Quais configurações são necessárias para emissão de NFS-e via Módulo Educação

O Módulo Educação é uma funcionalidade do sistema Activesoft voltada para atender exigências fiscais de prefeituras que solicitam o envio mensal de informações como alunos, turmas e valores de mensalidades. Essa integração permite que o município acompanhe o faturamento das instituições de ensino ou, em alguns casos, emita automaticamente as notas fiscais de serviço.

Neste artigo, você vai conhecer as configurações necessárias para utilizar o Módulo Educação, considerando os dois formatos de geração de arquivos disponíveis: XML (padrão GINFES) e JSON (padrão GissOnline) — a depender do provedor utilizado pela sua instituição.

Municípios Participantes 

• São José do Rio Preto/SP 
• Caruaru/PE

Até o momento, apenas clientes deses dois municípios nos contataram para solicitar a adequação a esta obrigação municipal. Ambos utilizam o mesmo módulo de educação do sistema GINFES (empresa responsável pelo software de administração fiscal.)

Módulo Educação - XML (GINFES)

Como configurar?

1. Acesse o menu [Financeiro > NFS-e > Módulo Educação]
2. Clique em [Operações > Configuração de remessa]
3. Preencha os seguintes campos:

• Empresa;
• Configurações Gerais;
• Configurações do Aluno;
• Configurações do Curso.

💡No [item lista de serviço], a instituição pode adotar diferentes formatos de identificação, como CNAEs (padrão), Código do serviço + CNAE, ou um formato personalizado, conforme as diretrizes do seu provedor e/ou município.

Como informar o valor da mensalidade?

No modelo GINFES o valor da mensalidade pode ser informado em duas formas.

1º Modelo 

1. Acesse o menu [Acadêmico > Configurações >  Turmas > Lista de turmas];
2. Selecione: Período, Curso, Série e Turmas;
3. Clique em [Consultar];
4. Após escolher qual será a turma a ser editada, nos três pontinhos clique em [Editar];
5. Informe o valor para cada  turma,  no campo [Valor da mensalidade (módulo educação)];
6. Após isso, clique em [salvar].

2º Modelo

1. Dentro de “Configuração da remessa”,
2. No campo “ Valor do serviço” você pode definir valores como “zero” ou “Valor da parcela do plano de pagamento mais utilizado na turma”.
3. clique em [Salvar].

No padrão GINFES, é possível informar dois tipos de valores distintos:

• Valor da mensalidade da turma, que é utilizado apenas como referência informativa;

• Valor do serviço do aluno, que representa o valor real faturado com base nas cobranças registradas no sistema.

⚠️ Importante: Um valor não substitui o outro. A mensalidade da turma serve apenas como dado complementar, enquanto o valor do aluno é o que será considerado efetivamente na geração da remessa.

Observações importantes

• É responsabilidade da instituição inativar alunos no portal da prefeitura após saída do aluno, para que não sejam geradas notas de prestação de serviços educacionais.
• Em [Arquivos para NFS-e do Módulo Educação> +NOVA REMESSA] use o filtro "período matrícula" para encontrar alunos recém-matriculados.

Baixando arquivo de alunos e cursos

1. Após encontrar o aluno e curso desejado, nos três pontinhos clique em [Baixar aquivos],
2. Ao selecionar os alunos no processo anterior, o sistema irá mostrar uma mensagem para baixar os arquivos para importação na prefeitura. 
3. Agora, você poderá realizar o  download do arquivo ZIP com dois tipos de arquivos, sendo 1 de ALUNOS e outro de CURSOS.

A nossa exportação poderá “quebrar” os arquivos de alunos e turmas para cada 50 registros, pois é uma limitação no processo de importação na prefeitura. 

4. Após isso, é necessário apenas importar os arquivos na prefeitura.

Módulo Educação - JSON (padrão GissOnline)

Assim como no módulo anterior do sistema GINFES, a emissão das notas fiscais via GissOnline também ocorre por meio da transmissão de arquivos. No entanto, há diferenças importantes nesse processo: os arquivos são enviados no formato JSON (em vez de XML), e além dos dados de alunos e cursos, também são incluídas informações de descontos. Esses descontos possuem um cadastro próprio na plataforma, e não ficam apenas vinculados ao cadastro do aluno. Outra particularidade é que não é possível informar o valor exato do serviço cobrado de cada aluno; o cálculo é feito com base no valor da mensalidade do curso e nos descontos associados ao aluno.

Como Configurar?

1. Acesse o menu [Financeiro > NFS-e > Módulo Educação]
2.  Clique em [Operações > Configuração de remessa]
3. Preencha os seguintes campos:

• Empresa;
• Configurações Gerais;
• Configurações do Aluno;
• Configurações do Curso.

4. Para habilitar o padrão GissOnline, clique em [Editar] e altere o campo “Formato de geração do arquivo” para o padrão JSON (GissOnline)
5. As demais configurações devem ser realizadas conforme as regras de negócio definidas pela instituição de ensino.
6. Clique em [Salvar].

