7. Como enviar frequência para a planilha de notas

Esta operação consiste em enviar o total de Aulas dadas e Faltas para a Planilha de Notas, na Fase de nota selecionada, com base na quantidade de apurações realizadas por aluno e de faltas no período calculado.

Ou seja, na prática, o SIGA vai contar quantas aulas houve e lançar esta informação no campo de Aulas dadas e quantas apurações do tipo “Falta” os alunos possuem, para enviar para o campo Faltas.

A rotina de uso recomendada é que este processamento seja realizado quando for concluída uma Fase de nota (bimestre, trimestre, etc.). Para realizar a operação acesse “Frequência > Enviar frequência para a planilha de notas”.

Informações sobre os campos:

1. Sigla da turma:
   • Não utilize este campo para refinar a busca, pois ele será preenchido automaticamente se for definida somente uma turma, portanto é normal se permanecer em branco
2. Período:
   • Determina para qual período ou ano letivo as Aulas dadas e Faltas serão enviadas, por exemplo, 2015, 2015.2, etc.;
   • A realidade de uso mais comum deste filtro é buscando apurações no período corrente, e por isso o período mais recente é sugerido ao abrir esta tela.
3. Curso
   • Este filtro deve ser utilizado para serem exibidas as séries vinculadas ao curso, e então uma seja selecionada.
4. Série/Esporte
   • Deve ser selecionada a Série que irá receber os dados de frequência. Este processamento precisa ser realizado para cada série porque as Grades curriculares e Fases de nota podem ser diferentes entre séries.
5. Turma
   • Serve para limitar o processamento somente a uma turma da série selecionada, por exemplo: A – Manhã;
   • Também é possível enviar a frequência para a planilha de todas as turmas da série.
6. Fase de nota
   • Determina para qual Fase de nota as Aulas dadas e Faltas serão enviadas, por exemplo, “1º Trimestre”;
   • É necessário selecionar uma fase de nota porque a frequência apurada é referente somente àquele período do ano, portanto é a realidade só daquele período.
7. Intervalo de data
   • A definição do intervalo de data desta operação é crucial para a resolução do cálculo de Aulas dadas e Faltas que serão enviadas para a Planilha, com base na quantidade de apurações que foram realizadas neste intervalo e no total de faltas;
   • Caso a Fase de nota selecionada possua os campos “Data inicial das aulas” e “Data final das aulas” preenchidos eles serão sugeridos no intervalo de data, mas podem ser alterados pelo operador, se necessário.
8. Disciplinas que devem ser totalizadas
   • Neste campo selecione as disciplinas de destino, elas serão as que vão receber os registros de frequência;
   • No cenário convencional de uso desta ferramenta todas as disciplinas devem ser selecionadas, e a justificativa é que durante naquela Fase de nota foram ministradas aulas de todas as disciplinas.

Após selecionar os dados que serão enviados para a Planilha de notas clique em “Próximo”. A tela seguinte irá exibir os seguintes dados: 

• Turma
  • Como o processamento pode ser envolver mais de uma turma ao mesmo tempo, esta coluna indica a turma daquele registro.
• Disciplina
  • Exibe a disciplina que irá receber aqueles dados de frequência.
• Aluno
  • Nome do aluno.
• Aulas (Apuração)
  • Quantidade aulas apuradas.
• Faltas (Apuração)
  • Quantidade de faltas apuradas. Lembrando que a Apuração “Atraso” é considerada como “Presença”, para fins de Planilha de notas.
• Aulas (Planilha de notas)
  • Quantidade de aulas na Planilha de notas antes do processamento.
• Faltas (Planilha de notas)
  • Quantidade de faltas na Planilha de notas antes do processamento.
• Confirmadas?
  • Indica se aquele registro na Planilha já está confirmado.

Nesta etapa confira o resultado da Apuração que será enviado, selecione os alunos que receberão na Planilha de notas as aulas dadas e faltas e especifique se neste processamento a Planilha de notas será ou não confirmada.

Para selecionar os alunos utilize os quadros localizados no lado esquerdo da tabela ou a opção “Marcar/desmarcar todos”. Normalmente serão todos os alunos. Após confirmar o resultado da apuração, clique em “Próximo”.

Na próxima tela o sistema ainda permite, antes de iniciar o processamento, definir critérios de preenchimento de dados de frequência na planilha e confirmação de notas.   

Explicando cada campo:

• Efetuar a confirmação após o processamento?
  • Sim, efetuar a confirmação: deve ser utilizada esta opção quando a Escola desejar confirmar a Planilha de notas depois de enviar os dados neste processamento;
  • Não, manter os registros não confirmados: quando a Planilha de notas não tiver que ser confirmada automaticamente pelo sistema após o processamento;
• Quais registros devem ser alterados?
  • Apenas não digitados: marcando esta opção o sistema só irá enviar os registros de frequência se eles estiverem em branco no seu destino, na Planilha de notas;
  • Apenas digitados e não confirmados: com esta opção marcada o sistema irá processar somente quando na planilha os registros estiverem digitados, mas não confirmados;
  • Aplicar em todos: com esta alternativa selecionada os registros de frequência serão enviados para toda a Planilha de notas, independente de situação de digitação e confirmação.

Após definir os critérios de exportação dos registros clique em “Executar”. O sistema fará o processamento e irá exibir informações sobre o progresso do envio dos dados. Ao término da operação clique em “Reiniciar” para voltar para a tela inicial, onde estarão mantidos os filtros desta operação ou em “Concluir” para fechar a janela.

Na figura abaixo, repare que o sistema computou 58 registros processados e 13 com erro, e esses com erros não foram processados.

Neste caso, o erro identificado foi que o aluno não possui nenhuma nota digitada naquela disciplina e fase de nota, logo, não é possível confirmar seu registro na planilha após o processamento.

Não se trata de um erro do sistema, está correto, pois ele não está permitindo realizar uma confirmação de nota de forma indevida. No entanto, os registros que não tiveram problemas identificados são processados normalmente.