O sistema controla os títulos que são recebidos antes do seu faturamento (antecipação ou adiantamento), situação que ocorre bastante em instituições quando o responsável paga uma parcela com competência futura ao quitar a anuidade logo no início do ano.
Para uma correta escrituração contábil, estes eventos devem ser considerados como apresentados nos tópicos Antecipação e Encontro de Contas, a seguir:
Antecipação:
Se a liquidação é referente a um serviço que ainda não foi faturado, não é possível creditar CLIENTES A RECEBER. Assim, no momento da liquidação deve ser escriturada da seguinte forma:
Recebimento antecipado ("RECEB ANTECIP")
D Banco/Caixa
C Antecipações de clientes
Valor: Valor recebido principal
Para verificar quais recebimentos foram referentes a antecipações, podemos utilizar qualquer relatório do Recebimento, bastando utilizar filtro por data de baixa no mês sendo escriturado e o faturamento posterior ao mês.
Exemplo:
- As antecipações de 07/2019 são conferidas com o seguinte filtro:
- Data de baixa entre "01/07/2019" e "31/07/2019";
- Data de faturamento entre "01/08/2019" e "vazio" (ou seja, após 31/07/2019)
- Considere o valor recebido principal.
Exemplo: Em 31/dezembro/2018 a conta ANTECIPAÇÕES acumulará todo o valor recebido em 2018 referente a parcelas de 2019 que os responsáveis já pagaram.
Encontro de contas:
A cada mês é necessário verificar quais parcelas estão sendo faturadas mas que já foram recebidas anteriormente para que não permaneçam como "Clientes a receber".
No mês em que ocorre o faturamento deve ser feito o encontro de contas, escriturando:
Encontro de contas de faturamento recebido antecipadamente ("ENCONTRO")
D Antecipações de clientes
C Clientes a Receber
Valor: Valor recebido principal
Encontro de contas de faturamento recebido antecipadamente – desconto ("ENCONTRO DESC COND")
D Despesa Descontos
C Clientes a Receber
Valor: Valor desconto concedido serviço.
Para verificar estes valores podemos utilizar qualquer relatório do Recebimento, bastando utilizar filtro por data de faturamento no mês sendo escriturado e o baixa anterior ao mês.
Exemplo:
- Os encontros de conta de 07/2019 são conferidas com o seguinte filtro:
- Data de baixa entre "vazio" e "30/06/2019" (ou seja, até 30/06/2019)
- Data de faturamento entre "01/07/2019" e "31/07/2019"
- Considere o valor recebido principal.
Recebimento a maior:
A conta "recebimento a maior" é usada, como o nome diz, para acumular valores que foram recebidos não para um serviço específico nem multa nem juros, mas sim a maior.
O setor financeiro deve ter em sua rotina consultar os relatórios que apresentam estes valores para entrar em contato com os responsáveis e resolver a situação (devolvendo ou compensando no pagamento de uma próxima parcela).
Recebimento a maior ("RECB A MAIOR")
Caso não seja feita a "resolução da situação" e o valor a maior seja mantido, ele será escriturado da seguinte forma:
D Banco/Caixa
C Recebimento a maior
Valor: valor recebido a maior – para conferência pode ser utilizado qualquer relatório do tipo "Recebimento", como explicado anteriormente.
Devolução de Recebimento a maior ("DEVOLUÇÃO RECEB A MAIOR")
Em meses seguintes o valor recebido a maior poderá ser devolvido, logo existirá também o evento de
devolução.
D Recebimento a maior
C Banco/Caixa
Valor: valor recebido a maior – para conferência pode ser utilizado o relatório de Devoluções, como explicado anteriormente.