1. Introdução
Um dos grandes desafios gerenciais das escolas é a administração da inadimplência, que é uma tarefa delicada e que tende a ser imprevisível e potencialmente causadora de muitos problemas financeiros para a instituição. E o pior, a inadimplência nunca esteve tão alta quanto atualmente. Ela passou de 8% em 2014 para 19% em 2015 (Fonte: SPC Brasil – Serviço de Proteção ao Crédito).
Pesquisando na Internet sobre o problema da inadimplência escolar, descobrimos que, de modo geral, as principais dicas para as escolas são:
A inadimplência deve ser controlada de perto pelos responsáveis pela área financeira da escola;
Existem basicamente dois tipos de inadimplentes: o tradicional e o ocasional;
Não basta a escola apenas reaver o pagamento da dívida. É preciso manter o cliente. Assim, é preciso conhecer quem é aquele cliente. Saber de seu histórico junto à escola, para saber como negociar a inadimplência;
Se a escola não souber negociar com um cliente inadimplente ocasional, por exemplo, ela pode vir a ter o descrédito ou mesmo perder aquele cliente.
Da mesma forma, os responsáveis também estão mais preparados e mais informados na hora de negociar com a escola. Por exemplo, na mesma pesquisa encontramos também dicas para os responsáveis negociarem melhor, como:
Analise seu orçamento;
Não deixe a dívida acumular;
Negocie pessoalmente;
Exponha suas dificuldades;
Evidencie seu bom histórico de pagamento;
Peça desconto na mensalidade;
Negocie condições de pagamento.
O objetivo deste manual é explicar como o SIGA pode ajudar a sua escola a controlar a negociação de títulos de cobrança, melhorar seu relacionamento com os pais e obter resultados financeiros.
Você vai ver neste artigo:
Como configurar o sistema para tratar as negociações;
A rotina de negociação de títulos;
Relatórios sobre as negociações realizada;
Configurações iniciais:
Para que o sistema trate as negociação conforme as especificações da escola, as seguintes configurações devem ser observadas:
Em “Utilitários > Parâmetros > Parâmetros globais > Financeiro”:
Título de cobrança pode ser negociado estando em um lote de cobrança registrada?
“Sim” para permitir negociar títulos vinculados à Cobrança registrada;
“Não” para que o sistema não permita.
Configure quem pode realizar e desfazer negociações em “Utilitários > Controle de acesso > Grupos de usuários > F8-Funcionalidades”:
Módulo financeiro > Tela de negociação > Permite efetuar nova negociação
Módulo financeiro > Tela de negociação > Permite eliminar negociação
Apenas se o módulo Contas a pagar for utilizado:
Confira também “Utilitários > Parâmetros > Parâmetros do núcleo financeiro”;
Determine as contas associadas aos campos abaixo, pois a negociação pode envolver estes eventos.:
Multa recebida;
Juros recebido;
Desconto concedido.
ROTINA
Negociar títulos de cobrança:
O processo de negociação no SIGA será explicado contando a história de José. Nela vamos contextualizar o uso de diferentes alternativas e possibilidades de negociação, para mostrar quando e como utilizar os recursos do sistema.
José é o responsável financeiro do aluno Vinícius, mas desde o início do ano ele passa por dificuldades financeiras, e por causa disto atrasou cinco parcelas da mensalidade;
O responsável procurou a escola para negociar a dívida, agora que terá condições de efetuar os pagamentos, mas precisa de condições diferenciadas para liquidar este débito.
Na escola, as operações que a Tesoureira Marta irá realizar no SIGA são as seguintes:
Acessar a guia Cobrança no cadastro do aluno;
Clicar em Operações com o título > Efetuar nova negociação;
Será aberto o assistente de negociação. A operação é dividida em quatro etapas/telas:
Títulos de origem;
Características da negociação;
Preparação;
Títulos de destino.
Etapa 1 de 4: Títulos de origem
Selecionar os títulos de cobrança que serão negociados, marcando os quadros ao lado do número dos títulos
O filtro por Competência foi aplicado para retornar apenas 2016;
A Tesouraria conferiu as características dos títulos de origem, verificando os Lançamentos e Descontos;
Neste exemplo, apenas as parcelas em atraso serão negociadas;
Quando os títulos de origem da negociação estavam conferidos e selecionados, Marta clicou em
"Próximo"
Etapa 2 de 4: Características da negociação
As definições desta tela são muito importantes para a negociação, e por isto Marta selecionou com bastante atenção o tipo de Cálculo de multa e juros/desconto e as Características da negociação:
Explicando o exemplo acima:O sistema informou a quantidade e o valor principal total dos títulos de origem a partir das informações da etapa anterior do processo (1 de 4);
Na configuração de Cálculo de multa e juros / desconto, foi selecionada a opção de desconto em percentual e o valor informado foi 30 (30%).
