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Preparando o seu sistema Activesoft para o EducaCENSO

Ive, bot da Active
Atualizado

O Censo Escolar é o principal instrumento de coleta de informações da educação básica e a mais importante pesquisa estatística educacional brasileira. A coleta de dados das escolas têm caráter declaratório e é dividida em duas etapas.

O Censo Escolar é regulamentado por instrumentos normativos, que instituem a obrigatoriedade, os prazos, os responsáveis e suas responsabilidades, bem como os procedimentos para realização de todo o processo de coleta de dados.

Site do INEP (EducaCENSO)

A primeira etapa consiste no preenchimento da Matrícula Inicial, quando ocorre a coleta de informações sobre os estabelecimentos de ensino, gestores, turmas, alunos e profissionais escolares em sala de aula. Normalmente entre o período de Maio a Agosto do ano corrente. Em 2025se dará nas seguintes datas:

  • Data inicial: 28/05/2025
  • Data final: 31/07/2025

A segunda etapa ocorre com o preenchimento de informações sobre a Situação do Aluno, e considera os dados sobre o movimento e rendimento escolar dos alunos, ao final do ano letivo. Normalmente entre o período de Fevereiro a Abril do ano seguinte. Contudo, esta etapa não possui integração com a Activesoft. Nas telas mostradas abaixo estão especificados os campo que deverão ser preenchidos. Atente-se ao conteúdo das imagens.

Parametrizações do SIGA

⚠️Atenção: Nas telas mostradas abaixo estão especificados os campo que deverão ser preenchidos. Atente-se ao conteúdo das imagens. 

A cada registro descrito abaixo, será informado dados de determinados setores/pessoas da escola. Para cada um deles existe um layout específico, com suas instruções. Na tela do processamento do SIGA os campos que serão necessários o preenchimento já estão descritos com as instruções tal qual no layout de exportação. Assim, não será necessário “estudar” o layout. Contudo, deixo abaixo o link do layout original, para qualquer incidente.

Layout de exportação para EducaCENSO 2025

Registro 00 - Identificação da escola

1. Garanta que os dados do cadastro de Unidade estão preenchidos.

  • Dados da Unidade
    • Nome 
    • Endereço completo 
  • Acadêmico 
    • Estabelecimento de ensino está com nome correto
    • Como também que este estabelecimento (Tab Acadêmico) esteja com o campo [Código INEP] preenchido

Confira os dados através do cadastro de unidades

  1. No canto superior esquerdo selecione [Administrativo]
  2. Clique em [Configurações, Gerais e Unidades]

Clique no ícone de lapís para realizar a edição das informações da unidade.

Por fim selecione o menu [Acadêmico]:

Confira os dados através do cadastro de estabelecimento de ensino, 

  1. No canto superior esquerdo selecione [Administrativo]
  2. Clique em [Configurações, Gerais e Estabelecimento de ensino]

  1. Selecione o cadastro, no botão [Ações] clique na opção [Editar]. Por fim, consulte o Código INEP.

2. Garanta que os dados no cadastro de Período está preenchido

Data inicial e Data final.

Confira os dados através do cadastro de estabelecimento de ensino,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Administrativo]
  2. Clique em [Configurações, Novo ano letivo e Lista de períodos]

  1. Selecione o cadastro do período, no botão [Ações] clique na opção [Editar]. Por fim, confirme a data inicial e final.

Ao tentar alterar a data inicial ou final poderá ser exibida uma mensagem de impedimento. Isso ocorre, pois existem alunos com data de ativação entre a que estava no Período e que está tentando alterar.

Sendo assim, acesse o caminho [Administrativo, Gestão de dados e clique em Consultas] e execute a consulta "EDUCACENSO - Relação de alunos por data de ativação na turma"

3. Garanta que os dados no cadastro de Parâmetros do Portal Web estão preenchidos.

E-mail da secretaria (por unidade)

Confira os dados através da tela de parâmetros,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Administrativo]
  2. Clique em [Configurações, Controle de acesso  e professores]

  1. Busque pele parâmetro E-MAIL PARA CONTATO COM A INSTITUIÇÃO e confirme o email da secretaria

 Registro 10 - Caracterização e infraestrutura da escola

 1. Não necessita de parametrização. 

Todos os dados serão coletados pela tela de processamento.

