1. Introdução 

Um dos grandes desafios gerenciais das escolas é a administração da inadimplência, que é uma tarefa delicada e que tende a ser imprevisível e potencialmente causadora de muitos problemas financeiros para a instituição. E o pior, a inadimplência nunca esteve tão alta quanto atualmente. Ela passou de 8% em 2014 para 19% em 2015 (Fonte: SPC Brasil – Serviço de Proteção ao Crédito).

Pesquisando na Internet sobre o problema da inadimplência escolar, descobrimos que, de modo geral, as principais dicas para as escolas são:

  • A inadimplência deve ser controlada de perto pelos responsáveis pela área financeira da escola;

  • Existem basicamente dois tipos de inadimplentes: o tradicional e o ocasional;

  • Não basta a escola apenas reaver o pagamento da dívida. É preciso manter o cliente. Assim, é preciso conhecer quem é aquele cliente. Saber de seu histórico junto à escola, para saber como negociar a inadimplência;

  • Se a escola não souber negociar com um cliente inadimplente ocasional, por exemplo, ela pode vir a ter o descrédito ou mesmo perder aquele cliente.

Da mesma forma, os responsáveis também estão mais preparados e mais informados na hora de negociar com a escola. Por exemplo, na mesma pesquisa encontramos também dicas para os responsáveis negociarem melhor, como:

  • Analise seu orçamento;

  • Não deixe a dívida acumular;

  • Negocie pessoalmente;

  • Exponha suas dificuldades;

  • Evidencie seu bom histórico de pagamento;

  • Peça desconto na mensalidade;

  • Negocie condições de pagamento.

                                         

    objetivo deste manual é explicar como o SIGA pode ajudar a sua escola a controlar a negociação de títulos de cobrança, melhorar seu relacionamento com os pais e obter resultados financeiros. 

Você vai ver neste artigo: 

  • Como configurar o sistema para tratar as negociações;

  • rotina de negociação de títulos;

  • Relatórios sobre as negociações realizada;



Configurações iniciais:


1 - Primeiramente, acesse Utilitários > Parâmetros > Parâmetros Globais e acesse a guia "Financeiro";



2 - Procure  o parâmetro abaixo "Título de cobrança pode ser negociado, estando em um lote de cobrança registrada?" e clique em F4-Alterar e altere a condição de Sim para Não;



3 - Clique e, F5-Gravar ao final;



OBS: Este procedimento impede que nos títulos que já possuírem agente de cobrança vinculado e confirmado não seja possível criar uma negociação, para atualizar as informações do boleto junto ao Banco. Sugestão: altere os dados pelo gerenciador financeiro do banco (internet banking).


Para que o sistema trate as negociação conforme as especificações da escola, as seguintes configurações devem ser observadas:

  • Em “Utilitários > Parâmetros > Parâmetros globais > Financeiro”:

    • Título de cobrança pode ser negociado estando em um lote de cobrança registrada?

      • “Sim” para permitir negociar títulos vinculados à Cobrança registrada;

      • “Não” para que o sistema não permita.

  • Configure quem pode realizar e desfazer negociações em “Utilitários > Controle de acesso > Grupos de usuários > F8-Funcionalidades”:

    • Módulo financeiro > Tela de negociação > Permite efetuar nova negociação

    • Módulo financeiro > Tela de negociação > Permite eliminar negociação

  • Apenas se o módulo Contas a pagar for utilizado: 

    • Confira também “Utilitários > Parâmetros > Parâmetros do núcleo financeiro”;

    • Determine as contas associadas aos campos abaixo, pois a negociação pode envolver estes eventos.:

      • Multa recebida;

      • Juros recebido;

      • Desconto concedido.



ROTINA

Negociar títulos de cobrança:


O processo de negociação no SIGA será explicado contando a história de José. Nela vamos contextualizar o uso de diferentes alternativas e possibilidades de negociação, para mostrar quando e como utilizar os recursos do sistema.


                                               

  • José é o responsável financeiro do aluno Vinícius, mas desde o início do ano ele passa por dificuldades financeiras, e por causa disto atrasou cinco parcelas da mensalidade;

  • O responsável procurou a escola para negociar a dívida, agora que terá condições de efetuar os pagamentos, mas precisa de condições diferenciadas para liquidar este débito.

    • Na escola, as operações que a Tesoureira Marta irá realizar no SIGA são as seguintes:

      • Acessar a guia Cobrança no cadastro do aluno;

      • Clicar em Operações com o título > Efetuar nova negociação;

      • Será aberto o assistente de negociação. A operação é dividida em quatro etapas/telas: 

        • Títulos de origem;

        • Características da negociação;

        • Preparação;

        • Títulos de destino.


