Introdução  

“Cobrança ativa” é um conjunto de ferramentas do sistema que auxilia a instituição a controlar as cobranças que precisa realizar. Através dela é possível centralizar em um só local informações e operações envolvendo observações financeiras, títulos de cobrança, negociações e cheques recebidos, além de possuir um cadastro de agendamento de datas para contato com os responsáveis.

O exemplo a seguir vai explicar melhor o conceito acima e mostrar algumas formas de usar a Cobrança ativa:

Etapa 1/4 - Listar responsáveis que a instituição irá entrar em contato

1. A instituição precisa identificar quais são os responsáveis que precisam ser contactados, por possuírem alguma irregularidade no financeiro. Como fará isto?

   1. Consultando títulos de cobrança em atraso;

   2. Verificando no cadastro de cheques recebidos quais estão com algum impedimento;

   3. Pesquisando por responsáveis com ocorrências financeiras.

Etapa 2/4  - Plano de ação

• Conforme os responsáveis com pendências financeiras são identificados, a instituição pode:

  • Definir datas para contato: Quando a instituição quiser organizar a lista de responsáveis que serão contactados, para planejar melhor as ações de cobrança;

  • Entrar em contato imediatamente: Geralmente esta interação vai resultar em uma nova data para contato, por dois motivos principais: 1. O responsável se comprometeu a realizar o pagamento outro dia, e a instituição vai procurá-lo novamente; 2. Quando não foi possível falar com o responsável naquele momento.

Etapa 3/4  - Realizar os contatos previstos

• De acordo com as datas definidas na etapa anterior, a instituição irá entrar em contato com os responsáveis;

• A Cobrança ativa permite identificar facilmente os responsáveis que precisam ser contactados, e também fornece meios para realizar a comunicação, como envio de mensagens para o Aplicativo Agenda Activesoft, e-mail e SMS.

Etapa 4/4  - Atualizar dados na Cobrança ativa

• Conforme o resultado do contato com o responsável, a instituição poderá atualizar os dados na Cobrança ativa. Exemplos de atualizações:

  • Definir uma nova data para próximo contato;

  • Realizar uma negociação;

  • Alterar dados do título de cobrança, como vencimento e desconto;

  • Enviar boletos por e-mail;

  • Incluir uma ocorrência financeira ou remover algum impedimento;

  • Vincular título ao Cadastro de inadimplentes.

 O objetivo deste manual é explicar como utilizar o sistema para operacionalizar rotinas como esta que apresentamos, para que a instituição aumente a eficiência de suas ações de cobrança e possa gerar resultados financeiros positivos, através da melhoria de processos.

Rotinas:

1. Pesquisar responsáveis para contato

No controle de acesso, a funcionalidade que controla a permissão do usuário à Cobrança ativa é “Módulo financeiro > Cobrança ativa”.

A Cobrança ativa pode ser acessada pelo menu “Financeiro > Cobrança ativa” ou através do botão “Cobrança ativa” do menu principal:     

Para utilizar as funcionalidades da Cobrança ativa é necessário selecionar um responsável. Os responsáveis para consulta, cobrança ou atualização de dados podem ser localizados através de diferentes tipos de pesquisa, dependendo da intenção de uso da instituição:

Os tipos de pesquisa e seus respectivos filtros para consulta são:

Nome do responsável ou aluno

Data para próximo contato

Títulos em atraso

Cheques com impedimento

Mais opções de filtros de pesquisa são exibidas clicando no botão “Refinar filtro”:

   

2. Consultar e atualizar dados de Cobrança ativa
    

Após efetuar a pesquisa, selecione um responsável na tabela e acesse a guia “Cobrança ativa” ou dê duplo clique sobre a linha com seu nome. O campo “Pendente?” indica “Sim” quando o responsável possui uma data para próximo anterior a hoje.

Esta tela fornece várias informações sobre o responsável, e também permite que algumas operações sejam feitas, de acordo com a guia selecionada, como mostraremos nos capítulos a seguir:

O contato (ou tentativa de contato) com o responsável pode resultar em uma nova data para próximo contato. Para utilizar melhor as funcionalidades da Cobrança ativa, o ideal é que esta data seja preenchida e atualizada sempre que necessário.

Para informar uma Data para próximo contato clique no botão da lupa, e para excluir a data clique no ícone (-):

A Data para próximo contato inserida precisa ser igual ou posterior ao dia de hoje. Quando este campo está preenchido o responsável pode ser localizado através do Tipo de pesquisa Data para próximo contato, na Cobrança ativa.

Na entrada do sistema, se o usuário tiver permissão à funcionalidade de Cobrança ativa, o programa irá avisar quando houver responsáveis cuja data para próximo contato seja igual ou anterior a hoje.Este alerta serve para lembrá-lo que hoje é o dia definido para que o contato seja feito, ou então que há contatos que deveriam ter sido realizados, mas ainda não foram. Dê duplo clique sobre o alerta ou selecione ele e clique em “Verificar” para ser direcionado para a tela que irá exibir quais são os responsáveis e seus respectivos dados: