Perguntas frequentes sobre a funcionalidade da assinatura eletrônica

O guia de perguntas frequentes sobre a assinatura eletrônica foi criado especialmente para você! Neste espaço, encontre respostas claras e objetivas para as dúvidas mais comuns relacionadas à funcionalidade. Escolha uma das seções abaixo

1. Funcionalidade
2. Funcionamento
3. Benefícios
4. Contratação & Cobranças
5. Assinaturas
6. Situações do contrato
7. Alterações no contrato

1. Funcionalidade

a) O que é a funcionalidade da assinatura eletrônica? 

É a possibilidade do responsável financeiro assinar eletronicamente os documentos solicitados pela escola, incluindo o contrato de matrícula, por meio da Clicksign, especialista na área. A funcionalidade oferece praticidade, rapidez, conveniência e validação jurídica [saiba mais].

b) O responsável financeiro consegue imprimir a 2ª via do contrato?

Sim. O contrato está disponível para impressão somente após a assinatura de todos os signatários no portal.

2. Funcionamento

a) Como funciona a assinatura eletrônica?

O contrato é parametrizado e gerado a partir do seu Activesoft. A assinatura é realizada pela Clicksign por meio de e-mail. O documento é enviado para o responsável financeiro, que o assina usando um token de autenticação (um código de 6 letras aleatórias). Após todas as assinaturas, o documento é reenviado por e-mail com um Log (retorno) detalhado do histórico das assinaturas.

b) O responsável financeiro optou por fazer a matrícula presencial. É possível enviar o contrato por e-mail?

Sim. O aluno precisa ter a situação na turma de origem vinculada a configuração da funcionalidade [saiba mais].

3. Benefícios

a) Quais os benefícios ao contratar a funcionalidade?

• Validade jurídica;
• Automatização dos processos;
• Redução de custos com impressão;
• Maior segurança no armazenamento dos contratos;
• Integração automática com o sistema Activesoft;
• Entre outros.

b) É possível ter a funcionalidade por um período de demonstração?

Sim. A escola pode testar a funcionalidade e suas configurações com até 5 contratos disponíveis.

4. Contratação & Cobranças

a) Qual a despesa ao contratar essa funcionalidade para minha escola? 

Não há despesas de implantação ou configuração. A cobrança é feita por contrato totalmente assinado no mês anterior ao pagamento. Quanto maior a quantidade de documentos assinados, menor a tarifa.

b) Quais as tarifas de cobrança por quantidade de contrato assinado? 

c) A cobrança dos contratos assinados eletronicamente será acrescida ao valor pago do meu contrato com a Activesoft?

Não. Os valores são cobrados no mês seguinte ao uso da funcionalidade. O vencimento padrão é todo dia 10/mês em um boleto separado da licença de uso do sistema.

5. Assinaturas

 a) A escola ou o responsável financeiro precisam de um sistema, ou App específico para acessar o contrato?

Não. Apenas acesso à internet é necessário, podendo ser feito por celular, tablet ou computador. Todo o processo de assinatura é realizado por e-mail [saiba mais].

b) Os responsáveis precisam ter certificado digital (e-CPF)?

Não. É usada a assinatura eletrônica da Clicksign, que valida o signatário através do e-mail.

c) Qual prazo para assinar os documentos com a assinatura eletrônica?

O prazo é de até 30 dias corridos a partir da data de emissão do documento. O responsável financeiro é alertado a cada 3 dias corridos até o prazo máximo, indicando que há um documento pendente para assinar.

d) Qual a sequência do envio do contrato para os signatários?

• Responsável financeiro (contratante);
• Testemunhas 1 e 2 (se houver);
• Contratado (responsável por assinar pela escola, somente pessoa física)) [saiba mais].

⚠️ATENÇÃO

O sistema envia o contrato para a assinatura do responsável e, se ele o assina dentro de três dias, o fluxo segue normalmente. Porém, quando a assinatura não é realizada nesse prazo, o Clicksign envia um lembrete automaticamente a todos os signatários pendentes a cada três dias, incluindo a escola. 

e) Consigo desativar o lembrete de assinaturas pendentes para novos contratos? 

Sim, desde o dia 01/11/24, implementamos a funcionalidade que permite definir se a escola deseja receber lembretes a cada 3 dias sobre assinaturas pendentes.

 ⚠️  Lembre-se, essa configuração será válida apenas para novos documentos criados após a definição. 

Por exemplo, se você optar por não receber lembretes, os documentos já gerados anteriormente continuarão com os lembretes ativos, mas os novos documentos seguirão a nova configuração, sem lembretes.

Aqui vai os passos para a definição desse parâmetro

[Administrativo >  Configurações > Contratos > Parâmetros dos Contratos > Editar >  Selecione a opção “Enviar e-mail de lembrete para as assinaturas eletrônicas pendentes a cada 3 dias?” > Salvar ]

f) Qual o horário automático para o envio dos contratos por dia?

O envio automático ocorre diariamente às 06h da manhã e não pode ser alterado, seguindo a regra de negócio.

EXEMPLO 1: Os contratos da turma do 7º ano foram gerados no final do expediente do dia 12/08/2024. Os documentos serão enviados somente amanhã às 06h?

Sim, o envio automático ocorre no horário padrão. Para envio no mesmo dia, use a opção da tela de configurações.

[Administrativo >  Configurações > Contratos > Parâmetros dos Contratos > Clique no botão [enviar notificação em lote imediatamente] e, em seguida, escolha a opção para o envio (contratados ou contratantes);

EXEMPLO 2: Consigo enviar os contratos a qualquer horário? Se for emitida alguma mensagem de impedimento ou erro no envio do contrato, o que posso fazer?

Sim, você consegue enviar os contratos a qualquer momento, para isso acesso o menu:

[Administrativo >  Configurações > Contratos > Lista de contratos > Clique no botão de ações [Tentar envio/confirmação novamente].

Caso seja exibido alguma mensagem de erro no envio do contrato você pode tentar sincronizar os documentos, acesse:

[Administrativo >  Configurações > Contratos > Lista de contratos (Aplique os filtros e clique em consultar para que sejam exibidos os contratos que serão sincronizados) > Clique no botão de ações [Sincronizar os documentos selecionado].

g) Como acompanhar os contratos gerados, enviados e aguardando assinatura eletrônica dos signatários?

No Activesoft, é possível acompanhar os contratos gerados a partir da assinatura eletrônica por meio de algumas telas específicas

👉Tela de Contratos

• Acesse [Administrativo > contratos > Lista de Contratos]. Use os filtros para buscar as informações desejadas conforme a imagem abaixo

• É possível imprimir o relatório geral na guia de [modo relatório];

👉Tela de Dashboards

• Acesse [Administrativo > contratos > Dashboards de Contratos].. Utilize o gráfico para verificar a quantidade de contratos assinados nos últimos 30 dias

👉Tela da fila para geração de contratos

• Acesse  [Administrativo > contratos > Fila para geração de contrato]. Acompanhe a situação do processamento dos contratos.

6. Situações do contrato

a) Quais as situações que o contrato pode apresentar?

• Contrato gerado: Situação inicial após gerar individualmente ou em lote;
• Aguardando assinatura: Situação intermediária indicando que os envolvidos precisam assinar;
• Assinado eletronicamente: Situação final após todas as partes assinarem;
• Aceito eletronicamente:  Indica que o responsável financeiro aceitou os documentos durante a renovação do vínculo pela matrícula online;
• Contrato cancelado: Indica que o contrato foi cancelado manualmente;
• Contrato cancelado (tempo limite): Indica o cancelamento automático pelo sistema após 30 dias;
• Falha ao enviar: Indica que o contrato foi gerado, mas não enviado devido à instabilidade;

7. Alterações do contrato

a) Como alterar informações no contrato quando ele for assinado eletronicamente e houver erros de digitação nos valores das parcelas?

Se o contrato estiver na situação assinado eletronicamente, ele não pode ser cancelado ou excluído. O documento permanecerá vinculado à matrícula do aluno. Para corrigir erros, é necessário gerar um contrato aditivo [saiba mais].

b) Como alterar informações no contrato com a situação de aguardando assinatura e houver erros de digitação nos valores das parcelas?

Se o contrato estiver na situação aguardando assinatura, é permitido cancelar o documento. Atualize as informações e gere um novo contrato para vincular à turma.

Esperamos que este guia de perguntas frequentes sobre a funcionalidade da assinatura eletrônica no Activesoft tenha esclarecido suas dúvidas e auxiliado na compreensão do uso desta funcionalidade.

Caso precise de mais informações ou tenha outras dúvidas, acesse nossos tutoriais na Central de Ajuda ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento pelo canal de suporte. Estamos aqui para garantir que sua experiência com o Activesoft seja a melhor possível.

Próximo tema da série contratos e termos: contrato aditivo

Prontinho ❤️! Agora você já tem à disposição um guia completo de perguntas frequentes sobre a funcionalidade de assinatura eletrônica no Activesoft. Esperamos que ele tenha esclarecido suas principais dúvidas e facilitado o uso dessa ferramenta tão importante para a gestão de contratos escolares.

Se ainda restarem questões ou se você quiser se aprofundar em algum ponto, continue navegando pelos nossos tutoriais na Central de Ajuda ou fale com nossa equipe de suporte. Estamos prontos para te ajudar no que for necessário 😉

📌 Próximo tema da série "Contratos e Termos": [Contrato aditivo] – como corrigir ou complementar informações em contratos já assinados. Não perca!