Exceto o Código da escola no INEP, mas que será o mesmo dos demais layouts.

Registro 20 - Turmas

1. Garanta que os dados dos cadastros de Turma estão preenchidos

Nome da Turma.

Turno.

Confira os dados através dos cadastros de turma,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Acadêmico]
  2. Clique em [Configurações,Turmas  e Lista de turmas]

  1. Selecione o cadastro da turma, no botão [Ações] clique na opção [Editar] ou [Visualizar]. 

 2. Garanta que os dados do cadastro de Série estão preenchidos.

Código da série (EducaCENSO)

Confira os dados através dos cadastros de série,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Administrativo]
  2. Clique em [Configurações, Novo ano letivo e Lista de séries]

  1. Selecione o cadastro da série, no botão [Ações] clique na opção [Editar].

Certifique-se que os campos [código da série] e [código da série (educacesnso)] possuem a mesma descrição no cadastro da série, pois isso impacta diretamente na identificação durante o processamento das indormações ao Censo. Não é recomendado usar a opção [outros] nesses campos em destaque na imagem abaixo. Exemplo: Ensino fundamental - 1° ano e Ensino Fundamental  de 9 anos - 1° ano.

 

série.jpg

⚠️Atenção: Para realizar a confirmação desse dado através da consulta acesse o caminho: [Administrativo, Gestão de dados e clique em Consultas] e execute a consulta "EDUCACENSO - Série sem CodigoEducaCENSO"

3. Garanta que os dados do cadastro de Disciplina estão preenchidos.

Código da disciplina (EducaCENSO)

  • Extremamente necessário, pois indicará quais vínculos de professores serão enviados.

Confira os dados através dos cadastros das disciplinas,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Acadêmico]
  2. Clique em [Configurações,Disciplinas]

  1. selecione o cadastro da disciplina e clique no ícone de lápis para realizar a edição da disciplina

⚠️Atenção: Para realizar a confirmação desse dado através da consulta acesse o caminho: [Administrativo, Gestão de dados e clique em Consultas] e execute a consulta "EDUCACENSO - TurmaDisciplinas sem CodigoDisciplina"

Registro 30 - Pessoas físicas

1. Gestores

  • Inserir no cadastro do colaborador os dados dos Gestores que serão enviados
    • Dados cadastrais (Dt Nascimento, CPF, Sexo, Cor/Raça, E-mail)
    • Endereço
    • Escolaridade (ter ao menos um registro)

⚠️Atenção: Para o “Código OCDE” confira a Tabela de Cursos de Formação Superior_2025, além disso, rode a consulta para verificar inconsistências quanto aos códigos já informados no SIGA. Acesse o caminho [Administrativo, Gestão de dados e clique em Consultas] e execute as seguintes consultas :

  • EDUCACENSO - Professores que estão vinculados na escolaridade com o Código OCDE em branco;
  • EDUCACENSO - Professores que estão vinculados na escolaridade com o Código OCDE descontinuado.

Confira os dados através dos cadastros de colaboradores,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Acadêmico]
  2. No painel inicial clique em [Professores e Lista de professores]

  1. Selecione o cadastro do colaborador e clique na aba [Escolaridade]
  2. Por fim, no botão de ações selecione a opção [Editar].

  • Dados censitários (Deficiência e Considerar como gestor escolar)
    • Será informado apenas os cadastros que tenham, na aba [Dados censitários], o campo [Considerar como gestor escolar] como SIM.
    • Será informado apenas quando SIM.
    • Ainda no [Cadastro do Colaborador], clique na aba [Cadastro] e selecione a seção [Dados censitários].

