Para realizar a importação de dados para o Activesoft, sua instituição deverá utilizar as planilhas modelo enviadas por e-mail, organizadas de acordo com os módulos de implantação do sistema.
O correto preenchimento dessas planilhas é essencial para que o sistema consiga interpretar e importar os dados corretamente, evitando erros, inconsistências ou retrabalho.
1
Como preencher as planilhas de importação
Para que a importação seja realizada corretamente, as planilhas devem ser preenchidas seguindo o padrão definido pelo sistema. Antes de importar, os dados devem ser revisados e validados pela própria instituição.
Pontos de atenção
a
Revise todas as informações antes de realizar a importação.
b
Não renomeie ou reorganize as colunas das planilhas.
c
Preencha todos os campos obrigatórios, identificados com (*).
d
Não use separadores de milhares (use 1500, não 1.500).
e
Use vírgulas para decimais.
f
Certifique-se de que os dados dos alunos estejam corretos e padronizados.
g
Verifique se todas as disciplinas e notas foram registradas corretamente.
h
Se algum dado não existir, deixe o campo em branco. Evite "0", traços ou valores genéricos.
Dicas embutidas na planilha
A planilha possui um ajudante embutido. Para acessá-lo, passe o cursor do mouse sobre os cabeçalhos das colunas. Um balão de ajuda exibirá informações como:
Passe o cursor sobre os cabeçalhos para visualizar as dicas
Obrigatoriedade
Indica se o campo é obrigatório ou opcional. A ausência impede a importação ou gera erros.
Formato esperado
Orienta como o valor deve ser preenchido: números sem milhar, decimais com vírgula, datas no padrão da planilha.
Limite de caracteres
Informa a quantidade máxima de texto permitida. Ultrapassar pode cortar a informação ou gerar erro.
2
Planilha de Histórico Acadêmico
Utilizada para inserir no Activesoft os registros escolares anteriores dos alunos — séries cursadas, resultados finais e dados da instituição de origem.
Bloco 1 — Identificação da unidade e do aluno
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da Unidade obrigatório
|
Código da unidade onde o aluno está matriculado. Se apenas uma unidade, use 1. |
1 2
|
| Matrícula do Aluno obrigatório
|
Número de matrícula para localizar o estudante no sistema. |
10235 |
| Nome do Aluno |
Nome completo. Se possuir nome social, preencher neste campo. |
Maria Silva |
Bloco 2 — Informações da série cursada
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome da série obrigatório
|
Informe exatamente como aparece no histórico escolar ou documento oficial. |
9º Ano EF |
| Ano de conclusão obrigatório
|
Ano em que a série ou etapa foi cursada ou concluída. |
2025 |
| Resultado final |
Situação final do aluno ao término do período letivo. |
Aprovado Reprovado
|
Bloco 3 — Dados da escola
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome da escola obrigatório
|
Exatamente como aparece nos documentos oficiais ou histórico escolar. |
Colégio São Paulo |
| Cidade da escola |
Nome completo da cidade onde a escola está localizada. |
São Paulo Belo Horizonte
|
| Estado da escola |
Sigla do estado onde a escola está localizada. |
SP MG
|
| Tipo da escola |
Indica se a instituição é pública ou privada. |
PRI PUB
|
Bloco 4 — Informações complementares
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Total de dias letivos |
Quantidade de dias com atividades escolares previstas no calendário acadêmico. |
200 |
| Carga horária total |
A planilha oferece várias colunas — escolha a que se adapta ao padrão da escola e deixe as outras em branco. |
800 80:00 oitenta horas
|
| Frequência do aluno |
Percentual de frequência durante o período letivo. |
95% 90%
|
| Observação opcional
|
Campo livre para registrar informações adicionais sobre o histórico escolar. |
— |
⚠️
Mantenha o mesmo padrão de preenchimento da carga horária em toda a planilha. Defina um formato (ex.: apenas números inteiros) e mantenha-o consistente.
3
Planilha de Histórico de Notas
Complemento da Planilha de Histórico. Registra apenas a média final por disciplina referente aos períodos já concluídos do histórico escolar.
