1. INTRODUÇÃO


No dia a dia de trabalho da instituição pode ser preciso, por algum motivo, alterar a série ou a turma de um aluno. Vamos considerar alguns exemplos:

  • O aluno começou a assistir aulas no período da manhã (Turma A) e depois passou para a turma da tarde (Turma C). O que fazer? Alterar turma;

  • O aluno está pré-matriculado em uma turma no período seguinte (6º Ano), mas não foi aprovado, e deve ter sua enturmação alterada (para o 5º Ano). O que fazer? Alterar série;

  • A enturmação foi feita por engano pela Secretaria, e deve ser corrigida. O que fazer? Alterar turma ou série.


As alterações de turma ou série podem repercutir em outros módulos do sistema, por exemplo, em diários de classe, títulos de cobrança e descontos autorizados.

Este manual não pretende esgotar o assunto nem cobrir todos os casos possíveis, que são muitos. As instituições podem operar de maneiras diferentes em situações semelhantes, e por isso o objetivo do tutorial é: Explicar como alterar a turma ou série de um aluno e as suas principais repercussões no sistema. 


2. ROTINAS

2.1 ALTERAR TURMA DO ALUNO:

Consiste em enturmar o aluno em outra turma da mesma série;

Acesse a guia “Turmas” no cadastro do aluno, selecione a turma que será alterada e clique em “F4-Detalhamento”:



Será aberta uma janela contendo os dados específicos desta enturmação. Clique em “Operações > Alterar turma do aluno”:



Selecione a turma de destino no campo “Nova turma do aluno":


  • A digitação de um comentário referente à mudança é opcional. Quando preenchido, este conteúdo é exibido no campo “Comentário”, na tela de detalhamento do vínculo do aluno na turma; Depois clique em Confirmar.

  • Neste momento o sistema irá verificar se existe algum alerta ou impedimento relacionado a esta enturmação, como:

    • Responsável possuir título de cobrança em atraso;

    • Serviço de cobrança diferente entre turmas;

    • Aluno ou responsável vinculado a uma ocorrência que gera impedimento;

    • Turma de destino com restrição de idade ou sexo.

  • Se nenhum problema for encontrado durante a verificação, o aluno é vinculado à nova turma, e o processo é concluído com sucesso.

  • Se esta turma possuir diários de classe, será exibida uma etapa para confirmação da data inicial em que o aluno começou a assistir aulas na turma nova:

    • A partir desta data será exigida frequência do aluno na nova turma;

    • Até o dia anterior, a frequência deve ser informada na turma de origem;

    • A data final do aluno na turma de origem também será um dia anterior à data informada nesta etapa.

  • Clique em “F5-Confirmar” para incluir o aluno nos diários:


                                   



2.1.1 Repercussões da mudança de turma

  • Secretaria

    • As definições de “Procedimentos de matrícula” e “Dispensa em disciplinas” são trazidos da turma de origem para a nova turma.

  • Avaliação por metas

    • As “Metas do aluno na turma” que ele possuía vínculo na turma de origem também são movidas para a turma de destino:


                                    



  • Diário de classe

    • O sistema irá preencher a data final do aluno nos diários da turma de origem e a data inicial na nova turma:


                                   


  • Contas a receber

    • O serviço vinculado ao lançamento de cobrança nos títulos é atualizado:


                                   


  • Cobrança registrada

    • Como todas as mudanças em títulos de cobrança que já estão registrados, alterações posteriores também precisam ser atualizadas no registro do banco.


  • Filantropia

    • Se o aluno possuir desconto autorizado, o sistema atualiza a turma vinculada ao desconto:


                               



  • Leitora óptica

    • Quando o aluno está inscrito numa prova e muda de turma, sua turma vinculada à inscrição é modificada:


                           


2.2 ALTERAR TURMA DO ALUNO:


Não existe no sistema uma operação que muda diretamente e ao mesmo tempo a turma e a série aluno, então o que o usuário deve fazer é: 

  • Primeiro: Apagar ou inativar uma matrícula; 

  • Segundo: Enturmar o aluno em outra turma. 


Nos dois casos, antes de excluir o vínculo é necessário que sejam observados os títulos de cobrança relacionados àquela turma, que precisam ser cobrados, devolvidos ou cancelados.

  • Apagar matrícula

    • Consiste em excluir permanentemente o registro de uma enturmação; 

    • Ela deve ser utilizada, por exemplo, para remover do sistema uma enturmação realizada por engano;

    • Acesse a guia “Turmas” no cadastro do aluno, selecione a turma que será apagada e clique em “F4-Detalhamento”:


                           


    Na próxima tela clique no botão “F3-Apagar matrícula”:


                           


** Caso haja algum título de cobrança em aberto e vinculado a esta turma, o sistema irá emitir um alerta, e não será possível concluir a operação.

  • Inativar matrícula 

    • Nesta operação o sistema mantém o registro da situação da enturmação, por exemplo, quando o aluno foi transferido, é desistente ou não chegou a efetivar a matrícula; 

    • Geralmente as instituições mantém estes dados para consultas futuras, para gerar estatísticas ou manter relacionamento com os responsáveis;

    • Acesse a guia “Turmas” no cadastro do aluno, selecione a turma que será inativada e clique em “F4-Detalhamento”:


                           


    Na próxima tela clique em “Operações > Inativar matrícula”:



Será aberta uma janela contendo alguns campos obrigatórios e outros opcionais.

  • Obrigatórios: Situação de inativação do aluno; Data de inativação; Motivo de inativação do aluno;

  • Opcionais: Novo estabelecimento de ensino do aluno; Comentário.


    Se houver algum título de cobrança em aberto, o sistema irá exibir uma tela na qual o usuário pode cancelá-los. Caso opte por não cancelar, os títulos permanecerão em aberto, mesmo que o aluno não esteja mais ativo na turma:


                                   


Quando nenhum problema é encontrado durante a verificação do sistema, o vínculo do aluno é removido, e ele poderá ser matriculado na série correta. 



Assista ao vídeo





Introdução

Rotinas

Alterar turma do aluno

Repercussões da mudança de turma

Alterar série do aluno

Apagar matrícula

Inativar matrícula


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