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Introdução

Configurações iniciais

Coletores

Tipos de horário

Quadro de horários

Layout de importação de marcações

Rotinas

Visualizar marcações de entrada e saída

Importar marcações via TXT

Visualizar marcações de um aluno

Apurar frequência e visualizar apurações

Alterar frequência apurada

Emitir relatório de Apuração de frequência

Enviar mensagem de texto

Enviar frequência para a Planilha de notas

Preencher frequência no Diário de classe a partir das Marcações de entrada dos alunos

Importar frequência pelo SIGA

Importar frequência pelo Portal Web



  1. Introdução

O módulo Frequência atende a necessidade de Escolas que desejam integrar os registros de entrada e saída de alunos com os horários de aulas definidos, para que o SIGA faça a Apuração de alunos que tiveram presença, atraso ou falta naquelas disciplinas ou dias de aula, e a partir desta apuração realizar operações como emissão de relatórios, exportar dados para a Planilha de notas e Diário de classe e enviar mensagens para alunos e responsáveis.

Atenção: ele não deve ser usado como ponto eletrônico para professores e funcionários, pois ele não foi desenvolvido com este objetivo e não é homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

As principais vantagens da utilização do módulo são:


  • Substitui ou agiliza a chamada convencional feita pelo professor dentro da sala e aumenta o tempo disponível de aula para ministrar conteúdo, pois os professores já irão receber a chamada preenchida pelo sistema e irão somente validar aquelas informações;

  • Fornece rapidamente relatórios com dados de frequência, que podem ser visualizados com várias opções de agrupamento, como por aluno, turma, disciplina, data da aula e situação do aluno (presença, atraso ou falta);

  • Permite enviar mensagens para os responsáveis dos alunos, a partir das apurações de frequência realizadas.


Outra característica importante a ser explicada é a sua integração com outros módulos do sistema, que torna esta solução ainda mais robusta e completa. 

O SIGA pode receber os dados de entrada e saída dos alunos de diferentes fontes, como o software GPA (Gerenciador de Ponto de Acesso), desenvolvido pela Activesoft, ou outros meios, tais como arquivos de texto, reconhecimento facial, biometria digital, leitura de cartão de acesso, etc.

Uma vez recebidas essas informações de alunos e horários, o módulo Frequência fará o tratamento devido, associando as apurações de presença, atraso e falta. Elas podem ser modificadas pelo operador, se necessário, por exemplo: a Apuração determinou que o aluno faltou porque excedeu o limite de tolerância de atraso, mas a Escola abriu uma exceção e permitiu que o aluno assistisse aulas, e irá considerar a presença.







As outras integrações possíveis entre funcionalidades do SIGA são o envio da frequência apurada para o módulo Diário de Classe e do cálculo de aulas dadas e faltas por aluno para a Planilha de notas. Consulte o documento sobre as integrações de softwares de Controle de Acesso.



Para compreender o funcionamento do sistema e as operações que serão descritas neste documento é necessário que fiquem bem estabelecidos os seguintes conceitos: 

  • Marcação 

    • Registro de entrada e de saída.

    • Por exemplo, realizado pela digitação da matrícula dos alunos em um computador com o GPA na portaria.

    • Exemplos: Aluno Monteiro Lobato entrou pelo Portão 1 às 07h15 e saiu pelo Portão 2 às 12h20; Aluna Clarice Lispector entrou pelo Portão 1 às 07h29.

  • Apuração

    • É a interpretação da Marcação como Presença, Atraso ou Falta.

    • Exemplo: Supondo que na turma dos alunos Monteiro Lobato e Clarice Lispector a primeira aula começa às 07h20 e a tolerância para considerar atraso é de 10 minutos, temos que:

      • Monteiro Lobato chegou às 07h15, logo teve Presença.

      • Clarice Lispector chegou às 07h29, logo teve Atraso (pois está dentro da tolerância).





  • Resultados

    • De acordo com a Apuração, o sistema soma automaticamente Aulas dadas e Faltas dos alunos e envia estas informações para a Planilha de notas. Também envia os registros de frequência para o Diário de Classe.


Quando o cliente possui um sistema de marcação de frequência, ou seja, o módulo Controle de Acesso, ele poderá utilizar também os benefícios do módulo Frequência, sem custo adicional.

Após a leitura deste manual você irá conhecer as configurações necessárias no SIGA para que estes processos sejam executados, bem como suas rotinas de operação.