⚠️
Esses dados não correspondem às notas parciais do boletim, como provas, trabalhos, bimestres ou etapas avaliativas do ano em andamento.
Bloco 1 — Identificação do aluno e unidade
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da unidade obrigatório
|
Código da unidade escolar onde o aluno está matriculado. |
1 2
|
| Matrícula do aluno obrigatório
|
Número de matrícula do aluno no sistema da escola. |
10235 45896
|
Bloco 2 — Série e resultado das disciplinas
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome da série obrigatório
|
Nome da série cursada pelo aluno. |
9º Ano EF |
| Ano de conclusão obrigatório
|
Ano em que o aluno concluiu aquela série. |
2025 2026
|
| Nome da disciplina obrigatório
|
Nome da disciplina cursada. |
Matemática Português
|
| É da base comum? |
Indica se a disciplina pertence à BNCC. |
Sim Não
|
| É algum tipo de dependência? |
Informa se a disciplina foi cursada em regime de dependência. |
Sim Não
|
| Quantidade de faltas |
Total de faltas registradas na disciplina. |
5 12
|
| Nota final |
Nota final obtida pelo aluno na disciplina. |
7,5 8,3
|
| Resultado final |
Resultado final do aluno na disciplina. |
Aprovado Reprovado
|
Bloco 3 — Carga horária (escolha apenas uma coluna)
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Carga horária total (número) |
Carga horária total da disciplina em número. |
80 120
|
| Carga horária em texto |
Carga horária escrita por extenso. |
oitenta horas |
| Formato hh:mm |
Carga horária no formato de tempo. |
80:00 120:00
|
| Texto no formato hh:mm |
Carga horária por extenso no formato de tempo. |
oitenta horas |
4
Planilha de Contas a Receber
Registra e importa para o Activesoft os títulos financeiros relacionados aos alunos. Cada linha representa um título de cobrança individual. Para múltiplas parcelas (ex.: mensalidades do ano), crie uma linha para cada competência.
Bloco 1 — Identificação do aluno e responsável
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da unidade obrigatório
|
Código da unidade escolar à qual o aluno pertence. |
1 |
| Matrícula do aluno obrigatório
|
Número de matrícula do aluno. |
10235 |
| Nome do aluno |
Nome completo do aluno. |
Maria Silva |
| Login do responsável financeiro |
Preencher apenas quando o responsável já possui cadastro no sistema. |
— |
| CPF/CNPJ do responsável |
CPF ou CNPJ do responsável financeiro pelo pagamento. |
000.000.000-00 |
Bloco 2 — Identificação dos títulos de cobrança
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número do título |
Número identificador do título de cobrança. Se o sistema anterior não possuir, deixe em branco. |
1234 |
| Data de emissão obrigatório
|
Data em que o título de cobrança foi gerado. |
01/01/2025 |
| Data de faturamento obrigatório
|
Data de faturamento do título. |
01/01/2025 |
| Data de vencimento obrigatório
|
Data limite para pagamento da cobrança. |
10/01/2025 |
| Parcela da cobrança obrigatório
|
Número da parcela correspondente ao título. |
1 2 3
|
Bloco 3 — Empresa, forma de recebimento e serviço
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome da forma de recebimento |
Informe onde o valor será recebido. Não use apenas "pix", "dinheiro" ou "cartão" — isso inviabiliza os relatórios. |
Itaú-3123 Bradesco-34234
|
| Razão social da empresa obrigatório
|
Razão social da empresa responsável pela cobrança. |
— |
| Agrupamento do serviço obrigatório
|
Categoria para o serviço. Evite nomes genéricos como "Mensalidade". |
Mensalidade Infantil Maternal 2 |
| Tipo do serviço |
Tipo do serviço: regular ou eventual. |
Regular Eventual
|
| Código do serviço |
Código do tipo de serviço. |
EDUC NAOEDUC
|
| Valor bruto do serviço obrigatório
|
Valor total da cobrança, antes de descontos. |
1500,00 |
5
Planilha de Favorecidos
Utilizada para cadastrar fornecedores, empresas e pessoas que receberão pagamentos no sistema Activesoft.