          Etapa 1 de 4: Títulos de origem

          • Selecionar os títulos de cobrança que serão negociados, marcando os quadros ao lado do número dos títulos

          • O filtro por Competência foi aplicado para retornar apenas 2016;

          • A Tesouraria conferiu as características dos títulos de origem, verificando os Lançamentos e Descontos;

          • Neste exemplo, apenas as parcelas em atraso serão negociadas;

          • Quando os títulos de origem da negociação estavam conferidos e selecionados, Marta clicou em 

          "Próximo"







Etapa 2 de 4: Características da negociação

  • As definições desta tela são muito importantes para a negociação, e por isto Marta selecionou com bastante atenção o tipo de Cálculo de multa e juros/desconto e as Características da negociação

                                                   

    Explicando o exemplo acima:

    • O sistema informou a quantidade e o valor principal total dos títulos de origem a partir das informações da etapa anterior do processo (1 de 4);

    • Na configuração de Cálculo de multa e juros / desconto, foi selecionada a opção de desconto em percentual e o valor informado foi 30 (30%). 

      • As outras opções deste campo são:

        • Calcular multa e juros considerando a data: Informe a data de referência para cálculo de multa e juros;

        • Não cobrar multa e juros: Não haverá cálculo para geração de multa e juros;

        • Conceder desconto em: Selecione Valor ou Percentual e informe o valor atribuído em reais (R$) ou percentual (%);

        • Definir valor total de destino da negociação: Para ignorar cálculo automático de valores e considerar como o total da negociação o valor definido neste campo.



Nas Características da negociação, foi definido que:

  • Os 5 títulos de origem serão negociados e convertidos em 10 novos títulos;

  • Vencimento do primeiro título será 31/05/2016;

  • Validade dos títulos não foi especificada (zero);

  • Os descontos condicionados dos títulos de origem serão preservados e rateados entre os títulos de destino. A outra opção seria não considerar os descontos originais;

  • Responsável e a Forma de recebimento dos novos títulos não serão alterados, mas esta era uma possibilidade;

  • Comentário associado à negociação foi alterado pelo operador.

  • Após definir todas essas características a operadora clicou em Próximo, para avançar para a próxima etapa.


Etapa 3 de 4: Preparação

  • De acordo com as definições da etapa anterior, o sistema montou uma tabela que distribuiu igualmente entre os títulos que serão gerados os valores principais, de juros e descontos. Repare como os totais estão “batendo” com os da etapa 2:

                                       



  • Mas o acordo com a escola foi diferente, e as condições de pagamento incluem valores menores nas primeiras parcelas e maiores nas subsequentes

  • Para resolver isto, a operadora Marta alterou manualmente os dados da coluna Total do título, informando os valores corretos para cada parcela;

  • Como o opção Alterar parcelas respeitando o valor total está marcada, o sistema se encarregou de adequar automaticamente os valores da coluna Desconto da negociação, para manter o cálculo de totais correto; 

  • Ou seja, ao diminuir o valor de uma parcela, o sistema considerou que o desconto nela foi maior (parcela 1), e ao aumentar o valor de uma parcela o sistema diminuiu o desconto (parcela 10). 

  • A Tesouraria optou por alterar o vencimento apenas da primeira parcela.

  • Veja como ficaram as características da negociação após os ajustes realizados na etapa de Preparação:


                           


  • Após definir esses valores Marta clicou em Próximo

  • Como a negociação envolve desconto, ela precisa selecionar um tipo de desconto condicionado entre as opções que o sistema oferece. São exibidos somente os descontos condicionados cujo percentual definido em seu cadastro esteja de acordo com o percentual definido na negociação.


                                                               


  • Etapa 4 de 4: Títulos de destino

    • Esta é uma etapa apenas para conferência, onde nenhuma configuração pode ser alterada. Marta verificou os dados dos títulos de destino, lançamentos e descontos, confirmou que estão corretos e clicou em Concluir para finalizar a operação:


      • Após gravar a negociação, os novos títulos de cobrança já terão sido criados, e o sistema oferece três alternativas:

        • Imprimir os títulos: Exibe uma tela para impressão de boletos e carnês;

        • Imprimir comprovante: Emite o relatório Comprovante de negociação;

        • Sair: Retorna para a guia Cobrança no cadastro do aluno.



  • Marta entregou os boletos ao responsável, imprimiu e arquivou na Tesouraria o Comprovante de negociação;

  • José deixou a escola satisfeito por ter começado a regularizar sua pendência financeira, e assim encerramos a história que contamos para apresentar as rotinas de negociação no SIGA.


Dica: Após uma negociação pode ser interessante lançar uma observação financeira no cadastro do responsável, para que fique salvo o histórico de relacionamento do pai com a escola. Mais informações sobre o cadastro de observações podem ser vistas no manual do módulo Coordenação.

Veja como ficam registrados no sistema os títulos de cobrança negociados, e como informações sobre negociação são exibidas nos títulos de origem e de destino de negociação, respectivamente:


                                   


                                   



Atenção: Quando um título de cobrança que teve origem em uma negociação é cancelado, os títulos que deram origem a ele permanecem na situação negociado. Eles não voltam a ficar em aberto, ou seja, o sistema não reverte os efeitos da negociação. Se sua intenção é estornar a negociação, consulte a seção 3.3. Apagar negociação deste manual.


Acesse aqui os próximos passos.