Como inativar enturmações em lote
Aprenda a usar o processamento acadêmico para inativar, em lote, matrículas não efetivadas após o período de matrículas.
O processamento acadêmico para inativar enturmações em lote é um recurso disponibilizado pelo Activesoft, disponível no módulo da secretaria, cujo objetivo é tratar as matrículas que não foram efetivadas após o período de matrículas da sua escola. Os campos identificados com o (*) são de preenchimento obrigatório.
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Acessando o processamento de inativação
O primeiro passo é acessar a tela do processamento no módulo acadêmico.
- Acesse [Acadêmico Controle Acadêmico Inativar Enturmação em lote];
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Selecionando os alunos (1ª etapa)
Na seção de selecionar os alunos, filtre a turma de origem e consulte os alunos a serem processados.
- Preencha o [período], [curso], [série], [turma] e a [situação do aluno na turma de origem] (a situação em que o aluno provavelmente se encontra após a promoção dos alunos por série);
- Após concluir o preenchimento dos campos, clique no botão [Consultar]. O sistema carregará todos os alunos que se encontram com a situação de turma no período, curso, série e turma selecionados;
- Marque as caixas de seleção dos nomes dos alunos que terão suas matrículas canceladas no novo período letivo;
- Clique no botão [Próximo];
Os campos de curso, série e turma podem ser selecionados com opções específicas (por exemplo: Curso Ensino Fundamental, Série 1º ano e Turma 1º ano A - Manhã) ou deixar a opção "todas" marcada para realizar o processamento de forma mais abrangente.
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Definindo as opções de processamento (2ª etapa)
Na seção de opções de processamento, defina o que o processamento deverá realizar para os alunos selecionados.
Não esqueça de ativar os passos desejados para que o processamento acate as ordens definidas.
| Passo | Obrigatoriedade | O que fazer |
|---|---|---|
| 1 — Selecionar operação | Obrigatório | Escolha entre [Excluir o vínculo do aluno na turma] (o vínculo com a turma do novo período letivo é excluído, mas o cadastro com os dados do aluno permanece) ou [Alterar situação do aluno na turma] (a situação do aluno na turma pode ser alterada de pré-matrícula para cancelado/desistente, por exemplo). |
| 2 — Cancelar cobrança | Facultativo | Cancela os títulos de cobrança vinculados ao aluno e à turma, permitindo tratar as cobranças já geradas sem ter a confirmação da permanência do aluno na escola para o novo período letivo. |
| 3 — Enviar e-mail | Facultativo | Envia uma comunicação aos responsáveis financeiros vinculados ao cadastro dos alunos que terão o vínculo com a turma inativado. É necessário indicar o remetente (e-mail da escola) para assinar o disparo da comunicação. Se a opção for desmarcada, os responsáveis não receberão a comunicação. |
Para que o cancelamento dos títulos (Passo 2) ocorra, é necessário atender aos requisitos abaixo:
- A situação do título deve ser igual a em aberto;
- O título de cobrança deve possuir apenas o lançamento simples do serviço da série, sem serviços adicionais (por exemplo: livros, almoço), ou seja, não deve haver aglutinação de 2 ou mais serviços no título;
- A data do cancelamento do título deve ser igual à data do faturamento, para não ocorrer divergências nas operações financeiras e contábeis da escola;
- Após concluir todas as seleções, clique no botão [Processar] para seguir com a finalização do processamento;
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Processando e visualizando o resumo (3ª etapa)
Na última seção do processamento, o Activesoft exibirá o resultado da operação realizada.
Na última seção de processamento (3ª etapa), o Activesoft trará o resumo da operação, indicando os nomes dos alunos que tiveram a exclusão ou a troca da situação na turma alterada. Caso ocorra algum impedimento na operação, a tela também mostrará o resumo com essas informações.
Pronto! Você aprendeu como inativar enturmações em lote no Activesoft.
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