Para agilizar o processo de matrícula, o sistema Activesoft implementou o recurso “Termo de Aceite” no fluxo da confirmação de matrícula.


Com esta novidade, a escola poderá disponibilizar o Contrato de Prestação de Serviços para que o responsável financeiro analise-o e confirme sua ciência eletronicamente. Em alguns casos a escola poderá disponibilizar um Termo de Aceite, um Aditivo ou algum documento similar.


Após exigir uma confirmação da senha de acesso, uma cópia do documento conferido pelo responsável e sua confirmação de leitura e ciência ficarão registradas no sistema Activesoft contendo informações comprobatórias tais como data e hora, IP da máquina, informações sobre o equipamento e navegador. Este documento com comprovação de aceite poderá ser acessado facilmente no cadastro do Aluno.


Além disto, esta possibilidade pode ser limitada a alunos veteranos, adimplentes e sem impedimentos, ou seja, renovações de contratos com clientes que já possuem uma relação satisfatória com a instituição e que têm probabilidade menor de gerar conflitos futuros.


Como a Activesoft entende que esta confirmação eletrônica pode ser questionada juridicamente, sugere que a Escola deve consultar sua assessoria jurídica para validar a decisão de utilizar tal recurso como substituto à assinatura presencial dos contratos físicos, em papel.


Fazemos esta recomendação pois estudamos o assunto com diferentes advogados e concluímos que o “aceite” digital infelizmente não é totalmente seguro em caso de um questionamento judicial. No entanto, como o relacionamento da Escola com o aluno pode ser comprovado mediante várias evidências (histórico, presenças, avaliações, pagamentos recorrentes, etc), seria pequeno o risco de sua contestação.


Destacamos que analisamos ferramentas do mercado (como ClickSign ou DocuSign) mas não vimos benefícios que justificassem a integração deles com o sistema Activesoft: seu uso traria mais complexidade ao processo (um terceiro envolvido, custos, novas etapas no processo, etc) e geraria o mesmo resultado que a solução “Termo de aceite”.