  1. Configurações iniciais

As etapas de configuração do módulo de Frequência que serão explicadas agora requerem outras configurações prévias dos módulos Secretaria e Avaliação por notas, como a existência de séries e turmas, enturmação de alunos, grade curricular, fases de nota (se a frequência for enviada para a Planilha de notas), e diários de classe, no caso do envio para os diários.



    1. Coletores

Coletores são os locais físicos que permitem a passagem de pessoas, onde serão registradas as entradas e saídas, ou seja, onde ficam as portarias, as catracas, os leitores biométricos, etc.

A imagem abaixo apresenta algumas possíveis organizações de coletores por nome:


Para configurar os coletores acesse “Frequência > Tabelas do módulo de frequência > Coletores”. Cada coletor deve ter um número exclusivo vinculado a ele, de modo que não é possível que dois coletores possuam o mesmo número nem que um coletor não tenha número. 






    1. Tipos de horário

Os tipos de horário serão associados às turmas para indicar os horários iniciais e finais de cada aula e o tempo máximo de tolerância. A configuração correta dos tipos de horário é essencial para o sistema identifique a situação dos alunos como Presença, Atraso ou Falta.

Para configurar os Tipos de horário acesse “Frequência > Tabelas do módulo de frequência > Tipos de horário”. Para criar um Tipo de horário clique em “F2-Inserir”, e para ver detalhes e editar um Tipo de horário já cadastrado clique em “F4-Detalhamento”.

A figura abaixo demonstra a o cadastro de Tipos de horário e as configurações de um deles, para esclarecer o exemplo que iremos explicar adiante:


Explicações sobre cada campo:

  • Tipo de horário

    • Nome do tipo de horário. Pode ser preenchido com a nomenclatura que melhor representa aquelas configurações. Alguns exemplos: Educação Infantil, Ensino Médio, Concluintes, Esporte/Tarde.

  • Tolerância em minutos para considerar atraso

É a quantidade de minutos que o sistema irá considerar para calcular se a Apuração de entrada será definida como Presença Atraso ou Falta. Exemplo: 7h20 é a hora inicial da aula e a tolerância é de 10 minutos. Apuração da 

    • marcação de entrada até 07h20 será Presença, entre 07h21 e 07h30 será Atraso e a partir de 07h31 será Falta;

    • Para efeito de Apuração e envio de frequência para o Diário de Classe e Planilha de Notas, Atraso é o mesmo que Presença, porém em relatórios e telas do sistema são discriminadas separadamente as entradas normais e em atraso.

  • Hora de início do turno

    • Sua função é determinar o início de um turno, para que marcações feitas antes deste horário não sejam considerados como entradas. Um exemplo prático de uso:

      • O aluno assiste aulas no turno da tarde, porém foi para a Escola de manhã e entrou às 09h00, mas a hora inicial do turno da tarde é às 12h00;

      • Ele não terá presença garantida nas aulas da tarde porque efetuou marcação de entrada antes do horário inicial;

      • Neste caso, ele deve efetuar uma nova marcação de entrada a partir das 12h00, que será a confirmação de entrada no horário da tarde.

  • Entrada e saída

    • Estes campos servem para que sejam configurados os horários que serão apurados, por exemplo, se serão seis aulas de manhã, podem ser informados os horários de entrada e saída de cada aula, considerando o intervalo, se houver.


Exemplo de Tipo de horário que apura seis aulas no turno da tarde:





No caso anterior, o Tipo de horário “Ensino Fundamental” tem 10 minutos de tolerância para considerar atraso e possui seis aulas configuradas no turno da tarde.

Perceba que entre a saída da T3 e a entrada da T4 existe uma diferença de 20 minutos, pois ela representa o horário de intervalo do turno da tarde. Com isto queremos explicar também que normalmente as Escolas terão mais de um Tipo de horário configurado, e que o SIGA permite associar as configurações de horários específicos de cada série ou turma.

Nada impede também que um mesmo tipo de horário possua aulas em diferentes turnos, por exemplo, começando de manhã das 07h00 às 12h10 e continuando de tarde das 13h00 às 13h50. A figura a seguir demonstra a configuração de um tipo de horário com esta característica:




Horário para apuração de frequência para o dia

Às vezes a escola não precisa apurar a frequência de cada aula (M1, M2, M3, ...), pois apenas quer saber se aluno teve presença/atraso/falta no dia. Isto é comum, por exemplo, quando o resultado esperado da apuração é o envio de mensagem para os responsáveis dos alunos que faltaram no dia, e não utilizará a integração com Diário de Classe ou Planilha de Notas.

Para utilizar assim, basta configurar o horário de entrada da primeira aula do turno.

