dos alunos que serão pré-matriculados na turma de destino com base na turma de origem;
  • Na tela Alunos que serão matriculados na turma de destino, é possível trocar o plano de pagamento apenas para um ou mais alunos na coluna plano de pagamento;
  • Clique no botão [Processar], o sistema habilita uma nova janela com o resumo do processamento da promoção dos alunos. Depois, clique no botão [Fechar].

Passos para atualizar o modelo de contrato:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Administrativo];
  2. Acesse o botão [Configurações] no canto superior direito;
  3. Acesse o menu [Contratos] > [Modelos de contratos];
  4. Clique no botão [+ ADICIONAR] e escolha a opção [Novo modelo de contrato];
  5. Preencha as informações obrigatórias marcadas com asterisco (*);
  6. Clique em [SALVAR].

 

Dados obrigatórios para o contrato:

  • Dados pessoais do aluno e do responsável financeiro: CPF, endereço completo, dados para contato, entre outros;
  • Dados da empresa da escola: CNPJ, razão social, endereço, entre outros;
  • Objeto e prazo do contrato;
  • Obrigações entre as partes, incluindo o cuidado com os dados cadastrais (Lei de Proteção dos Dados Cadastrais - LGPD);
  • Autorização para uso da imagem e da voz do aluno pela escola;
  • Condições de pagamento, valores das cobranças (anuidade, mensalidade e taxas), incluindo reajustes e a periodicidade. Se houver, a descrição do desconto também deve ser incluída;
  • Serviços contratados da turma, incluindo valores extras (material didático, provas, entre outros);
  • Assinatura do contratado, contratante e de testemunhas (facultativo);
  • Cláusulas de inadimplência e possível aplicação de multas em caso de rescisão contratual.

As informações acima fazem parte de um modelo de contrato sugerido, que a escola precisa adequar à realidade do negócio. Além disso, o modelo deve passar por validação jurídica (advogados) para verificar se as exigências contratuais estão conforme a lei vigente no país.

Passos para atualizar os valores dos planos de pagamento:

  1. No canto superior esquerdo, selecione o menu [Financeiro];
  2. Acesse o botão [Configurações] no canto superior direito;
  3. Acesse o menu [Contas a receber] > [Planos de pagamento];
  4. Preencha os filtros de [Período] e [Serviço] para facilitar sua busca;
  5. Clique em [CONSULTAR];
  6. Selecione o botão de [ações] e clique em [Editar plano];
  7. Utilize a opção [OPERAÇÕES EM LOTE] para alterações em todo o plano ou selecione o botão de [ações] na parcela para alterações individuais.

Prontinho! Agora que você já sabe como configurar a Matrícula Online, ficou muito mais prático para os responsáveis realizarem a matrícula de qualquer lugar e sem complicação. Continue explorando a nossa Central de Ajuda para aproveitar ainda mais as facilidades do Activesoft, e não se esqueça de avaliar este artigo aqui embaixo. Sua opinião é super importante para gente! 😊

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