Como cadastrar e copiar procedimentos de matrícula
Gerencie os documentos e requisitos exigidos na matrícula, e reutilize-os entre períodos e séries.
Você vai aprender a cadastrar um novo procedimento de matrícula (um documento ou requisito exigido do aluno ou responsável) e a reutilizá-lo de três formas: copiando entre períodos, copiando entre séries, ou copiando apenas a confirmação de que o documento já foi entregue, sem duplicar o cadastro.
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Como acessar
- Selecione o menu [Administrativo]
- Acesse [Configurações > Novo ano letivo] e selecione a opção [Procedimentos de matrícula]
Cadastrar um novo procedimento de matrícula
Cada procedimento representa um documento ou informação que deve ser apresentada pelo aluno ou responsável, como certidão de nascimento, CPF, RG, comprovante de residência ou histórico escolar.
- Clique em [+ Novo procedimento] e preencha os campos conforme a tabela abaixo
- Após o preenchimento dos dados, clique em [Salvar] para gravar o procedimento
Pronto! O novo procedimento de matrícula foi cadastrado e já pode ser exigido dos alunos ou responsáveis.
Copiar os procedimentos entre períodos
Replica os procedimentos de matrícula de um período letivo para outro, evitando recadastros manuais e agilizando a preparação do próximo ano letivo.
- Clique em [Operações] e selecione a opção [Copiar procedimentos entre períodos]
- Clique em [Consultar] para listar os procedimentos e selecione os que serão copiados
- Clique no botão [Copiar procedimentos selecionados] para efetuar a cópia
- Aguarde a mensagem informando que o processamento ocorreu com sucesso e clique em [Fechar]
Use o filtro de Curso para localizar mais rapidamente os procedimentos quando o período de origem tiver muitos cadastros.
Copiar os procedimentos entre séries
Copia procedimentos de matrícula de uma série para outra, mantendo os mesmos documentos exigidos sem necessidade de novo cadastro.
- Clique em [Operações] e selecione a opção [Copiar procedimentos entre séries]
- Clique em [Selecionar destino] para confirmar a seleção
- Clique em [Copiar] para finalizar a operação
- Se já houver procedimentos cadastrados no destino, o sistema solicitará que você escolha entre manter os registros existentes, substituí-los pelos procedimentos copiados ou manter ambos os conjuntos de procedimentos
Ao copiar procedimentos para um destino que já possui cadastros, avalie com atenção a opção escolhida (manter, substituir ou manter ambos), pois ela impacta diretamente os documentos exigidos dos alunos já matriculados.
Copiar a confirmação de entrega de documentos entre períodos
Alguns procedimentos de matrícula não precisam ser atualizados anualmente, como certidão de nascimento, CPF do aluno ou documentos do responsável financeiro. Nesses casos, é possível copiar a informação de que o documento já foi entregue à secretaria, sem duplicar o cadastro do procedimento.
Esta seção usa um processamento diferente das anteriores — em vez de copiar o requisito em si (a exigência do documento), copia a confirmação de que um aluno específico já entregou aquele documento. A etapa é facultativa.
- No menu superior, clique em [Administrativo > Configurações > Novo Ano Letivo > Copiar procedimentos de matrícula]
- O sistema direciona para a tela Copiar procedimentos de matrícula entre períodos
Leia atentamente as orientações do sistema antes de executar a cópia:
- os procedimentos de matrícula do período e série de destino devem ser exatamente os mesmos de origem;
- o aluno deve estar Ativo ou Pré-Matriculado apenas em uma turma oficial no período de destino; e
- os procedimentos já criados para o aluno na turma destino não serão substituídos.
- No campo Período de origem, selecione o período base que deve ser usado para enviar a confirmação de documentos entregues
- No campo Período de destino, selecione o período que receberá a confirmação de documentos entregues
- O sistema retorna todos os documentos (procedimentos de matrícula) listados para as séries. Marque as opções desejadas que a escola dispensa atualização anual, ou clique em [Marcar todos] para selecionar todos de uma vez
- Clique em [Executar]
- Na mensagem de confirmação "Confirmar a cópia entre os períodos selecionados?", clique em [Sim] e, em seguida, em [Fechar]
Por ser um processamento, o sistema não armazena o histórico de ocorrência dos novos registros inseridos.
Pronto! Você aprendeu a copiar a confirmação de entrega de documentos entre períodos.
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