Copiar os procedimentos de matrícula

Alguns procedimentos de matrículas não precisam ser atualizados anualmente, como certidão de nascimento, CPF do aluno ou documentos do responsável financeiro. Nesse cenário, o Activesoft possui um processamento específico que permite copiar a informação de que esses documentos já foram entregues ao setor de secretaria ou de matrícula. A etapa é facultativa.

O objetivo deste artigo é centralizar o passo a passo para realizar a cópia da informação de que os responsáveis já entregaram os documentos com o acesso administrativo ao sistema, sem a necessidade de atualização anual. Essa funcionalidade contribui para a melhoria contínua e automatização dos processos da escola, garantindo maior eficiência e redução de tarefas manuais.

1. Como indicar no sistema que os procedimentos de matrícula já foram entregues?

O tutorial a seguir foi criado para orientar sobre como copiar a confirmação da entrega de documentos entre períodos. Siga o guia passo a passo abaixo

a) No menu superior do sistema, clique em Acadêmico > Processamentos e, em seguida, localize a coluna Geral. Clique na opção [copiar procedimentos de matrícula];

b) O sistema direcionará para a tela de copiar procedimentos de matrícula entre períodos;

c) Leia atentamente as orientações no quadrado azul. Para comodidade, copiamos as instruções para cá também

“Procedimentos de matrícula do período e série de destino devem ser exatamente os mesmos de origem.
O aluno deve estar ATIVO ou PRÉ-MATRICULADO apenas em uma turma OFICIAL no período de destino.
Os procedimentos de matrícula já criados para o aluno na turma destino NÃO serão substituídos.”

d) No campo período de origem, selecione a opção do período base que deve ser usado para enviar a confirmação de documentos entregues;

e) No campo período de destino, selecione a opção do período que receberá a confirmação de documentos entregues;

f) Logo abaixo, o sistema retorna todos os documentos (procedimentos de matrícula) listados para as séries. Marque as opções desejadas que a escola dispensa atualização anual ou, se preferir, clique no botão [marcar todos] para todos os documentos serem selecionados;

g) Feito isso, clique no botão [executar];

h) O sistema habilitará a janela com a mensagem “Confirmar a cópia entre o períodos selecionados? (Por ser processamento, o sistema não irá armazenar o histórico de ocorrência dos novos registros inseridos)”. Clique no botão [sim] e, em seguida, no botão [fechar];

Pronto! Você aprendeu como copiar a confirmação de entrega de documentos entre períodos.