2. Professores

  • Garanta que os dados do cadastro de Professores estão preenchidos
    • Dados cadastrais (Dt Nascimento, CPF, Sexo, Cor/Raça)
    • Endereço
    • Escolaridade (ter ao menos um registro)

⚠️Atenção: Para o “Código OCDE” confira a Tabela de Cursos de Formação Superior_2023, além disso, rode a consulta para verificar inconsistências quanto aos códigos já informados no SIGA. Acesse o caminho [Administrativo, Gestão de dados e clique em Consultas] e execute as seguintes consultas :

  • EDUCACENSO - Professores que estão vinculados na escolaridade com o Código OCDE em branco;
  • EDUCACENSO - Professores que estão vinculados na escolaridade com o Código OCDE descontinuado.



Confira os dados através dos cadastros de colaboradores,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Acadêmico]
  2. No painel inicial clique em [Professores e Lista de professores]

  • Dados censitários (Deficiência e novo campo - Considerar como gestor = NÃO)
    • Na aba [Dados censitários], o campo [Considerar como gestor escolar] estará desmarcado.

  • Verifique as disciplinas vinculadas 
    • Serão informados apenas os vínculos que tenham disciplinas alocadas no período referência;
    • E as disciplinas que estejam com o código do EducaCENSO preenchido.

3. Alunos

  • Garanta que os dados do cadastro de Alunos estão preenchidos
    • Dados cadastrais (Dt Nascimento, CPF, Sexo, Cor/Raça)
    • Endereço
    • Dados complementares (Registro de nascimento, entre outros)
    • Dados censitários

Confira os dados através dos cadastros de alunos,

  1. No canto superior esquerdo selecione [Acadêmico]
  2. No painel inicial clique em [Alunos e Lista de alunos]

Na tela de [Alunos], selecione o cadastro do aluno e clique na seção [Dados censitários]. 

  • Verifique as turmas vinculadas
    • Será informado apenas os cadastros que tenham turmas vinculadas no período referência;
    • Será a data de referência (corte) dia 31/05/2025 (Alunos que foram matriculados e transferidos até essa data).

 Registro 40 - Gestores escolares

 1. Garanta que os dados do cadastro de Professores (Gestor) estão preenchidos

  •  Dados censitários
    • Será informado apenas os cadastros que tenham, na aba de [Dados censitários], o campo [Considerar como gestor escolar] como SIM.
    • Será informado apenas quando SIM

  No Cadastro do Colaborador, clique na aba [Cadastro] e selecione a seção [Dados censitários].

Registro 50 - Vínculo de profissionais escolares

1. Garanta que os vínculos de ProfessoresTurmasDisciplinas estão corretos

  • Verificar disciplinas vinculadas 
  • Será informado apenas os vínculos que tenham disciplinas alocadas no período referência. ⚠️Atenção: Para confirmar os dados, acesse o caminho [Administrativo, Gestão de dados e clique em Consultas] e execute a consulta "EDUCACENSO - TurmaDisciplinas sem professor alocado"


Registro 60 - Vínculos de alunos

1. Garanta que os vínculos de AlunoTurmas estão corretos

  • Verificar turmas vinculadas
    • Será informado apenas os cadastros que tenham turmas vinculadas no período referência
    • Será a data de referência (corte) dia 31/05/2025 (Alunos que foram matriculados e transferidos até essa data)

⚠️Atenção: O processamento do Censo Escolar (EducaCenso) está disponível apenas para instituições que utilizam a base comum, para clientes do ensino superior, essa funcionalidade não é compatível.

Prontinho ❤️! Agora você já sabe como garantir que todos os cadastros e parametrizações estejam corretos para o processamento do Censo Escolar (EducaCENSO) no Activesoft. Essa etapa é fundamental para o envio de dados confiáveis e completos à Receita Federal, contribuindo para a construção de políticas públicas na educação básica brasileira.
Lembre-se: seguir corretamente cada etapa evita inconsistências, retrabalho e atrasos na entrega das informações.
Se este artigo foi útil para você, não esqueça de avaliá-lo aqui embaixo! Sua opinião é super importante para continuarmos melhorando nossos conteúdos 😉.

 

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