Importação de documentos em disciplinas

O porta-arquivos é uma das ferramentas disponibilizadas no Activesoft para ajudar na gestão dos documentos (procedimentos de matrícula e material complementar para as aulas), a fim de garantir agilidade, redução de despesas e otimização da rotina da secretaria, coordenação e dos professores. 

Os arquivos ficam salvos dentro da plataforma (formato por arquivo máximo de 10MB), e permite acesso fácil para consultar, excluir ou fazer o download (baixar o arquivo). O acesso à funcionalidade é concedido pelo perfil de administrador do SIGA aos demais usuários.

Dessa forma, o SIGA disponibiliza 2 opções para incluir documentos no cadastro do aluno, responsável ou da turma, segue abaixo:

• Porta arquivos: É o canal direto para disponibilizar material extra para os alunos através do acesso do professor ou da secretaria/coordenação. Por exemplo, o professor vai disponibilizar o assunto de uma pesquisa ou atividade extra para incluir na avaliação do aluno;

Arquivos vinculados ao cadastro: Trata-se dos procedimentos de matrícula, os quais são entregues à escola durante a enturmação do aluno (matrícula ou renovação do vínculo). Por exemplo, o documento de identificação com foto e CPF do(s) aluno(s) e responsáveis, comprovante de residência, declaração de transferência. Nesse menu também são encontrados os documentos inseridos pela secretaria no porta arquivo do aluno, quando esses documentos estão marcados com a opção [Disponível no Portal Web].

Neste artigo, vamos falar sobre o processamento disponibilizado à secretaria e a coordenação para importar arquivos através do acesso pelo SIGA. Dessa forma, acesse a rota a seguir:

⚠️Atenção: O uso do processamento é indicado para a disponibilização dos documentos pela secretaria/coordenação, pois a Instituição pode não permitir que o professor faça o envio das atividades através do seu acesso diretamente.

1. Em [Acadêmico], através do menu [Controle Acadêmico], clique na opção [Importar documento em disciplinas]:

Ou digite no menu de pesquisa [Importar documento em disciplinas].

2. Na tela [Importar documento] em [disciplinas], clique no botão [Adicionar arquivo] para incluir o material na turma.

3. Na tela [Adicionar arquivo] preencha os campos abaixo conforme as orientações:

💡Dica: Os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório.

• Arquivo: Trata-se do arquivo (atividade, texto, simulado, teste) que será disponibilizado para a série, incluindo todas as turmas ou somente turma específica. O tamanho do arquivo deverá ser até 20MB.
• Período de disponibilidade entre: Trata-se do período em que o arquivo ficará disponível para os alunos e responsáveis, mas se a Instituição desejar, os campos atrelados ao período podem ficar em branco para não ter data limite para visualização.
• Definição de turmas e disciplina:
  • Período: É o ano letivo atual. Por exemplo, o período de 2023.
  • Curso: É necessário escolher pelo menos 1 curso para disponibilizar o arquivo, entretanto, não é possível selecionar todos os cursos de uma vez só (os assuntos podem ser diferentes). Por exemplo, o curso do Ensino Médio. 
  • Série: É necessário escolher pelo menos 1 série para disponibilizar o arquivo, entretanto, não é possível selecionar todas as séries de uma vez só (os assuntos podem ser diferentes). Por exemplo, a 2ª série do Ensino Médio.
  • Turma: A opção permite que todas as turmas sejam selecionadas de uma vez só ou selecionar uma turma por vez. 
  • Disciplina: O SIGA apenas permite a seleção de 1 disciplina por vez.
• Professor vinculado: É o professor vinculado à disciplina, e alocado na turma para lecionar.
• Comentários: Aqui a secretaria/coordenação vai indicar o objetivo da disponibilização do(s) arquivo(s). Por exemplo, a secretaria deixa escrito: “Por gentileza, ler o texto sobre características gerais e ciclo de reprodução dos vírus”.
  

4. Por fim, para realizar o procedimento clique no botão de [Confirmar] para salvar as informações, e assim, o arquivo ser disponibilizado. 

5. Após salvar o arquivo na turma, de volta a tela Importar documento em disciplinas permite a consulta de todos os documentos já disponibilizados, mas é necessário preencher os campos para a consulta antes de clicar no botão de [Consultar]. 

6. Além disso, também é possível ver os Detalhes do arquivo, Editar, Apagar ou Baixar arquivo.

Prontinho ❤️! Agora você já sabe como importar e gerenciar documentos diretamente nas disciplinas pelo SIGA, utilizando a funcionalidade de [Importar documento em disciplinas]. Essa ferramenta é ideal para garantir organização, praticidade e acesso rápido ao conteúdo pedagógico e documental da instituição, otimizando a rotina da secretaria, coordenação e professores.

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