A figura ao lado apresenta um exemplo de configuração de “Tipo de horário” que apura somente a frequência da manhã. Perceba que o “M1” representa o horário da primeira aula da manhã.



    1. Quadro de horários

O Quadro de horários é o local onde são registradas as disciplinas ministradas por turma, nos dias da semana. Esta tabela está diretamente relacionada com a do Tipo de horário selecionado para aquela turma.

Por exemplo, enquanto na configuração do Tipo de horário o operador informa que a primeira aula da manhã (M1) começa às 07h00 e termina às 07h45, no Quadro de horários ele indica que naquele dia da semana a M1 é uma aula de Matemática.

Para configurar o Quadro de horários acesse “Frequência > Tabelas do módulo de frequência > Quadros de horário”. 


É necessário informar o Tipo de horário de cada turma, ou seja, os horários de entrada e saída de cada aula, conforme explicado na seção anterior deste documento. Logo, é possível que em uma mesma série uma turma tenha aulas de manhã e outra turma tenha aulas de tarde, por exemplo.

Para definir o tipo de horário selecione a turma e clique em “F2-Definir tipo de horário da turma”. Marque o tipo de horário desejado e clique em “OK”.


Depois de associado o Tipo de horário da turma clique em “F4-Quadro de horários”, para que seja aberta uma nova janela onde serão exibidas as disciplinas daquela série, de acordo com a configuração da Grade Curricular e os horários definidos na tabela de Tipos de horários.



Para preencher o quadro selecione no lado esquerdo a disciplina e clique na tabela que contém os dias da semana, no seu respectivo local. Para remover uma disciplina gravada no quadro desta maneira clique com o botão direito do mouse sobre ela na tabela.

No exemplo abaixo, a disciplina de Geografia está selecionada, e se o operador clicar na aula M1 da segunda, como indicado na imagem, esta disciplina será vinculada ao quadro neste dia. 


Caso o usuário tente inserir uma disciplina em uma aula no quadro que já possui outra disciplina associada, o sistema irá solicitar a confirmação de que o operador deseja fazer a alteração.

A configuração dos Coletores, Tipos de horário e Quadros de horário conclui a parametrização necessária para utilização deste módulo, e a seguir serão explicadas as suas rotinas de uso.



    1. Layout de importação de marcações

Esta tabela deve ser configurada apenas se as marcações de entrada e saída forem obtidas através da importação no SIGA de um arquivo emitido por outro software. Você precisará conhecer algumas características do arquivo, como as codificações que identificam entrada e saída de alunos e a posição dos dados nas colunas. 

Embora possa parecer complexo à primeira vista, é uma parametrização simples, como você verá a seguir.



Acesse “Frequência > Tabelas do módulo de frequência > Layout de importação de marcações”:


O cenário mais comum é que a Escola possua apenas um serviço de coleta de marcações, ou seja, uma marca de equipamento coletor. Caso tenha mais de um, por exemplo, catracas de fornecedores diferentes, os layouts dos arquivos de cada uma podem ser configurados individualmente. 

Para configurar o layout de importação clique em “F2-Inserir” e preencha os campos conforme as explicações a seguir:



  • Descrição

    • Nome que identifica o layout no sistema.

  • Tipo de layout

    • Se o tipo de arquivo for TXT selecione a opção “Arquivo TXT personalizado”;

    • Se o fornecedor do arquivo for a empresa Suricato selecione “Arquivo XML (Suricato)”.

  • Ativo

    • Indica se este é um layout ativo ou inativo no sistema.

  • Caminho\Arquivo

    • Clique no ícone da pasta para que seja aberta outra tela. Nela você deve selecionar o diretório (caminho) do arquivo que será importado:


Parâmetros do arquivo TXT personalizado

Estes campos devem ser preenchidos com as posições das colunas no arquivo .txt que representam os respectivos valores. Essas informações são determinadas pelo arquivo, e o sistema é configurado de acordo com este layout. 

Observe no exemplo a seguir a posição dos campos no arquivo indicado pelas letras:




Detalhando este exemplo, temos: 

  • Um registro de entrada (010) e um de saída (011), letra C;

  • Ambas as marcações foram no dia 12 (D);

  • Mês 05 (E);

  • Ano de 2017 (F);

  • A entrada foi às 07h20m20s (G, H, I);

  • A saída foi às 11h50m30s (G, H, I);

  • A matrícula do aluno que entrou é 12345 (B);

  • A matrícula do aluno que saiu é 56785 (B);

  • O coletor foi o mesmo para as duas marcações (A).