Uma das operações mais importante no sistema é realizar a matrícula, sendo o coração da escola. E aqui no Activesoft, você matricula o aluno com apenas alguns cliques, simplificando a organização e gestão das turmas para garantir facilidade na rotina dos professores.
Entretanto, a escola pode receber também, pedidos de transferências, trancamento ou cancelamento das matrículas pelos responsáveis, os motivos podem variar e vão desde a mudança de cidade até questões financeiras que impedem o contínuo pagamento das mensalidades. Nesse cenário, agrupamos o passo a passo das principais operações envolvendo a matrícula do aluno neste tutorial.
1. Como matricular o aluno na turma?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a matricular o aluno na turma, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é concluir o cadastro do aluno, escolhendo a opção de matrícula normal. Em caso de dúvidas, consulte o tutorial aqui;
b) Após a conclusão do cadastro, você será levado para a tela detalhes do aluno, clique na guia turmas e depois no botão [+nova matrícula];
c) O sistema habilita a tela nova matrícula (matricular aluno em nova turma);
d) Na etapa para definir a turma, informe nos campos de período, curso, série, turma, situação do aluno na turma, informe os dados da enturmação do aluno, incluindo a data da matrícula que o responsável fechou;
Clique no botão [próximo] para continuar;
e) Na etapa do diário de classe, informe no campo data da primeira presença do aluno na nova turma, a data que o aluno passará a assistir às aulas;
Nessa etapa, o preenchimento do campo é obrigatório para as escolas que possuem os diários de classe criados, pois assim, o aluno será incluído automaticamente neles. Entretanto, o preenchimento do campo é facultativo apenas para as escolas que faltam criar o diário de classe;
Clique no botão [próximo] para continuar;
f) Na etapa do procedimento de matrícula, a secretaria registra todos os documentos entregues durante a matrícula;
Todos os procedimentos de matrícula marcados como obrigatórios devem ser enviados, pois o Activesoft só permite ir para a próxima etapa após o envio do arquivo;
Os documentos não obrigatórios, podem ter a situação alterada para entregue, dispensado ou aguardando;
Clique no botão [próximo] para continuar;
g) Na etapa do plano de pagamento, escolha o plano entre as opções listadas no plano de pagamento referente a nova série do aluno com os valores atuais;
No campo aglutinação (é a opção de mesclar em um único títulos diferentes serviços), escolha a opção [não aglutinar];
No campo responsável financeiro, confira se o nome da pessoa está correta;
No campo tipo de responsável, valide o parentesco do responsável financeiro com o(a) aluno(a);
Se houver responsável secundário, valide e preencha os campos de responsável secundário e tipo de responsável secundário;
Clique no botão [próximo] para continuar;
h) A etapa de descontos é exclusiva para alunos que possuem condições especiais de pagamentos em favor de alguma bolsa ou desconto nos títulos;
Clique no botão [+novo desconto] para inserir o desconto diretamente no cadastro do aluno e será aplicado nos novos títulos no sistema;
Na seção detalhes do desconto, preencha os campos abaixo com o desconto alocado no aluno
Nome do desconto: Escolha entre a lista dos descontos, a opção que será alocado para os títulos do(a) aluno(a);
Data inicial - final: É o período referente ao faturamento dos títulos, geralmente, as escolas colocam do 1º mês após o pagamento da matrícula até dezembro/período;
Tipo do desconto: Escolha o tipo do cálculo do desconto entre percentual e valor para ser alocado nos títulos;
Valor: Informe o percentual ou valor (absoluto) para ser alocado no título;
Observação (opcional): É o campo destinado para registrar sobre a negociação do desconto com o responsável financeiro ou outras informações relevantes;
Clique no botão [salvar] para cadastrar o desconto. Clique no botão [próximo] para continuar;
i) Na etapa da simulação da cobrança, é possível validar todas as informações do plano de pagamento do aluno. No botão [operações], o sistema permite antes de concluir a matrícula do(a) aluno(a) realizar as alterações de alterar vencimento, forma de recebimento, aglutinação e descontos;
Clique no botão [próximo] para continuar;
j) Na última etapa (confirmação) do processo de matrícula, o sistema pode apresentar impedimentos financeiros ou acadêmicos do(a) aluno(a). Antes de concluir a matrícula, é necessário validar com a direção a confirmação ou autorização da enturmação do(a) aluno(a).
Por regra de negócio, o sistema apenas habilita a matrícula para alunos que não possuem impedimentos, caso esses sejam ativados. Ações a seguir conforme o status de impedimentos:
Para matrículas com impedimentos: Clique no botão [autorizar] para concluir a matrícula, após validação com a direção;
Para matrículas sem impedimentos: Clique no botão [confirmar] para concluir a matrícula;
Esses passos garantem que todos os processos sejam seguidos corretamente, mantendo a organização e o controle das matrículas no sistema Activesoft. Antes de fechar a tela no botão [fechar], selecione o contrato que será gerado para assinatura.
Pronto! Você aprendeu a matricular o aluno na turma.