ℹ️
A migração desta planilha não é obrigatória. É recomendada quando a escola deseja deixar os favorecidos previamente cadastrados, facilitando os lançamentos financeiros futuros.
⚠️
As planilhas financeiras seguem as regras contábeis e precisam respeitar a estrutura utilizada pela escola no sistema anterior. Os códigos e classificações fazem parte da organização financeira e contábil da própria instituição.
Bloco 1 — Identificação do favorecido
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da unidade obrigatório
|
Identifica a unidade vinculada ao cadastro do favorecido. |
1 |
| Nome do favorecido obrigatório
|
Nome utilizado para localizar o favorecido nos lançamentos. |
— |
| Nome fantasia |
Nome comercial da empresa ou prestador de serviço. |
— |
| CPF/CNPJ |
Documento de identificação do favorecido. |
000.000.000-00 |
| Inscrição municipal |
Registro municipal da empresa, quando houver. |
— |
Bloco 2 — Dados de endereço
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Logradouro |
Endereço do favorecido. |
— |
| Bairro |
Bairro relacionado ao endereço. |
— |
| Cidade |
Cidade do favorecido. |
— |
| CEP |
CEP do endereço informado. |
01310-100 |
| UF |
Estado relacionado ao endereço. |
SP MG
|
Bloco 3 — Contato e dados bancários
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Telefone |
Telefone para contato. |
— |
| E-mail |
E-mail para contato. |
— |
| URL |
Site institucional da empresa, se houver. |
— |
| Código do banco |
Código do banco utilizado pelo favorecido. |
341 237
|
| Agência bancária |
Número da agência bancária. |
— |
| Conta corrente |
Conta bancária utilizada para recebimento. |
— |
Bloco 4 — Descontos não condicionados
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome do desconto |
Nome do desconto aplicado. |
Bolsa 50% Desconto institucional
|
| Valor do desconto |
Valor do desconto em números, sem ponto de milhar. Se percentual, calcular antes. |
1500,00 500,00
|
⚠️
Ao preencher nome, valor ou data, os 3 campos devem ser informados. Se apenas um for preenchido, a planilha apresentará erro.
6
Planilha de Plano de Contas
Estrutura e organiza as contas contábeis da instituição dentro do Activesoft, usando hierarquia entre contas "pai" e "filhas".
Bloco único — Identificação da conta contábil
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da unidade obrigatório
|
Identifica a unidade vinculada ao plano de contas. |
1 |
| Código Pai obrigatório
|
Indica a qual conta superior a conta atual pertence. |
— |
| Código da Conta obrigatório
|
Código identificador da conta contábil. Pertence à estrutura financeira da instituição. |
— |
| Nome da Conta obrigatório
|
Nome utilizado para identificar a conta contábil. |
Águas e esgotos Salários
|
| Natureza obrigatório
|
Define o tipo da movimentação financeira da conta. |
— |
💡
Sempre que possível, utilize o plano de contas já estruturado no sistema anterior da escola para evitar inconsistências durante a migração.
7
Planilha de Contas a Pagar
Importa os lançamentos financeiros de despesas da instituição para o Activesoft. Cada linha representa um lançamento individual.
Bloco único — Identificação e lançamento
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da unidade obrigatório
|
Identifica a unidade vinculada ao lançamento financeiro. |
1 |
| Empresa / Razão Social |
Empresa da instituição responsável pelo pagamento. Este campo refere-se à escola, não ao fornecedor. |
— |
| Favorecido / Fornecedor |
Nome do favorecido relacionado ao pagamento. |
— |
| CPF/CNPJ |
Documento do favorecido. |
— |
| Número do documento |
Número relacionado ao boleto, nota fiscal ou documento financeiro. |
— |
| Data de emissão obrigatório
|
Data de emissão do documento financeiro. |
01/01/2025 |
| Data de vencimento |
Data prevista para vencimento do pagamento. |
10/01/2025 |
| Data de pagamento |
Data em que o pagamento foi realizado. |
10/01/2025 |
| Valor |
Valor do lançamento financeiro. |
1500,00 |
| Multa |
Valor adicional relacionado a juros ou multa, quando houver. |
50,00 |
| Situação |
Situação atual do lançamento financeiro. |
Aberto Pago
|
| Código do Plano de Contas obrigatório
|
Código da conta contábil vinculada ao lançamento. Precisa existir previamente na Planilha de Plano de Contas. |
— |
| Nome da Conta |
Descrição da conta contábil vinculada. |
Aluguel Folha de pagamento
|
| Forma de pagamento |
Forma utilizada para realização do pagamento. |
— |
| Observações opcional
|
Campo livre para informações adicionais sobre o lançamento. |
— |
8
Planilha de Alunos, Responsáveis e Matrículas
Utilizada para a migração das principais informações acadêmicas da escola. Caso o aluno tenha histórico em mais de um ano letivo, crie uma nova linha para cada período. O cadastro principal considerado será sempre o do período letivo mais recente.
