Configurações do sistema Athenas

Este artigo descreve o que precisa ser feito diretamente no Athenas para que a integração funcione corretamente. Estas configurações são de responsabilidade do administrador do Athenas na instituição, e os códigos gerados aqui são os mesmos que serão inseridos no Activesoft durante a Etapa 5.

ℹ️  Dica: tenha o Athenas e o Activesoft abertos lado a lado durante a parametrização. Assim você pode copiar os códigos diretamente de um sistema para o outro sem precisar anotar manualmente.

1. CADASTRO DA INSTITUIÇÃO NO ATHENAS

O Athenas organiza as instituições em empresas e filiais. Para o Activesoft se comunicar corretamente, é necessário identificar (ou criar) o registro da sua instituição no Athenas e obter os códigos que serão usados no Activesoft.

1.1 Localizar o Código da Empresa e o Código da Filial

No painel administrativo do Athenas:

1. Acesse o menu de Cadastros > Empresas (ou equivalente na sua versão do Athenas).
2. Localize a empresa correspondente à instituição de ensino.
3. Anote o código da empresa (campo ID ou Código exibido na listagem).
4. Em seguida, acesse as filiais vinculadas a essa empresa.
5. Anote o código da filial correspondente à unidade que está sendo integrada.

⚠️  Cada unidade do Activesoft deve ter o código de filial correto. Uma filial errada pode fazer com que os lançamentos apareçam na unidade errada dentro do Athenas.

2. PLANO DE CONTAS NO ATHENAS

O plano de contas do Athenas organiza as receitas e despesas da instituição. Cada serviço do Activesoft precisa ser mapeado para uma conta do Athenas. Além disso, é necessário identificar as contas específicas para multa, juros e descontos concedidos.

2.1 Localizar os códigos de plano de contas

No painel do Athenas:

1. Acesse Configurações > Plano de Contas (ou Contabilidade > Plano de Contas).
2. Navegue pela estrutura de contas até encontrar as contas de receita correspondentes a cada serviço (ex: Mensalidade, Material Didático, Taxa de Matrícula).
3. Anote o código de cada conta — esse código será informado no cadastro do serviço no Activesoft (Etapa 2 deste guia).

2.2 Códigos específicos necessários para os Parâmetros Gerais

Além dos planos de contas por serviço, os seguintes códigos precisam ser identificados no plano de contas do Athenas para preenchimento nos Parâmetros Gerais da integração (Etapa 5):

• Conta de multa — conta contábil onde serão registradas as multas cobradas nos títulos em atraso.
• Conta de juros — conta contábil onde serão registrados os juros de mora.
• Conta de descontos concedidos — conta contábil para registro dos descontos aplicados nos títulos.

3. CENTRO DE CUSTOS NO ATHENAS

O centro de custos é utilizado para segmentar as receitas por área, curso ou departamento dentro do Athenas. Seu uso na integração é opcional, mas recomendado para instituições que fazem gestão por centro de custo.

3.1 Localizar os códigos de centro de custos

No painel do Athenas:

4. Acesse Configurações > Centros de Custos.
5. Localize o centro de custos correspondente a cada serviço do Activesoft.
6. Anote o código — ele será informado no campo Código do centro de custos no cadastro do serviço no Activesoft (Etapa 2).

4. SITUAÇÕES DE LANÇAMENTO NO ATHENAS

O Athenas trabalha com situações (status) para controlar o ciclo de vida de cada lançamento financeiro. Você precisa identificar ou criar as situações que serão usadas pela integração com o Activesoft, e informar os respectivos códigos nos Parâmetros Gerais (Etapa 5).

São necessários os códigos para as seguintes situações:

4.1 Situação de Inclusão (Registro em Aberto)

Situação usada quando o Activesoft envia um novo lançamento ao Athenas. Representa um título que foi criado e ainda não foi pago.

• Caminho no Athenas: Configurações > Situações de Lançamento (ou Títulos a Receber > Situações).
• Valor típico: código da situação 'Em aberto' ou 'A receber'.

4.2 Situação de Liquidação (Título Pago)

Situação aplicada quando o Activesoft sinaliza que um título foi pago/liquidado.

• Valor típico: código da situação 'Liquidado', 'Recebido' ou 'Pago'.

4.3 Situação de Cancelamento

Situação aplicada quando um título é cancelado no Activesoft.

• Valor típico: código da situação 'Cancelado' ou 'Inativo'.

4.4 Situação de Negociação

Situação aplicada quando um título passa por uma negociação (renegociação de dívida) no Activesoft.

• Valor típico: código da situação 'Negociado' ou 'Renegociado'.

⚠️  Os códigos de situação são sensíveis — um código errado pode fazer com que títulos apareçam com status incorreto no Athenas, causando inconsistências no relatório financeiro.

5. TIPO CONTÁBIL E TIPO DE DOCUMENTO FISCAL

Estes dois parâmetros definem como o Athenas classifica contábil e fiscalmente cada lançamento enviado pelo Activesoft.

5.1 Código do Tipo Contábil

Define a natureza contábil do lançamento no Athenas (ex: receita de serviços educacionais, receita de anuidade etc.).

1. Acesse Configurações > Tipos Contábeis no Athenas.
2. Localize o tipo correspondente às receitas de mensalidade/serviços da instituição.
3. Anote o código.

5.2 Código do Tipo de Documento Fiscal

Define o tipo de documento fiscal associado ao lançamento (ex: NFS-e, Recibo, Fatura etc.).

4. Acesse Configurações > Tipos de Documento Fiscal no Athenas.
5. Localize o tipo de documento correspondente à operação da instituição.
6. Anote o código.

6. ENDEREÇO DA API DO ATHENAS

O Activesoft precisa do endereço (URL base) da API do Athenas para enviar os dados. Esse endereço é fornecido pela equipe do Athenas no momento da implantação ou pode ser consultado nas configurações do sistema.

7. CONTA FINANCEIRA NO ATHENAS

Assim como no Activesoft, o Athenas possui contas financeiras (contas correntes, caixas etc.) para registro dos recebimentos. Cada conta do Activesoft deve ser mapeada para o código equivalente no Athenas.

Como localizar o código da conta

7. Acesse o módulo financeiro do Athenas > Contas (ou Configurações > Contas Financeiras).
8. Localize a conta correspondente à conta cadastrada no Activesoft.
9. Anote o código — ele será informado no campo Código da conta na integração financeira no cadastro da conta no Activesoft (Etapa 3).

CHECKLIST - ATHENAS

Use esta lista para garantir que todas as informações foram coletadas antes de iniciar a parametrização no Activesoft:

• [ ]  Código da Empresa no Athenas
• [ ]  Código da Filial no Athenas (uma por unidade)
• [ ]  Endereço da API do Athenas
• [ ]  Código de situação de Inclusão (em aberto)
• [ ]  Código de situação de Liquidação (pago)
• [ ]  Código de situação de Cancelamento
• [ ]  Código de situação de Negociação
• [ ]  Código do Tipo Contábil
• [ ]  Código do Tipo de Documento Fiscal
• [ ]  Código do Plano de Contas para cada serviço
• [ ]  Código do Plano de Contas de Multa
• [ ]  Código do Plano de Contas de Juros
• [ ]  Código do Plano de Contas de Descontos Concedidos
• [ ]  Código do Centro de Custos (por serviço, se aplicável)
• [ ]  Código da Conta Financeira (por conta, se aplicável)
• [ ]  Código do Desconto (por tipo de desconto, se aplicável)