⚠️Para o município de São José do Rio Preto, há um padrão na informação do item da lista de serviço. Por garantia, ainda assim, recomendamos verificar o código que deve ser informado junto à instituição:

Observações importantes

• Neste novo modo de envio, é necessário ter uma definição fixa do valor das mensalidades dos cursos para envio dos arquivos. Para tal, tornamos obrigatório o preenchimento do campo [valor da mensalidade (módulo Educação)]. Esta informação pode ser preenchida no cadastro das turmas, e deve também ser configurada previamente.
• O aluno deverá possuir um documento válido, dentre as seguintes opções:

• CPF
• RG
• Passaporte 
• Certidão de Nascimento

⚠️O sistema permite identificar o aluno usando o primeiro documento disponível (CPF, RG, Passaporte ou Certidão). No entanto, se esse documento for alterado depois (por exemplo, de RG para CPF), isso pode gerar duplicidade no portal da prefeitura. Por isso, recomendamos definir um documento fixo para identificação e evitar mudanças após o início da integração.

Gerando os dados definição da remessa

1. Para iniciar a geração dos arquivos de remessa, acesse a opção [+Nova remessa] na tela Arquivos para NFS-e do Módulo Educação e adicione o [nome da remessa];
2. Aplique os [filtros] desejados para selecionar as turmas e alunos que serão enviados;
3. Clique em [Consultar] 
4. A tela listará dados como nome do aluno, nome do responsável financeiro, valores de descontos condicionados e não condicionados (caso os parâmetros estejam habilitados) e o valor da mensalidade da turma;

 ⚠️Caso o aluno possua uma regra cujo valor das cobranças seja diferente do valor da mensalidade, será necessário realizar os ajustes no próprio portal da prefeitura, ajustando os descontos do aluno.

5. Verifique se existe algum impeditivo na tela;
6. Após checar as informações e corrigir impeditivos, clique em [Processar]. Ao clicar,  o sistema prepara os dados dos alunos e turmas e gera, se necessário, uma estrutura de descontos. 
7. Se houver descontos a serem configurados previamente no portal, aparecerá a opção [Baixar descontos]; caso contrário, a opção exibida será [Baixar arquivos], para geração direta dos arquivos de alunos e cursos.

Atualizando os descontos no GissOnline e no Activesoft

Se existirem descontos associados aos alunos, é obrigatório que esses dados sejam importados primeiro no portal da prefeitura antes da geração dos arquivos de alunos e cursos. Para isso, acesse a tela [Operações > [Cadastro de descontos (GissOnline)] dentro do módulo educação no Activesoft.

O processo exige que o sistema Activesoft esteja sincronizado com os códigos de desconto cadastrados no portal da prefeitura. Siga o fluxo abaixo:

1. Baixe o arquivo de descontos no Activesoft Web.
   
   
2. Importe esses descontos no portal da prefeitura.
   
   
3. Copie os descontos para uma planilha modelo (disponível na mesma tela de importação de arquivos de descontos).
   
   
4. Reimporte os descontos da prefeitura para o Activesoft, associando assim os códigos corretos.

Observações importantes

• O cadastro considera descontos com valores fixos. Descontos em percentual são descartados devido ao risco de inconsistência quando há múltiplos lançamentos ou regras específicas de aplicação.
• Essa rotina é necessária pois o portal da prefeitura não permite que o sistema gere os códigos de desconto, sendo obrigatória a importação manual.
• Evite duplicidade: se um mesmo arquivo de desconto for importado mais de uma vez no portal da prefeitura, ele será duplicado, pois não há validação automática de dados repetidos.

Baixando arquivo de alunos e cursos

1. Após encontrar o aluno e curso desejado, nos três pontinhos clique em [Baixar aquivos],
2. Ao selecionar os alunos no processo anterior, o sistema irá mostrar uma mensagem para baixar os arquivos para importação na prefeitura. 
3. Agora, você poderá realizar o  download do arquivo ZIP com dois tipos de arquivos, sendo 1 de ALUNOS e outro de CURSOS.

A nossa exportação poderá “quebrar” os arquivos de alunos e turmas para cada 50 registros, pois é uma limitação no processo de importação na prefeitura. 

4. Após isso, é necessário apenas importar os arquivos na prefeitura.

Prontinho! Agora que você conhece todas as configurações necessárias para utilizar o Módulo Educação, seja no padrão GINFES (XML) ou GissOnline (JSON) , fica muito mais fácil garantir o correto envio das informações exigidas pelo município. Em caso de dúvidas, nossa Central de Ajuda está sempre à disposição para te apoiar nesse processo! Se este artigo foi útil para você, não esqueça de avaliá-lo aqui embaixo! Sua opinião é super importante para continuarmos melhorando nossos conteúdos💙