As outras opções deste campo são:
Calcular multa e juros considerando a data: Informe a data de referência para cálculo de multa e juros;
Não cobrar multa e juros: Não haverá cálculo para geração de multa e juros;
Conceder desconto em: Selecione Valor ou Percentual e informe o valor atribuído em reais (R$) ou percentual (%);
Definir valor total de destino da negociação: Para ignorar cálculo automático de valores e considerar como o total da negociação o valor definido neste campo.
Nas Características da negociação, foi definido que:
Os 5 títulos de origem serão negociados e convertidos em 10 novos títulos;
O Vencimento do primeiro título será 31/05/2016;
A Validade dos títulos não foi especificada (zero);
Os descontos condicionados dos títulos de origem serão preservados e rateados entre os títulos de destino. A outra opção seria não considerar os descontos originais;
O Responsável e a Forma de recebimento dos novos títulos não serão alterados, mas esta era uma possibilidade;
O Comentário associado à negociação foi alterado pelo operador.
Após definir todas essas características a operadora clicou em Próximo, para avançar para a próxima etapa.
Etapa 3 de 4: Preparação
De acordo com as definições da etapa anterior, o sistema montou uma tabela que distribuiu igualmente entre os títulos que serão gerados os valores principais, de juros e descontos. Repare como os totais estão “batendo” com os da etapa 2:
Mas o acordo com a escola foi diferente, e as condições de pagamento incluem valores menores nas primeiras parcelas e maiores nas subsequentes;
Para resolver isto, a operadora Marta alterou manualmente os dados da coluna Total do título, informando os valores corretos para cada parcela;
Como o opção Alterar parcelas respeitando o valor total está marcada, o sistema se encarregou de adequar automaticamente os valores da coluna Desconto da negociação, para manter o cálculo de totais correto;
Ou seja, ao diminuir o valor de uma parcela, o sistema considerou que o desconto nela foi maior (parcela 1), e ao aumentar o valor de uma parcela o sistema diminuiu o desconto (parcela 10).
A Tesouraria optou por alterar o vencimento apenas da primeira parcela.
Veja como ficaram as características da negociação após os ajustes realizados na etapa de Preparação:
Após definir esses valores Marta clicou em Próximo;
Como a negociação envolve desconto, ela precisa selecionar um tipo de desconto condicionado entre as opções que o sistema oferece. São exibidos somente os descontos condicionados cujo percentual definido em seu cadastro esteja de acordo com o percentual definido na negociação.
Etapa 4 de 4: Títulos de destino
Esta é uma etapa apenas para conferência, onde nenhuma configuração pode ser alterada. Marta verificou os dados dos títulos de destino, lançamentos e descontos, confirmou que estão corretos e clicou em Concluir para finalizar a operação:
Após gravar a negociação, os novos títulos de cobrança já terão sido criados, e o sistema oferece três alternativas:
Imprimir os títulos: Exibe uma tela para impressão de boletos e carnês;
Imprimir comprovante: Emite o relatório Comprovante de negociação;
Sair: Retorna para a guia Cobrança no cadastro do aluno.
Marta entregou os boletos ao responsável, imprimiu e arquivou na Tesouraria o Comprovante de negociação;
José deixou a escola satisfeito por ter começado a regularizar sua pendência financeira, e assim encerramos a história que contamos para apresentar as rotinas de negociação no SIGA.
Dica: Após uma negociação pode ser interessante lançar uma observação financeira no cadastro do responsável, para que fique salvo o histórico de relacionamento do pai com a escola. Mais informações sobre o cadastro de observações podem ser vistas no manual do módulo Coordenação.
Veja como ficam registrados no sistema os títulos de cobrança negociados, e como informações sobre negociação são exibidas nos títulos de origem e de destino de negociação, respectivamente:
Atenção: Quando um título de cobrança que teve origem em uma negociação é cancelado, os títulos que deram origem a ele permanecem na situação negociado. Eles não voltam a ficar em aberto, ou seja, o sistema não reverte os efeitos da negociação. Se sua intenção é estornar a negociação, consulte a seção 3.3. Apagar negociação deste manual.