O sistema controla os títulos que são recebidos antes do seu faturamento (antecipação ou adiantamento), situação que ocorre bastante em instituições quando o responsável paga uma parcela com competência futura ao quitar a anuidade logo no início do ano.
Para uma correta escrituração contábil, estes eventos devem ser considerados como apresentados nos tópicos Antecipação e Encontro de Contas, a seguir:
Antecipação
Foi demonstrado no tópico anterior que uma liquidação é representada pelo seguinte lançamento:
D Banco/Caixa
C Clientes a Receber
Mas se a liquidação é referente a um serviço que ainda não foi faturado, não é possível creditar CLIENTES A RECEBER. Assim, no momento da liquidação deve ser escriturada da seguinte forma:
Recebimento antecipado ("RECEB ANTECIP")
D Banco/Caixa
C Antecipações de clientes
Valor: Valor recebido principal
Para verificar quais recebimentos foram referentes a antecipações, podemos utilizar qualquer relatório do Recebimento, bastando utilizar filtro por data de baixa no mês sendo escriturado e o faturamento posterior ao mês.
Exemplo:
As antecipações de 07/2012 são conferidas com o seguinte filtro:
Data de baixa entre "01/07/2012" e "31/07/2012"
Data de faturamento entre "01/08/2012" e "vazio" (ou seja, após 31/07/2012)
Considere o valor recebido principal.
Exemplo: Em 31/dezembro/2011 a conta ANTECIPAÇÕES acumulará todo o valor recebido em 2011 referente a parcelas de 2012 que os pais já pagaram.
2. Encontro de contas
A cada mês é necessário verificar quais parcelas estão sendo faturadas mas que já foram recebidas anteriormente para que não permaneçam como "Clientes a receber".
No mês em que ocorre o faturamento deve ser feito o encontro de contas, escriturando:
Encontro de contas de faturamento recebido antecipadamente ("ENCONTRO")
D Antecipações de clientes
C Clientes a Receber
Valor: Valor recebido principal
Encontro de contas de faturamento recebido antecipadamente – desconto ("ENCONTRO DESC COND")
D Despesa Descontos
C Clientes a Receber
Valor: Valor desconto concedido serviço.
Para verificar estes valores podemos utilizar qualquer relatório do Recebimento, bastando utilizar filtro por data de faturamento no mês sendo escriturado e o baixa anterior ao mês.
Exemplo:
Os encontros de conta de 07/2012 são conferidas com o seguinte filtro:
Data de baixa entre "vazio" e "30/06/2012" (ou seja, até 30/06/2012)
Data de faturamento entre "01/07/2012" e "31/07/2012"
Considere o valor recebido principal.