Bloco 1 — Identificação da matrícula / enturmação
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Número da Matrícula obrigatório
|
Código único do aluno dentro da instituição. |
— |
| Registro do Aluno opcional
|
Campo opcional utilizado principalmente por escolas do estado de São Paulo. |
— |
| Unidade obrigatório
|
Unidade em que o aluno está vinculado. |
1 |
| Período Letivo obrigatório
|
Ano referente à matrícula/enturmação daquela linha. |
2025 |
| Curso / Série / Turma obrigatório
|
Corresponde ao período letivo informado. |
— |
| Turno |
Período em que o aluno estuda. |
Manhã Tarde Noite
|
| Situação da Matrícula obrigatório
|
Status do aluno naquele período letivo. |
Ativo Transferido
|
Bloco 2 — Dados cadastrais do aluno
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome do Aluno obrigatório
|
Nome completo do aluno. |
— |
| Data de Nascimento obrigatório
|
Preencher no formato DD/MM/AAAA. |
15/03/2010 |
| Data da Matrícula |
Data referente à matrícula naquele período letivo. Não representa necessariamente a primeira matrícula na escola. |
01/02/2025 |
| Data de Inativação |
Preencher apenas quando o aluno estiver inativo, transferido ou com vínculo encerrado. |
— |
| Contato do Aluno |
Campos destinados a telefone, celular e e-mail. |
— |
Bloco 3 — Dados dos responsáveis
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome da Mãe / Nome do Pai |
Preencher quando houver informações do responsável. Caso não exista cadastro, os campos podem permanecer em branco. |
— |
| Responsável Financeiro |
Pessoa responsável pelas cobranças financeiras do aluno. |
— |
| Parentesco do Contratante |
Informar o vínculo com o aluno. |
Mãe Pai Avó
|
9
Planilha de Colaboradores
Utilizada para cadastrar professores e funcionários no sistema. A migração realiza apenas o cadastro inicial — após a importação, ainda será necessário vincular turmas, disciplinas e permissões.
Bloco único — Identificação dos colaboradores
| Campo |
Descrição |
Exemplo |
| Nome do Colaborador obrigatório
|
Nome completo do professor ou funcionário. |
— |
| E-mail obrigatório
|
Utilizado para criação e envio do acesso ao sistema. |
— |
| Cargo opcional
|
Campo opcional para identificação da função do colaborador. |
Professor Coordenador Secretária
|
| Unidade obrigatório
|
Unidade em que o colaborador atua. |
1 |
| Data de Nascimento |
Preencher no formato DD/MM/AAAA. |
15/03/1985 |
⚠️
A migração realiza apenas o cadastro inicial. Após a importação, ainda será necessário vincular turmas, disciplinas e permissões no sistema.
O Consultor atuará junto à sua escola especificamente durante a etapa de migração de dados, apoiando e orientando os processos de envio, tratamento e validação das informações no sistema.
Demandas técnicas, dúvidas operacionais ou ocorrências do dia a dia que não estejam relacionadas aos temas abordados na migração devem ser registradas exclusivamente pelo canal oficial de suporte no sistema Activesoft.
Suas planilhas estão prontas para migração!
Em caso de dúvidas, entre em contato com seu consultor ou abra um chamado pelo canal oficial de suporte.
Comentários
0 comentário
Por favor, entre para comentar.