Como realizar as matrículas no seu Activesoft?

Uma das operações mais importantes do sistema é a matrícula de alunos o verdadeiro coração da escola! No Activesoft, esse processo é simples, ágil e pensado para facilitar o dia a dia da gestão escolar e da equipe pedagógica.

Além da matrícula, sabemos que situações como transferência, trancamento ou cancelamento podem ocorrer por diversos motivos, como mudança de cidade ou questões financeiras. Pensando nisso, reunimos neste artigo o passo a passo completo para te ajudar a gerenciar todos os cenários relacionados à matrícula de forma prática e segura.

Nesse artigo, você aprenderá

1. Como matricular o aluno na turma? 
2. Como matricular o aluno em itinerário formativo?
3. Como cancelar a matrícula do aluno
4. Como excluir a matrícula em definitivo?

Como matricular o aluno na turma?

1. Escolha o menu [Acadêmico], vá até a seção [Alunos > Lista de Alunos];
2. Conclua o cadastro do aluno, clicando em [+NOVO ALUNO], conclua essa etapa seguindo o artigo Cadastrar novo aluno;
3. Na tela de detalhes do aluno, clique na aba [Turmas] e depois no botão [+ Nova matrícula];
4. Na tela [Nova matrícula], preencha os campos obrigatórios com:

• Período, curso, série, turma e situação na turma
• Data da matrícula conforme acordado com o responsável

5. Clique em [Próximo] para avançar;
6. Em [Diário de Classe], informe a data da primeira presença do aluno. Esse campo é obrigatório se a escola já tiver diários criados.
7. Clique em [Próximo];
8. Em [Procedimentos de matrícula], envie os documentos obrigatórios e defina a situação dos não obrigatórios (entregue, dispensado, aguardando);
9. Clique em [Próximo].
10. Em [Plano de pagamento]:

• Escolha o plano de pagamento referente à nova série;
• Defina responsável financeiro, grau de parentesco e, se houver, o responsável secundário.

11. Clique em [Próximo];
12. Em Descontos, clique em [+ Novo desconto] (caso o aluno tenha direito). Preencha os campos:

• Nome, data inicial/final, tipo (percentual ou valor), valor e observação (opcional)

13. Clique em [Salvar] e depois em [Próximo];
14. Em [Simulação de cobrança], revise os dados do plano. Se necessário, use o botão [Operações] para ajustar vencimento, forma de recebimento, aglutinação e descontos;
15. Clique em [Próximo];
16. Na [Confirmação], o sistema pode alertar sobre impedimentos acadêmicos ou financeiros.

• Se houver impedimentos: clique em [Autorizar] após validação com a direção.
• Se estiver tudo certo: clique em [Confirmar].

17. Selecione o contrato que será gerado para assinatura e clique em [Fechar]. 

⚠️Atenção! 

Se o aluno estiver sendo matriculado fora da progressão esperada (por exemplo, mudança de turma não correspondente), será necessário inserir justificativa e a senha de autorização.

Como matricular o aluno no itinerário formativo?

1. Localize o aluno usando o [acesso rápido];
2. Na aba [Turmas], clique em [+ Novo itinerário];
3. Marque as trilhas e turmas que o aluno cursará; 

  4. Clique em [Matricular] e depois em [Fechar].

Use [+ Nova matrícula] para cadastrar outro itinerário, se necessário.

 Como cancelar a matrícula do aluno na turma?

1. Localize o aluno e acesse a aba [Turmas];
2. Clique sobre a turma da qual será feita a inativação;

1. Na tela Dados do vínculo, clique em [Alterar situação do aluno na turma];
2. Escolha entre: Transferido, Cancelado ou Desistente;
3. Preencha os campos obrigatórios:

• Data da inativação, Motivo, Novo estabelecimento (opcional), e Comentários adicionais

4. Clique em [Confirmar];
5.  Se desejar, selecione os títulos a serem cancelados.
6.  Se houver frequência registrada após a data de inativação, o sistema exibirá um alerta. Clique em [Excluir] para limpar esses registros.

 Como excluir a matrícula do aluno em definitivo?

⚠️ Este procedimento deve ser utilizado apenas para casos de erro ou alunos de teste.

1. Localize o aluno via acesso rápido.
2. Cancele os títulos vinculados à matrícula. Você pode acompanhar os passos no artigo Cancelamento de Títulos.
3. Acesse a aba [Turmas] e clique na turma vinculada.
4. Em [Dados do vínculo], vá até [Operações da turma] > [Excluir matrícula].
5. Siga as etapas de verificação e clique em [Próximo].
6. Se houver pendências nos títulos, cancele-os antes de continuar. Siga esses passos: [ver títulos > cobranças > selecione os títulos em aberto > operações em lote > cancelar título > adicione o motivo > confirmar].
7. Após regularizar, clique em [Atualizar] e depois em [Concluir].

Prontinho! Agora você já sabe como realizar, ajustar ou cancelar uma matrícula dentro do seu sistema Activesoft tudo com segurança, clareza e autonomia.

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