Cadastrar novo aluno

O cadastro de um novo aluno no Activesoft é uma etapa fundamental para garantir que todas as informações acadêmicas, administrativas e de identificação estejam organizadas no sistema desde o primeiro contato com a escola. Esse processo é dividido em etapas, que incluem dados pessoais, endereço, dados complementares, informações censitárias, campos dinâmicos e, por fim, a definição da matrícula.

Neste artigo, você aprenderá, passo a passo, como realizar o cadastro completo de um aluno e como aproveitar funcionalidades que otimizam esse processo, como o cadastro rápido de responsáveis e a cópia de endereço para a ficha de filiação.

Passos para cadastrar novo aluno

1. No canto superior esquerdo selecione [Acadêmico]
2. No painel inicial clique em [Alunos] e em [Lista de alunos]

• Na tela [alunos], é possível visualizar a listagem de todos os alunos cadastrados por ordem alfabética;

3. No canto superior direito clique em [+ NOVO ALUNO];

Antes de iniciar a operação, é necessário validar o padrão com o líder do setor de cadastro ou de matrículas, pois muitas escolas trabalham com os dados digitados em caixa alta (MARIA), e outras preferem que as palavras iniciem apenas com a letra maiúscula (Maria). Estando validado, siga em frente!

No campo [nome], digite o nome completo do estudante. Se necessário, você pode abreviar os sobrenomes do meio

O campo [matrícula] é gerado automaticamente pelo sistema ao final da matrícula na turma e deixe o campo vazio (em branco);

Por padrão do sistema o campo nome civil é desabilitado, mas se o aluno possuir nome social, o parâmetro (possui diferença entre nome social e nome civil) deve ser ativado clicando no checkbox acima da opção Nome:

No campo [sexo], escolha entre as opções disponíveis [masculino ou feminino] para selecionar;

No campo [cor ou raça], escolha entre as opções disponíveis [não selecionar, amarela, branca, indígena, parda e preta] para selecionar;

No campo [data de nascimento], digite a data registrada na certidão de nascimento;

No campo [estado civi], escolha entre as opções disponíveis [(não informado), solteiro(a), casado(a), separado(a), divorciado(a), viúvo(a), união estável] para selecionar;

No campo [CPF], digite o número referente ao documento do estudante;

Nos campos [RG, órgão emissor, UF órgão emissor e data de emissão], preencha as informações conforme o documento de identidade;

O campo [senha] é bloqueado, pois após a matrícula, o aluno recebe o link para criar a senha de acesso ao portal;

Na seção [filiação e responsáveis], você preenche os campos [filiação 1, filiação 2, responsável financeiro e responsável pedagógico]. Pesquise o nome da pessoa e depois selecione o vínculo com o aluno no campo parentesco ao lado;

Se a pessoa não possuir cadastro no sistema, você pode usar o cadastro rápido:

1. Escreve o nome do responsável e clique na opção de criar:

2. Será exibido a tela de cadastro de responsável
3. Realize o preenchimento das informações(para preenchimento completo clique em [Mais]

Além dos campos padrão de filiação e responsáveis, é possível inserir mais responsáveis usando o botão [novo responsável]

1. Clique em [NOVO RESPONSÁVEL]
2.  Selecione a permissão do responsável(Filiação)
3. Clique em [Salvar] para finalizar

Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [Endereço];

2. Como cadastrar o endereço do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro do endereço do novo aluno e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção dos dados pessoais. Acompanhe o guia passo a passo

Na tela [endereço] (informações de domicílio habitual) será preenchido todas as informações do endereço onde o aluno resida;

Se o endereço a ser informado existe no sistema, você pode vincular usando o botão [pesquisar endereço já cadastrado];

1. Clique em [PESQUISAR ENDEREÇO JÁ CADASTRADO]
2. No campo de pesquisa, busque por logradouro, bairro ou complemento
3. Selecione o endereço e clique em [CONFIRMAR] para finalizar

Em caso de novo endereço, preencha os campos abaixo com CEP, cidade, logradouro, bairro e UF conforme o comprovante de residência que a família apresente, além de informar o telefone fixo no campo [telefone residencial];

Por padrão do sistema, o campo [ao alterar o endereço acima, o cadastro das pessoas abaixo será alterado] apenas será autopreenchido se o usuário utilizar a opção de vincular um endereço existente.

