Cadastrar novo aluno

A operação de cadastrar um novo aluno é uma etapa muito importante ao realizar uma nova matrícula no Activesoft. O usuário precisa inserir os dados pessoais, endereços e informações complementares no sistema. Isso mantém todas as informações organizadas e acessíveis para serem utilizadas em processos administrativos, acadêmicos e de comunicação com a família.

O objetivo deste artigo é centralizar o passo a passo de cada operação realizada pelo usuário (acesso administrativo) que envolva o cadastro de alunos no sistema. Lembre-se de preencher o máximo de informações e de sempre manter os cadastros atualizados.

1. Como cadastrar os dados pessoais do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados pessoais de um novo aluno. Acompanhe o guia passo a passo

a) No menu superior do sistema, clique em Acadêmico > Cadastros > Localize a coluna pessoas e depois clique na opção [alunos];

b) O sistema direciona para a tela alunos;

c) Na tela alunos, é possível visualizar a listagem de todos os alunos cadastrados por ordem alfabética;

d) Para criar um novo cadastro, localize e clique no botão [+novo aluno];

e) Após isso, você será levado para a tela dados pessoais (informações básicas do aluno) e os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório;

Antes de iniciar a operação, é necessário validar o padrão com o líder do setor de cadastro ou de matrículas, pois muitas escolas trabalham com os dados digitados em caixa alta (MARIA), e outras preferem que as palavras iniciem apenas com a letra maiúscula (Maria). Estando validado, siga em frente!

No campo nome, digite o nome completo do estudante. Se necessário, você pode abreviar os sobrenomes do meio

O campo matrícula é gerado automaticamente pelo sistema ao final da matrícula na turma e deixe o campo vazio (em branco);

Por padrão do sistema o campo nome civil é desabilitado, mas se o aluno possuir nome social, o parâmetro (possui diferença entre nome social e nome civil?) deve ser ativado conforme a animação abaixo

 

No campo sexo, escolha entre as opções disponíveis [masculino ou feminino] para selecionar;

No campo cor ou raça, escolha entre as opções disponíveis [não selecionar, amarela, branca, indígena, parda e preta] para selecionar;

No campo data de nascimento, digite a data registrada na certidão de nascimento;

No campo estado civil, escolha entre as opções disponíveis [(não informado), solteiro(a), casado(a), separado(a), divorciado(a), viúvo(a), união estável] para selecionar;

No campo CPF, digite o número referente ao documento do estudante;

Nos campos RG, órgão emissor, UF órgão emissor e data de emissão, preencha as informações conforme o documento de identidade;

O campo senha é bloqueado, pois após a matrícula, o aluno recebe o link para criar a senha de acesso ao portal;

f) Na seção filiação e responsáveis, você preenche os campos filiação 1, filiação 2, responsável financeiro e responsável pedagógico. Pesquise o nome da pessoa e depois selecione o vínculo com o aluno no campo parentesco ao lado;

Se a pessoa não possuir cadastro no sistema, você pode usar o cadastro rápido, aprenda como fazer aqui!

g) Além dos campos padrão de filiação e responsáveis, é possível inserir mais responsáveis usando o botão [novo responsável], indicando o tipo conforme animação abaixo

 

Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [endereços];

2. Como cadastrar o endereço do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro do endereço do novo aluno e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção dos dados pessoais. Acompanhe o guia passo a passo

a) Na tela endereço (informações de domicílio habitual) será preenchido todas as informações do endereço onde o aluno resida;

Se o endereço a ser informado existe no sistema, você pode vincular usando o botão [pesquisar endereço já cadastrado];

 

Em caso de novo endereço, preencha os campos abaixo com CEP, cidade, logradouro, bairro e UF conforme o comprovante de residência que a família apresente, além de informar o telefone fixo no campo [telefone residencial];

Por padrão do sistema, o campo [ao alterar o endereço acima, o cadastro das pessoas abaixo será alterado] apenas será autopreenchido se o usuário utilizar a opção de vincular um endereço existente conforme o item a.

Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [dados complementares];

3. Como cadastrar os dados complementares do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados complementares do aluno e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção do endereço. Acompanhe o guia passo a passo

a) Na tela dados complementares (registro dos documentos oficiais) será preenchido todas as informações adicionais que a escola precisa registrar no cadastro do aluno também;

b) Ao ativar o parâmetro uso de imagem, os responsáveis do aluno autorizam a escola a usar a imagem do estudante em campanhas publicitárias ou documentos impressos;

c) O parâmetro estrangeiro é usado exclusivamente para os alunos nascidos em outro país, pois assim, não é necessário informar a naturalidade de estado;

d) Os campos naturalidade, naturalidade de estado e nacionalidade, envolvem as informações geográficas do nascimento do aluno;

e) Na seção registro do nascimento, informe os dados que constam na certidão de nascimento do aluno nos campos abaixo com número/matrícula, livro, folha, data de registro e cartório;

f) Na seção ensino médio, os campos estabelecimento de ensino e ano conclusão são direcionados para alunos do ensino médio;

g) Na seção título eleitoral, os campos número, data de expedição, zona, seção, cidade e UF são destinados para inserir as informações do respectivo documento;

Use o parâmetro quitação eleitoral para indicar que o aluno esteja adimplente com a justiça eleitoral após apresentar a declaração de quitação;

h) Na seção outros dados, os campos RU (registro único), registro do aluno (RA), identidade estudantil, certidão reservista, ano conclusão, religião, nº passaporte, código INEP (para o censo escolar), n° da pasta física do aluno, estabelecimento de ensino anterior, forma de entrega de documento (solicitados na matrícula). Além do n° NIS para programas sociais do governo federal, o preenchimento é facultativo, mas obrigatório em caso da escola julgar necessário;

Após preencher todos os campos solicitados pela escola, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [dados censitários];

4. Como cadastrar os dados censitários do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados censitários do aluno e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção dos dados complementares. Acompanhe o guia passo a passo

a) Na tela dados censitários (dados de recenseamento demográfico) será preenchido todas as informações atreladas ao censo demográfico no cadastro do aluno também;

b) Nos campos nacionalidade, país de origem, possui alguma deficiência e necessita de recursos em sala de aula, preencha com as informações corretas, o preenchimento é facultativo, mas obrigatório em caso da escola julgar necessário;

Após preencher todos os campos solicitados pela escola, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [google for education];

5. Como visualizar as informações sobre a integração com o google for education?

Nesta etapa, deixe todos os campos vazios (em branco), a guia é apenas para visualizar os dados sobre a integração do google for education, e será consultado após a configuração do recurso para as aulas online. Prossiga para a próxima tela, clicando no botão [campos dinâmicos];

6. Como preencher os campos dinâmicos?

Na última etapa do cadastro, temos os campos dinâmicos utilizados para contemplar mais informações que não foram solicitados nas etapas anteriores e a escola precisa para ações futuras. Para cadastrar novos campos e disponibilizar nessa guia, clique aqui!

Para finalizar a operação, clique no botão [salvar] e o sistema habilita a janela aluno sem matrícula para ser indicado como a matrícula (normal, temporária ou selecionar) será gerada pelo sistema. 

Após escolher o tipo da matrícula, o Activesoft apresenta a mensagem “cadastro realizado com sucesso. Deseja efetuar a enturmação agora?” e clique em

Sim: Você será levado para a área de matrículas (clique aqui para conhecer o nosso tutorial de matrículas); ou

Não: Apenas o cadastro será concluído no sistema;

Pronto! Você aprendeu a cadastrar novos alunos no seu Activesoft e prossiga para realizar a matrícula aqui.

7. Como realizar a cópia do endereço do aluno para o cadastro da filiação ou responsável?

Após concluir o cadastro do aluno, é possível copiar o endereço para os cadastros da filiação e responsáveis.

a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido:

b) Aguarde o sistema carregar o cadastro do aluno pesquisado e na tela detalhes do aluno, clique no botão [editar] ao final da página;

c) Na seção filiação e responsáveis, localize o campo que receberá o endereço do cadastro do aluno e clique na opção [copiar endereço] 

d) O sistema habilita a mensagem “deseja mesmo continuar com a operação?” e clique no botão [sim];

e) Após isso, aparece a mensagem de confirmação “endereço copiado com sucesso”, clique no botão [fechar] e depois [salvar] para concluir a operação;

Depois você pode conferir diretamente no cadastro do responsável, o endereço copiado por meio do acesso rápido e depois na seção endereço. Pronto! Você acabou de aprender a copiar o endereço do cadastro do aluno para filiação/responsável.