A operação de cadastrar um novo responsável é uma etapa muito importante ao realizar uma nova matrícula no Activesoft. O usuário precisa inserir os dados pessoais, endereços, dados complementares e financeiros no sistema. Isso mantém todas as informações organizadas e acessíveis para serem utilizadas em processos administrativos, acadêmicos e de comunicação com a família.
O objetivo deste artigo é centralizar o passo a passo de cada operação realizada pelo usuário (acesso administrativo) que envolva o cadastro de responsáveis no sistema. Lembre-se de preencher o máximo de informações e de sempre manter os cadastros atualizados.
1. Como cadastrar os dados pessoais do responsável?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados pessoais de um novo responsável. Acompanhe o guia passo a passo
a) No menu superior do sistema, clique em Acadêmico > Cadastros > Localize a coluna pessoas e depois clique na opção [responsáveis];
b) O sistema direciona para a tela lista de responsáveis;
c) Na tela lista de responsáveis, é possível visualizar a listagem de todos os responsáveis cadastrados por ordem alfabética;
d) Para criar um novo cadastro, localize e clique no botão [+novo responsável];
e) Após isso, você será levado para a tela novo responsável (campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório) e clique na seção dados pessoais;
Antes de iniciar a operação, é necessário validar o padrão com o líder do setor de cadastro ou de matrículas, pois muitas escolas trabalham com os dados digitados em caixa alta (MARIA), e outras preferem que as palavras iniciem apenas com a letra maiúscula (Maria). Estando validado, siga em frente!
No campo nome, digite o nome completo do responsável. Se necessário, você pode abreviar os sobrenomes do meio;
No campo login, é preciso criar o login de acesso referente ao usuário do responsável para acesso ao portal e digite conforme o padrão adotado pela escola;
No campo CPF, digite o número referente ao documento do responsável;
O campo senha é bloqueado, pois após a matrícula, o responsável recebe o link para criar a senha de acesso ao portal;
No campo data de nascimento, digite a data informada durante o cadastro;
No campo sexo, escolha entre as opções disponíveis [masculino ou feminino] para selecionar;
No campo estado civil, escolha entre as opções disponíveis [(não informado), solteiro(a), casado(a), separado(a), divorciado(a), viúvo(a), união estável] para selecionar;
Nos campos RG, RG órgão emissor e RG data emissão, preencha as informações conforme o documento de identidade;
No campo profissão, escolha entre as opções disponíveis. Para cadastrar uma nova profissão, digite no campo para o sistema sugerir a criação;
No campo local de trabalho, preencha com o nome da empresa onde o responsável trabalha;
No campo telefone de trabalho, preencha com o telefone disponibilizado para contato pelo responsável do local de trabalho;
No campo falecido, mantenha a opção [não] selecionada, mas se houver confirmação ou apresentação da certidão de óbito, troque para [sim];
Nos campos e-mail e celular, preencha com os dados de contato do responsável, principalmente para as escolas com a parceira ClassApp que precisam liberar o acesso ao aplicativo para eles;
Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a seção endereço;
2. Como cadastrar o endereço do responsável?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro do endereço do novo responsável e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção dos dados pessoais. Acompanhe o guia passo a passo
a) Clique na seção endereço, o sistema habilita os campos para inserir todas as informações do endereço onde o responsável resida;
Se o endereço a ser informado existe no sistema, você pode vincular usando o botão [pesquisar endereço já cadastrado];
b) Em caso de novo endereço, preencha os campos abaixo com CEP, logradouro, bairro, cidade, UF e complemento conforme o comprovante de residência que a família apresente, além de informar o telefone fixo no campo [telefone residencial];
c) Por padrão do sistema, o campo [ao alterar o endereço acima, o cadastro das pessoas abaixo será alterado] apenas será autopreenchido se o usuário utilizar a opção de vincular um endereço existente conforme o item a.
Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a seção dados complementares;
3. Como cadastrar os dados complementares do responsável?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados complementares do responsável e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção do endereço. Acompanhe o guia passo a passo
Clique na seção dados complementares, o sistema habilita os campos abaixo para inserir mais informações sobre o responsável
Os campos naturalidade, cidade, naturalidade UF, naturalidade (país), envolvem as informações geográficas do nascimento do responsável;
No campo n° do passaporte, preencha o número caso o documento seja apresentado durante o cadastro;
No campo forma de entrega de documento, escolha uma das opções a seguir [nenhum, correios, na secretaria];
No campo funcionário, indique se o responsável trabalha na escola para obter alguma condição especial nas mensalidades do filho;
No campo religião, indique se o responsável citar, a religião a qual ele faz parte;
Os campos indicador de inscrição estadual e inscrição estadual são destinados para o cenário onde o responsável for pessoa jurídica (CNPJ);
Os campos mãe do responsável e pai do responsável para indicar a filiação do responsável;
Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a seção dados financeiros;
4. Como cadastrar os dados financeiros do responsável?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados financeiros do responsável e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção dos dados complementares. Acompanhe o guia passo a passo
Clique na seção dados financeiros, o sistema habilita os campos abaixo para inserir mais informações sobre o responsável
No campo forma de recebimento para este responsável, selecione entre as formas de recebimento cadastradas em seu sistema, mas geralmente a informação já vem atrelada ao plano de pagamento das mensalidades. Assim, deixe o campo vazio (em branco);
No campo dia preferencial, é possível selecionar o dia acordado entre escola e o responsável para o vencimento dos títulos e geralmente é diferente do plano de pagamento;
No campo texto a ser adicionado nas instruções do boleto bancário, você pode personalizar alguma frase curta para aparecer no título impresso por responsável;
Na subseção, débito em conta-corrente, os dados são preenchidos exclusivamente por escolas que possuem o convênio com o banco e forma de recebimento para debitar programadamente na conta-corrente dos responsáveis. Assim, deixe o campo vazio (em branco);
Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a seção integração com módulos;
5. Como visualizar a integração com outros módulos?
Na subseção controle de acesso, os dados são preenchidos exclusivamente por escolas que possuem o módulo catraca (antigo GPA) ativos, mas hoje não é comercializado pela Activesoft, pois temos ótimos parceiros como: VisualId, Dot7 e Biomessenger para apoiar as escolas. Assim, deixe o campo vazio (em branco);
Na subseção mobile (pode acessar o aplicativo), deixe a opção [sim] selecionada, principalmente para as escolas que possuem a parceira com a ClassApp.
Ao finalizar, clique no botão [gravar] e depois clique em [fechar]. Pronto! Você acabou de aprender a cadastrar novos responsáveis no seu Activesoft.
6. Como utilizar o cadastro rápido da tela do aluno para a filiação e responsáveis?
Durante o cadastro de um novo aluno, o Activesoft disponibiliza uma importante funcionalidade que permite cadastrar os responsáveis na tela do aluno sem precisar mudar de tela. Os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório;
Nesse sentido, quando o usuário chega na guia de filiação e responsáveis no cadastro do aluno, ele digita o nome da pessoa nos campos de filiação 1, filiação 2, responsável financeiro e pedagógico e se não aparecer o cadastro, o sistema sugere automaticamente a criação conforme a animação abaixo
A tela cadastro do responsável contempla as principais informações solicitadas no cadastro do responsável por meio da rota (Acadêmico > Cadastros > Localize a coluna pessoas e depois clique na opção “responsáveis”), mas há outros dados que não são solicitados nesse momento e precisam ser inseridos posteriormente, como os dados do endereço.
Para cadastrar o endereço, você pode copiar diretamente do cadastro do aluno após a finalização ou inserir as informações direto no cadastro do responsável.
Pronto! Você acabou de aprender a cadastrar rapidamente as filiações e responsáveis por meio do cadastro do aluno.
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