Após preencher todos os campos solicitados pela escola e obrigatórios, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [Dados complementares];

3. Como cadastrar os dados complementares do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados complementares do aluno e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção do endereço. Acompanhe o guia passo a passo

Na tela [dados complementares (registro dos documentos oficiais)] será preenchido todas as informações adicionais que a escola precisa registrar no cadastro do aluno também;

Ao ativar o parâmetro uso de imagem, os responsáveis do aluno autorizam a escola a usar a imagem do estudante em campanhas publicitárias ou documentos impressos;

O parâmetro estrangeiro é usado exclusivamente para os alunos nascidos em outro país, pois assim, não é necessário informar a naturalidade de estado;

Os campos [naturalidade, naturalidade de estado e nacionalidade], envolvem as informações geográficas do nascimento do aluno;

Na seção [registro do nascimento], informe os dados que constam na certidão de nascimento do aluno nos campos abaixo com [número/matrícula, livro, folha, data de registro e cartório];

Na seção [ensino médio], os campos [estabelecimento de ensino e ano conclusão] são direcionados para alunos do ensino médio;

Na seção [título eleitoral], os campos [número, data de expedição, zona, seção, cidade e UF] são destinados para inserir as informações do respectivo documento;

Use o parâmetro [quitação eleitoral] para indicar que o aluno esteja adimplente com a justiça eleitoral após apresentar a declaração de quitação;

Na seção [outros dados], os campos [RU (registro único), registro do aluno (RA), identidade estudantil, certidão reservista, ano conclusão, religião, nº passaporte, código INEP (para o censo escolar), n° da pasta física do aluno, estabelecimento de ensino anterior, forma de entrega de documento (solicitados na matrícula)]. Além do n° NIS para programas sociais do governo federal, o preenchimento é facultativo, mas obrigatório em caso da escola julgar necessário;

Após preencher todos os campos solicitados pela escola, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [Dados censitários];

4. Como cadastrar os dados censitários do aluno?

O tutorial a seguir foi construído para ensinar o cadastro dos dados censitários do aluno e deve ser realizado somente após a conclusão da etapa de inserção dos dados complementares. Acompanhe o guia passo a passo

a) Na tela [dados censitários (dados de recenseamento demográfico)] será preenchido todas as informações atreladas ao censo demográfico no cadastro do aluno também;

b) Nos campos [nacionalidade, país de origem, possui alguma deficiência e necessita de recursos em sala de aula], preencha com as informações corretas, o preenchimento é facultativo, mas obrigatório em caso da escola julgar necessário;

Após preencher todos os campos solicitados pela escola, prossiga para a próxima tela, clicando no botão [google for education];

5. Como visualizar as informações sobre a integração com o google for education?

Nesta etapa, deixe todos os campos vazios (em branco), a guia é apenas para visualizar os dados sobre a integração do google for education, e será consultado após a configuração do recurso para as aulas online. Prossiga para a próxima tela, clicando no botão [campos dinâmicos];

6. Como preencher os campos dinâmicos?

Na última etapa do cadastro, temos os campos dinâmicos utilizados para contemplar mais informações que não foram solicitados nas etapas anteriores e a escola precisa para ações futuras. Para cadastrar novos campos e disponibilizar nessa guia, clique aqui!

Para finalizar a operação, clique no botão [salvar] e o sistema habilita a janela aluno sem matrícula para ser indicado como a matrícula (normal, temporária ou selecionar) será gerada pelo sistema. Entenda as diferenças aqui!

Após escolher o tipo da matrícula, o Activesoft apresenta a mensagem “cadastro realizado com sucesso. Deseja efetuar a enturmação agora?” e clique em:

Sim: Você será levado para a área de matrículas (clique aqui para conhecer o nosso tutorial de matrículas); ou

Não: Apenas o cadastro será concluído no sistema;

Pronto! Você aprendeu a cadastrar novos alunos no seu Activesoft e prossiga para realizar a matrícula aqui.

7. Como realizar a cópia do endereço do aluno para o cadastro da filiação ou responsável?

Após concluir o cadastro do aluno, é possível copiar o endereço para os cadastros da filiação e responsáveis.

a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como fazer aqui!

b) Aguarde o sistema carregar o cadastro do aluno pesquisado e na tela detalhes do aluno, clique no botão [editar] ao final da página;

c) Na seção [filiação e responsáveis], localize o campo que receberá o endereço do cadastro do aluno e clique na opção [copiar endereço]

d) O sistema habilita a mensagem “deseja mesmo continuar com a operação?” e clique no botão [sim];

e) Após isso, aparece a mensagem de confirmação “endereço copiado com sucesso”, clique no botão [fechar] e depois [salvar] para concluir a operação;

Depois você pode conferir diretamente no cadastro do responsável, o endereço copiado por meio do acesso rápido e depois na seção [endereço]. 

Prontinho ❤️! Agora você já sabe como cadastrar um novo aluno no Activesoft, desde o preenchimento de dados básicos até as etapas complementares, garantindo um registro completo e alinhado com as necessidades da sua instituição.
Além disso, aprendeu como copiar o endereço do aluno para os responsáveis e como iniciar a matrícula logo após a conclusão do cadastro.
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