Uma das operações mais importantes no sistema é realizar a matrícula, sendo o coração da escola. Aqui no Activesoft, você pode matricular o aluno com apenas alguns cliques, simplificando a organização e a gestão das turmas para garantir facilidade na rotina dos professores, além de registrar pedidos de transferência, trancamento ou cancelamento das matrículas pelos responsáveis.
O objetivo deste artigo é centralizar o passo a passo das principais operações realizadas pelo usuário (acesso administrativo) envolvendo a matrícula do aluno para o serviço com parceria Isaac.
1. Como matricular o aluno na turma?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a matricular o aluno na turma, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é concluir o cadastro do aluno, escolhendo a opção de matrícula normal. Em caso de dúvidas, consulte o tutorial aqui;
b) Após a conclusão do cadastro, você será levado para a tela detalhes do aluno, clique na guia turmas e depois no botão [+nova matrícula];
c) O sistema habilita a tela nova matrícula (matricular aluno em nova turma);
d) Na etapa para definir a turma, informe nos campos de período, curso, série, turma, situação do aluno na turma, informe os dados da enturmação do aluno, incluindo a data da matrícula que o responsável fechou;
Clique no botão [próximo] para continuar;
e) Na etapa do diário de classe, informe no campo data da primeira presença do aluno na nova turma, além da data que o aluno passará a assistir às aulas;
Nessa etapa, o preenchimento do campo é obrigatório para as escolas que possuem os diários de classe criados, pois assim, o aluno será incluído automaticamente neles. Entretanto, o preenchimento do campo é facultativo apenas para as escolas que faltam criar o diário de classe;
Clique no botão [próximo] para continuar;
f) Na etapa do procedimento de matrícula, a secretaria registra todos os documentos entregues durante a matrícula;
Todos os procedimentos de matrícula marcados como obrigatórios devem ser enviados, pois o Activesoft só permite ir para a próxima etapa após o envio do arquivo;
Os documentos não obrigatórios, podem ter a situação alterada para entregue, dispensado ou aguardando;
Clique no botão [próximo] para continuar;
g) Na etapa do plano de pagamento, escolha o plano entre as opções listadas no plano de pagamento que possua o vínculo com a forma de recebimento da isaac;
No campo aglutinação (é a opção de mesclar em um único títulos diferentes serviços), escolha a opção [não aglutinar]. A opção de aglutinar serviços é realizada somente após a confirmação do registro e diretamente lá na plataforma isaac.
No campo responsável financeiro, confira se o nome da pessoa está correta;
No campo tipo de responsável, valide o parentesco do responsável financeiro com o(a) aluno(a);
Se houver responsável secundário, valide e preencha os campos de responsável secundário e tipo de responsável secundário;
Clique no botão [próximo] para continuar;
h) A etapa de descontos é destinada a alunos com condições especiais de pagamento, como bolsas ou descontos nos títulos
Clique no botão [+novo desconto] para inserir o desconto diretamente no cadastro do aluno e será aplicado nos novos títulos no sistema;
Na seção detalhes do desconto, preencha os campos abaixo com o desconto alocado no aluno
Nome do desconto: Escolha entre a lista dos descontos, a opção que será alocado para os títulos do(a) aluno(a);
Data inicial - final: É o período referente ao faturamento dos títulos, geralmente, as escolas colocam do 1º mês após o pagamento da matrícula até dezembro/período;
Tipo do desconto: Escolha o tipo do cálculo do desconto entre percentual e valor para ser alocado nos títulos;
Valor: Informe o percentual ou valor (absoluto) para ser alocado no título;
Observação (opcional): É o campo destinado para registrar sobre a negociação do desconto com o responsável financeiro ou outras informações relevantes;
Clique no botão [salvar] para cadastrar o desconto. Clique no botão [próximo] para continuar;
i) Na etapa da simulação da cobrança, é possível validar todas as informações do plano de pagamento do aluno. No botão [operações], o sistema permite antes de concluir a matrícula do(a) aluno(a) realizar as alterações de alterar vencimento, forma de recebimento, aglutinação e descontos;
Clique no botão [próximo] para continuar;
j) Na última etapa (confirmação) do processo de matrícula, o sistema pode apresentar impedimentos financeiros ou acadêmicos do(a) aluno(a). Antes de concluir a matrícula, é necessário validar com a direção a confirmação ou autorização da enturmação do(a) aluno(a).
Por regra de negócio, o sistema apenas habilita a matrícula para alunos que não possuem impedimentos, caso esses sejam ativados. Ações a seguir conforme o status de impedimentos:
Para matrículas com impedimentos: Clique no botão [autorizar] para concluir a matrícula, após validação com a direção;
Para matrículas sem impedimentos: Clique no botão [confirmar] para concluir a matrícula;
Esses passos garantem que todos os processos sejam seguidos corretamente, mantendo a organização e o controle das matrículas no sistema Activesoft. Antes de fechar a tela no botão [fechar], selecione o contrato que será gerado para assinatura.
Pronto! Você aprendeu a matricular o aluno na turma.
2. Como trocar alunos entre turmas?
Para alterar o aluno na turma, é necessário realizar o procedimento de 2 etapas, acompanhe abaixo como fazer.
Na 1ª etapa, você precisa excluir a matrícula do aluno e cancelar todos os títulos com a situação isaac: em aberto ou isaac: aguardando. Em caso de dúvidas, consulte o nosso tutorial;
Já na 2ª etapa, você precisa realizar uma nova matrícula para a turma correta no período letivo. Para saber como fazer a operação, consulte o nosso guia passo a passo.
Pronto! Você aprendeu como trocar um aluno entre turmas.
