Introdução
“Cobrança ativa” é um conjunto de ferramentas do sistema que auxilia a instituição a controlar as cobranças que precisa realizar. Através dela é possível centralizar em um só local informações e operações envolvendo observações financeiras, títulos de cobrança, negociações e cheques recebidos, além de possuir um cadastro de agendamento de datas para contato com os responsáveis.
O exemplo a seguir vai explicar melhor o conceito acima e mostrar algumas formas de usar a Cobrança ativa:
Etapa 1/4 - Listar responsáveis que a instituição irá entrar em contato
A instituição precisa identificar quais são os responsáveis que precisam ser contactados, por possuírem alguma irregularidade no financeiro. Como fará isto?
Consultando títulos de cobrança em atraso;
Verificando no cadastro de cheques recebidos quais estão com algum impedimento;
Pesquisando por responsáveis com ocorrências financeiras.
Etapa 2/4 - Plano de ação
Conforme os responsáveis com pendências financeiras são identificados, a instituição pode:
Definir datas para contato: Quando a instituição quiser organizar a lista de responsáveis que serão contactados, para planejar melhor as ações de cobrança;
Entrar em contato imediatamente: Geralmente esta interação vai resultar em uma nova data para contato, por dois motivos principais: 1. O responsável se comprometeu a realizar o pagamento outro dia, e a instituição vai procurá-lo novamente; 2. Quando não foi possível falar com o responsável naquele momento.
Etapa 3/4 - Realizar os contatos previstos
De acordo com as datas definidas na etapa anterior, a instituição irá entrar em contato com os responsáveis;
A Cobrança ativa permite identificar facilmente os responsáveis que precisam ser contactados, e também fornece meios para realizar a comunicação, como envio de mensagens para o Aplicativo Agenda Activesoft, e-mail e SMS.
Etapa 4/4 - Atualizar dados na Cobrança ativa
Conforme o resultado do contato com o responsável, a instituição poderá atualizar os dados na Cobrança ativa. Exemplos de atualizações:
Definir uma nova data para próximo contato;
Realizar uma negociação;
Alterar dados do título de cobrança, como vencimento e desconto;
Enviar boletos por e-mail;
Incluir uma ocorrência financeira ou remover algum impedimento;
Vincular título ao Cadastro de inadimplentes.
O objetivo deste manual é explicar como utilizar o sistema para operacionalizar rotinas como esta que apresentamos, para que a instituição aumente a eficiência de suas ações de cobrança e possa gerar resultados financeiros positivos, através da melhoria de processos.
Rotinas:
1. Pesquisar responsáveis para contato
No controle de acesso, a funcionalidade que controla a permissão do usuário à Cobrança ativa é “Módulo financeiro > Cobrança ativa”.
A Cobrança ativa pode ser acessada pelo menu “Financeiro > Cobrança ativa” ou através do botão “Cobrança ativa” do menu principal:
Para utilizar as funcionalidades da Cobrança ativa é necessário selecionar um responsável. Os responsáveis para consulta, cobrança ou atualização de dados podem ser localizados através de diferentes tipos de pesquisa, dependendo da intenção de uso da instituição:
Os tipos de pesquisa e seus respectivos filtros para consulta são:
Nome do responsável ou aluno
Data para próximo contato
Títulos em atraso
Cheques com impedimento
Mais opções de filtros de pesquisa são exibidas clicando no botão “Refinar filtro”:
2. Consultar e atualizar dados de Cobrança ativa
Após efetuar a pesquisa, selecione um responsável na tabela e acesse a guia “Cobrança ativa” ou dê duplo clique sobre a linha com seu nome. O campo “Pendente?” indica “Sim” quando o responsável possui uma data para próximo anterior a hoje.
Esta tela fornece várias informações sobre o responsável, e também permite que algumas operações sejam feitas, de acordo com a guia selecionada, como mostraremos nos capítulos a seguir:
O contato (ou tentativa de contato) com o responsável pode resultar em uma nova data para próximo contato. Para utilizar melhor as funcionalidades da Cobrança ativa, o ideal é que esta data seja preenchida e atualizada sempre que necessário.
Para informar uma Data para próximo contato clique no botão da lupa, e para excluir a data clique no ícone (-):
A Data para próximo contato inserida precisa ser igual ou posterior ao dia de hoje. Quando este campo está preenchido o responsável pode ser localizado através do Tipo de pesquisa Data para próximo contato, na Cobrança ativa.
Na entrada do sistema, se o usuário tiver permissão à funcionalidade de Cobrança ativa, o programa irá avisar quando houver responsáveis cuja data para próximo contato seja igual ou anterior a hoje.Este alerta serve para lembrá-lo que hoje é o dia definido para que o contato seja feito, ou então que há contatos que deveriam ter sido realizados, mas ainda não foram. Dê duplo clique sobre o alerta ou selecione ele e clique em “Verificar” para ser direcionado para a tela que irá exibir quais são os responsáveis e seus respectivos dados:
Clique aqui para ver como fazer negociações com o título de cobrança.