Muitas vezes a empresa faz a contratação de um fornecedor ou efetua uma compra e realiza uma antecipação, ou seja, faz um pagamento antes de ter recebido a nota fiscal correspondente.

O sistema possibilita que seja registrada uma antecipação a fornecedores de forma prática, como será apresentado neste tutorial.


Preparação prévia
Deve existir uma conta do plano de contas financeiro denominada "Antecipação a fornecedores". 
Esta conta será usada como "transitória" para controlar as antecipações realizadas.

Caso haja integração contábil, indicar a conta do plano de contas contábil (neste caso utilizada a 1.01.05.01.01).



 
Efetuando a antecipação
Para efetuar a antecipação, efetuar as etapas indicadas no exemplo abaixo:
 
No dia 02/06/2015, a Escola precisa antecipar R$ 1.000,00 para a Construtora XYZ.
Deve inserir um lançamento financeiro (manual):
* Favorecido: Construtora XYZ.
* Conta: Banco Bradesco 1234
* Nº do documento: alguma referência ao pagamento (recibo, código do depósito, etc)* Rateio: Saída de R$ 1.000,00 pelo plano de contas "Antecipações".

A Escola pode também fazer este registro através de uma conta a pagar, mas como normalmente as antecipações são pagas no momento em que são lançadas no sistema, sem provisionamento, fazer o registro direto como lançamento financeiro é mais prático.




Complementando a antecipação
É possível que sejam feitas outras antecipações, em outros dias, para o mesmo fornecedor. 
 
Exemplo:
Em 10/06/2015, a Escola precisa antecipar mais R$ 500,00 para a Construtora XYZ.
Deve inserir um outro lançamento financeiro (manual):
* Favorecido: Construtora XYZ.
* Conta: Banco Conta 001.
* Rateio: Saída de R$ 500,00 pelo plano de contas "Antecipação a fornecedores".


Consultando as antecipações já registradas
 Para consultar as antecipações já registradas pode ser utilizada a tela de Lançamentos Financeiros.
Utilize o filtro por Favorecido.




Efetuando o pagamento da despesa (acerto de contas)
Posteriormente será necessário registrar o acerto de contas, pois para fins contábeis o fornecedor está "devolvendo" a antecipação e recebendo o valor devido para ela pelo serviço prestado/material vendido.

Continuando o exemplo, vamos supor que a Construtora cobrou pela reforma o valor total de R$ 4.000,00 e que, como lançado no exemplo acima, R$ 1.500,00 já foi antecipado.

Para fazer o acerto de contas Escola deve inserir um lançamento financeiro (manual):
* Favorecido: Construtora XYZ.
* Conta: Banco Bradesco 1234
* Rateio: Saída de R$ 4.000,00 pelo plano de contas da despesa.
* Rateio: Entrada de R$ 1.500,00 pelo plano de contas da antecipação.
* Indicando o número da Nota Fiscal.


Com isto o extrato da conta neste dia indicará que houve uma "entrada" de R$ 1.500,00 e uma "saída" de R$ 4.000,00 envolvendo a Construtora. Evidentemente na prática só haverá uma saída de R$ 2.500,00 referente ao saldo que não havia sido antecipado, que será igual ao valor líquido dos dois movimentos (1.500,00 - 4.000,00 = -2.500,00) -- veja o lançamento do dia 20/06/2015 na imagem abaixo.


Este procedimento pode ser utilizado também quando o acerto de contas é total, ou seja, o valor antecipado é igual ao valor da nota fiscal. A operação será exatamente igual.


Utilizando o contas a pagar
Em algumas situações o fornecedor envia uma nota fiscal cujo vencimento será futuro, ou seja, é importante lançar no contas a pagar a previsão da despesa pois ela somente será paga dias depois.

O método é o mesmo que o apresentado, com a diferença de que a nota fiscal será registrada como uma conta a pagar e que o valor da antecipação deve ser lançado com sinal negativo, para representar uma redução no valor total. Veja abaixo a imagem de exemplo:


Controle da antecipação por fornecedor
O gestor ou contador da Escola também pode querer controlar as antecipações separando-as por fornecedor ou por tipo do despesa (prestadores de serviço, estoques, mercadorias, imobilizado, etc).
 Para isto deverá criar diversos registros no plano de contas para identificá-los, como "Antecipação - Construtora XYZ", "Antecipação - Papelaria ABC", etc. A Activesoft pretende criar um mecanismo automatizado para controlar as antecipações em próximas versões do sistema.