3. Como gerar o plano de pagamento sem gerar um novo vínculo com a turma?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a gerar novos títulos sem gerar um novo vínculo com a turma. Antes de iniciar a operação, tenha certeza que o plano de pagamento possui valores atualizados para o serviço com parceira isaac. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Na tela detalhes do aluno, clique na guia turmas;
c) Na linha da turma do aluno, clique nos [três pontinhos (
d) Na seção selecione o plano de pagamento, escolha o plano correspondente a turma e serviço vinculado a série do aluno;
e) No campo data da matrícula, informe a data correta do vínculo com a turma;
f) No campo título de cobrança, selecione a opção [gerar novos títulos para esta cobrança] e depois clique no botão [próximo];
A aglutinação dos serviços nos títulos só podem ser realizadas após a confirmação do registro e diretamente lá na plataforma isaac.
g) Na tela cobrança por plano de pagamento, confira o resumo das parcelas: valores e descontos do aluno, clique no botão [gerar cobrança] e depois no botão [fechar];
h) Para conferir os títulos gerados, acesse a guia de cobranças no cadastro do aluno.
Pronto! Você gerou novos títulos de cobrança para o aluno com parceira isaac.
4. Como cancelar os títulos do aluno e manter a matrícula ativa?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a cancelar os títulos do aluno deixando a matrícula ativa na turma, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Na tela detalhes do aluno, clique na guia cobranças;
c) Na linha do primeiro título desejado, clique sobre o nome o número do título que será cancelado conforme a animação abaixo
d) Antes de prosseguir com a operação, tenha certeza que o título consta em situação isaac: aberto ao invés de isaac: liquidado;
e) Clique no botão [operações] e selecione a opção [cancelar título];
f) O sistema habilita a tela cancelar título, leia as orientações na seção cancelamento do contrato na plataforma isaac e apenas os títulos com a situação isaac: aberto serão cancelados;
g) No campo [cancelar cobranças a partir de qual parcela?], informe a parcela que será cancelada em diante, pois o cancelamento ocorre de maneira sequencial;
h) No campo motivo do cancelamento, informe o motivo do distrato com a escola e clique no botão [confirmar];
i) Você será direcionado para a tela cancelar título (cobranças que serão canceladas) para visualizar todas as parcelas que serão canceladas, clique no botão [confirmar] e depois no botão [fechar];
Pronto! Você cancelou os títulos, mas mantendo a turma do aluno.
5. Como cancelar a matrícula do aluno na turma?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a cancelar a matrícula do aluno na turma, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Na tela detalhes do aluno, clique na guia de turmas;
c) Na tela turmas, é possível ver todas as matrículas do aluno, clique sobre o nome da turma que o responsável solicitou o cancelamento da matrícula;
d) O sistema direciona você para a tela dados do vínculo;
e) Na tela dados do vínculo, clique na opção [alterar situação do aluno na turma];
f) O Activesoft habilita a janela alterar situação do aluno na turma;
No campo situação do aluno na turma, escolha entre as opções disponíveis (transferido, cancelado ou desistente), a situação que o aluno deverá ficar ao final da inativação da matrícula;
Após isso, o sistema habilita novos campos de preenchimento para deixar tudo registrado sobre a saída do aluno da escola;
No campo data da inativação, preencha com a data da última aula que o aluno frequentou na escola e assim a data será inserida automaticamente como data final para o(a) aluno(a) lá no diário de classe;
No campo motivo de inativação, escolha entre as opções da lista, o motivo (mudança de endereço, necessidade financeira, insatisfação, entre outros) que melhor se adequa à saída do aluno da escola;
No campo novo estabelecimento de ensino do aluno, o preenchimento é facultativo e permite informar o nome da nova escola que o aluno irá estudar;
No campo comentário, é possível inserir informações adicionais sobre o cancelamento dos títulos;
Na seção cancelamento do contrato na plataforma isaac, leia as orientações e apenas os títulos com a situação isaac: aberto serão cancelados;
No campo serviço, indique o lançamento (serviço) vinculado aos títulos que serão cancelados;
No campo [cancelar cobranças a partir de qual parcela?], informe a parcela que será cancelada em diante, pois o cancelamento ocorre de maneira sequencial;
No campo motivo do cancelamento, informe o motivo do distrato com a escola e clique no botão [confirmar];
Você será direcionado para a tela cancelar título (cobranças que serão canceladas) para visualizar todas as parcelas que serão canceladas, clique no botão [confirmar] e depois no botão [fechar];
Pronto! Você cancelou a matrícula do aluno e os títulos foram cancelados com exceção das parcelas já pagas.
6. Como excluir a matrícula do aluno em definitivamente?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a excluir a matrícula do aluno na turma, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Cancele todos os títulos gerados e vinculados à turma do aluno. Saiba mais aqui!
c) Após concluir o passo anterior, volte para a tela detalhes do aluno e clique na guia de turmas;
d) Na tela turmas, é possível ver todas as matrículas, clique sobre o nome da turma onde o aluno foi vinculado errado;
e) O sistema direciona você para a tela dados do vínculo;
f) Na tela dados do vínculo, clique no botão [operações da turma] e selecione a opção [excluir matrícula];
g) Você será direcionado para a tela excluir matrícula na turma, leia as orientações na seção entenda o que acontece durante a exclusão da matrícula e depois no botão [próximo];
h) Na próxima tela verificação para exclusão de matrícula, verifique o histórico da análise e depois clique no botão [próximo];
i) Após isso, o sistema direciona para a tela processando exclusão de matrícula, verifique o histórico do processamento e depois clique no botão [concluir];
Pronto! O vínculo do aluno com a turma foi excluído definitivamente.
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