2. Como matricular o aluno no itinerário formativo?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a matricular o aluno no itinerário formativo e antes de iniciar, o estudante precisa está matriculado previamente em alguma série do curso do ensino médio. Acompanhe o guia passo a passo
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Na tela detalhes do aluno, clique na guia de turmas;
c) Na tela turmas, localize e clique no botão [+ novo itinerário];
d) O sistema direciona você para a tela novo itinerário formativo;
e) Marque todas as caixinhas das turmas ou trilhas que o aluno vai cursar conforme a animação abaixo
f) Feito isso, clique no botão [matricular] e depois no botão [fechar];
Utilize o botão [+ nova matrícula] para voltar a tela de matrículas dos itinerários formativos e fazer a operação novamente. Pronto! Você aprendeu a matricular o aluno em um novo itinerário formativo.
3. Como cancelar a matrícula do aluno na turma?
Neste tutorial, vamos te ajudar a inativar a matrícula do aluno na turma. Acompanhe a operação completa abaixo, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório.
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Na tela detalhes do aluno, clique na guia de turmas;
c) Na tela turmas, é possível ver todas as matrículas do aluno, clique sobre o nome da turma que o responsável solicitou o cancelamento da matrícula;
d) O sistema vai direcionar você para a tela dados do vínculo;
e) Na tela dados do vínculo, clique na opção [alterar situação do aluno na turma];
f) O Activesoft habilita a janela alterar situação do aluno na turma;
No campo situação do aluno na turma, escolha entre as opções (transferido, cancelado ou desistente) a situação que o aluno deverá ficar ao final da inativação da turma;
Após isso, o sistema vai habilitar novos campos de preenchimento para deixar tudo registrado sobre a saída do aluno da escola;
No campo data da inativação, preencha com a data da última aula que o aluno frequentou na escola e assim a data será inserida automaticamente como data final para o(a) aluno(a) lá no diário de classe;
No campo motivo de inativação, escolha entre as opções da lista, o motivo (mudança de endereço, necessidade financeira, insatisfação entre outros) que melhor se adequa à saída do aluno da escola;
No campo novo estabelecimento de ensino do aluno, o preenchimento é facultativo e permite informar o nome da nova escola que o aluno irá estudar;
No campo comentário, é possível inserir informações adicionais que não foram informadas. Exemplo: O responsável XYZ pagará a multa rescisória do contrato e demais parcelas mensalidades, o responsável fez acordo para negociar os débitos em atraso, entre outros;
Clique no botão [confirmar] para concluir a operação;
Além de alterar a situação do aluno na turma, é possível cancelar os títulos com situação em aberto. Se desejar, marque os títulos que serão cancelados ou clique no botão [prosseguir] para continuar sem cancelar os boletos;
Antes de concluir a operação, o Activesoft mostra a mensagem de alerta:
“O aluno XXX possui frequência em data posterior à data de inativação (XX/XX/XXXX). Deseja excluir as frequências deste aluno após a data acima para prosseguir com a inativação?”
Leia a mensagem acima e só depois clique no botão [excluir];
Se os(as) professores(as) registrarem a frequência após a data da saída do(a) aluno (a), os registros serão excluídos para deixar o diário de classe organizado para conclusão e o nome do(a) aluno(a) não aparecer na chamada para eles(as). Pronto! Você aprendeu a cancelar a matrícula do aluno na turma.
4. Como excluir a matrícula do aluno em definitivo?
Neste tutorial, vamos te ajudar a excluir a matrícula do aluno em definitivo. Acompanhe a operação completa abaixo, os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório.
Este passo a passo deve ser usado apenas para excluir alunos de teste ou para alunos matriculados incorretamente nas turmas.
a) O primeiro passo é localizar o cadastro do aluno e você pode usar o acesso rápido. Acompanhe como acessar aqui!
b) Cancele todos os títulos gerados e vinculados para a turma do aluno. Saiba mais aqui!
c) Após concluir o passo anterior, volte para a tela detalhes do aluno e clique na guia de turmas;
d) Na tela turmas, é possível ver todas as matrículas, clique sobre o nome da turma onde o aluno foi vinculado errado;
e) O sistema direciona você para a tela dados do vínculo;
f) Na tela dados do vínculo, clique no botão [operações da turma] e selecione a opção [excluir matrícula];
g) Você será direcionado para a tela excluir matrícula na turma, leia as orientações na seção entenda o que acontece durante a exclusão da matrícula e depois no botão [próximo];
Na próxima tela verificação para exclusão de matrícula, verifique o histórico da análise e depois clique no botão [próximo];
⚠ ATENÇÃO: Se apresentar pendências nos títulos do aluno como o da imagem acima, é necessário cancelar os mesmo. Siga esses passos: Ver títulos > cobranças > selecione os títulos em aberto > operações em lote > cancelar título > adicione o motivo > confirmar.
h) Regularizando todas as pendências, basta retornar a tela do cancelamento e clicar em atualizar;
i) Após isso, o sistema direciona para a tela processando exclusão de matrícula, verifique o histórico do processamento e depois clique no botão [concluir];
Pronto! O vínculo do(a) aluno(a) com a turma foi excluído definitivamente.
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