Para um correto entendimento do sistema, é importante definir a nomenclatura de algumas informações do sistema.

    1. Campos essenciais do título de cobrança

      1. Valor do serviço

Valor cobrado pelo serviço prestado, também chamado de "faturamento bruto" ou, de forma coloquial, de "valor cheio".


      1. Desconto não-condicionado

Descontos que são lançados no sistema para um aluno mas que não "expiram"  ou "são perdidos" mesmo que o título esteja em atraso. Em outras palavras, são descontos que não tem nenhuma condição para o recebimento. 

    • Exemplo: mensalidade de R$ 100,00. Filho de professor tem 50% de desconto não-condicionado, logo só precisa pagar R$ 50,00. Mesmo que atrase e pague três meses depois, só pagará os R$ 50,00 mais multa e juros sobre R$ 50,00.


      1. Valor principal

Vários relatórios do sistema utilizam a nomenclatura "valor principal" para representar o valor do serviço deduzido dos descontos não-condicionados. Também é chamado de "faturamento líquido", uma vez que no momento do faturamento a contabilidade já considera que irá receber este valor do Cliente.


      1. Desconto condicionado

Como o próprio nome já diz ele só é concedido mediante uma condição no momento do recebimento, tal como "até data de vencimento" ou "até o último dia do mês anterior". 

Estes descontos são lançados no título de cobrança do aluno mas somente são concedidos efetivamente no momento em que há o pagamento e desde que a condição seja atendida.

O sistema permite que um mesmo lançamento tenha vários descontos condicionados a datas diferentes.

    • Exemplo: mensalidade de R$ 100,00 com vencimento em 10/Março. Aluno tem desconto por antecipação de 15% até o dia 05/Março e de 5% até 10/Março. No momento da geração da cobrança o Colégio não sabe se este valor será efetivamente concedido pois não sabe se o título será pago e em qual data. Caso haja o pagamento no dia 10/Março, o sistema cobrará apenas R$ 95,00.

      1. Desconto concedido

O sistema possui um campo denominado desconto concedido, que é utilizado para armazenar descontos "adicionais" que podem ser concedidos durante o momento do recebimento mas que não eram previstos.

    • Um exemplo bastante comum de uso ocorre quando o pai efetua o pagamento no banco com um valor a menor que o devido, mas com uma diferença pequena – situação comum quando o caixa do banco calcula o valor de juros e erra na contagem de dias. 

    • Podemos configurar o sistema para que diferenças até R$ 1,00 sejam automaticamente dispensadas, considerando este valor como um desconto concedido. 



    • No exemplo acima, o recebimento ocorreu em 22/08/2014, depois do vencimento 05/08/2013. Devido ao atraso o sistema calculou multa de R$ 1,32 e juros de R$ 26,74. Não havia desconto previsto, logo os campos (1) e (2) receberam valor R$ 0,00.

    • O título ficaria a menor, já que o valor devido (66,00 + 1,32 + 26,74 = 94,06) não foi pago completamente. Então, para não deixar o título liquidado a menor, foi concedido o desconto adicional de R$ 0,06, indicando no campo (3).


      1. Competência

Todas as cobranças do sistema são controladas em função da sua competência (data em que foram geradas/faturadas). Para identificar qual a competência de um lançamento de cobrança, verifique o campo "Data do faturamento".

Verifique, na tela abaixo:

      1. Na tela do aluno, vá para guia Cobrança

      2. Selecione o título que deseja verificar e clique em F4-Detalhamento

      3. Vá para a guia Lançamentos

      4. O campo "Dt faturamento" indica a competência.



      1. Forma de recebimento

O campo "forma de recebimento" indica qual a maneira que o título de cobrança está previsto para ser recebido e é preenchido obrigatoriamente durante a geração de todos os títulos.

É importante ter atenção pois um título de cobrança previsto para ser recebido via cobrança bancária (boleto) pode vir a ser efetivamente recebido através do caixa de recebimento da instituição, logo este campo não indica como ocorreu o recebimento, mas sim como está/estava previsto!


    1. Cadastros de “descontos autorizados” e “descontos lançados no contas a receber” 


O sistema possui dois cadastros separados que controlam os descontos e que podem confundir o operador. Logo é importante entender quais são, qual a justificativa para a existência de ambos e quais relatórios irão considerá-los.


      1. Descontos autorizados

No cadastro do aluno, ainda no módulo Secretaria, é possível cadastrar um ou mais descontos autorizados para o mesmo. Isto ocorre muitas vezes antes que o aluno confirme sua matrícula, devendo ser visto como uma "autorização prévia" de que a direção permitirá que o aluno, ao se matricular, tenha o desconto.


Outro exemplo: o aluno, em outubro, solicita um desconto de filantropia à instituição e a assistente social defere o pedido. Neste momento, ela cadastra este desconto autorizado – mas a instituição ainda nem iniciou o processo de matrícula.



A utilidade deste cadastro é organizar o processo: com o desconto autorizado cadastrado, quando o aluno vier à instituição e efetivar a matrícula, automaticamente sua cobrança irá receber este desconto, o que otimiza o processo (o diretor não precisa autorizar a cada matrícula, no dia da matrícula, pois estas autorizações já estarão cadastradas).


Importante: caso a instituição não trabalhe com este processo de autorização prévia dos descontos, NÃO precisará utilizar este cadastro.


Relatório

O relatório que apresenta as informações deste cadastro é o "Relatório de descontos autorizados". Este é o único relatório do sistema que considera as informações deste cadastro.

As três primeiras opções mostram as informações dos descontos autorizados, possibilitando que o operador verifique como estão as informações deste cadastro.


      1. Descontos lançados no contas a receber

Por outro lado, o módulo Contas a Receber permite que seja indicado, diretamente nos lançamentos de cobrança, os descontos realmente dados para o aluno:



Todos os processos e relatórios do contas a receber (cobrança, impressão de boletos, recebimento, relatórios de faturamento, etc) sempre consideram este cadastro.


      1. Verificar divergências entre os cadastros


Importante: os dois cadastros apresentados podem demonstrar divergência em suas informações – tais divergências devem ser conferidas para identificar possíveis erros.


Um motivo para que isto aconteça: o processo de AUTORIZAÇÃO DE DESCONTOS ocorre quando o responsável pelo aluno solicita um desconto, a instituição defere-o e, em seguida, insere no cadastro de descontos autorizados a informação que o aluno possui o deferimento (a autorização). Entretanto, até que o aluno de fato seja matriculado e as parcelas de cobrança geradas, o desconto não existe.

No exemplo abaixo, o aluno está pré-matriculado e já teve seu pedido de desconto deferido (autorizado), mas como ainda não efetivou a matrícula, o contas a receber ainda não possui a informação.

Outro motivo para divergências acontece caso um operador da Tesouraria insira um desconto diretamente nos títulos de cobrança sem que tenha sido utilizado o cadastro de descontos autorizados (o que é normal durante o ano), os cadastros também ficarão inconsistentes.

Para identificar possíveis divergências entre os cadastros, utilize o formato de exibição “Listagem dos alunos com divergência entre os descontos autorizados e os descontos lançados no contas a receber”. Ele permitirá que o operador verifique as situações.