FAQ RVA

Quer facilitar sua rotina e deixar o processo do RVA ainda mais prático? Preparamos este FAQ com as principais dúvidas sobre o Roteiro de Virada de Ano. Desde a configuração dos planos de pagamento até a automatização da matrícula online. Com essas orientações, você garante mais agilidade, organização e segurança na gestão do novo ano letivo. 🚀

1. Temos que fazer todas as configurações ou o RVA configura pra gente de forma automática?

R. O RVA estará disponível para auxiliar em cada uma das etapas do processo. Além disso, no roteiro fornecido, você encontrará um link para nossa central de ajuda, onde explicamos detalhadamente como realizar cada uma das configurações. Embora algumas etapas sejam opcionais, recomendamos que todas sejam revisadas durante o processo, pois isso pode revelar oportunidades de melhorias nos processos da escola.

2. Tem um link de acesso ao RVA?

 

R. O acesso ao RVA pode ser feito clicando no botão Ir para o roteiro, localizado na parte superior direita da tela, logo abaixo do botão de sair do sistema. Caso todas as etapas já tenham sido concluídas, o botão não será exibido, mas você ainda pode acessá-lo clicando aqui ou  pelo Menu Administrativo > Controle Administrativo > RVA/RIA.

 

3. Somos parceiros Isaac e a Matrícula pode ser dividida no cartão. Como esse processo se daria?

 

R. Para saber mais sobre esse benefício oferecido pelo Isaac, recomendamos entrar em contato com o time de suporte da Isaac. Você também pode clicar aqui e acessar a central de ajuda do Isaac.

 

4. ​​Sobre a matrícula online, para o responsável que tem pendência financeira, eles ainda assim conseguem ter acesso a essa funcionalidade e garantir uma vaga sem antes pagar as pendências?

 

R. O sistema permite a configuração de um impedimento de matrícula. Quando um responsável inadimplente tenta iniciar o processo de matrícula online, o sistema bloqueia o acesso, impedindo que o procedimento seja iniciado.

Para mais informações sobre como configurar o impedimento, clique aqui e confira nossa central de ajuda.

5. ​A atualização cadastral, para os alunos matriculados, é disponibilizada por qual canal?

 

R. Durante o processo de matrícula online, o responsável passa por uma etapa de atualização dos dados cadastrais, tanto do aluno quanto dos responsáveis. Essas etapas podem ser habilitadas ou não no processo de matrícula. Além disso, no Portal do aluno e no Portal do responsável, há um link que leva a uma tela de atualização de dados cadastrais, disponível para uso ao longo do ano letivo.

 

Obs: Vale lembrar que toda alteração nos dados cadastrais precisa passar por uma validação da escola antes de ser efetivada.

 

6. Existe um passo a passo para ser enviado aos pais com as telas da matrícula online?

 

R. Devido à diversidade de possibilidades no processo de matrícula online, com diferentes etapas que podem ser exibidas, o ideal é que o passo a passo seja elaborado pelo próprio colégio de forma personalizada. Assim, as telas que os responsáveis visualizarão estarão alinhadas com as configurações específicas de cada instituição.

 

7. Onde encontro o tutorial completo para configurar os planos de pagamento? E como configurar quando existe mais de uma opção de plano de pagamento em cada série?

 

R. Para mais detalhes sobre a criação dos planos de pagamento, clique aqui e acesse nossa central de ajuda.

A configuração do plano de pagamento está na 8ª etapa do nosso RVA. Os planos podem ser copiados do ano letivo anterior ou inseridos manualmente. Quando uma turma possui mais de um plano de pagamento associado, o sistema exibirá uma tela para que o operador escolha qual plano deverá ser utilizado. Essa seleção também pode ser uma etapa do processo de matrícula online, onde os planos serão apresentados para escolha do responsável.

8. Eu preciso de uma orientação com relação à documentação de matrícula pelo Activesoft Web, pois só utilizei a versão do Desktop // A matrícula on-line para novatos, eles conseguem inserir os documentos necessários?

 

R. A configuração da documentação para matrícula é chamada de “Procedimentos de matrícula” e está na 3ª etapa do nosso processo de RVA. O processo é bastante semelhante ao da versão Desktop, permitindo que você insira novos documentos, copie-os de uma série, ou período anterior.

 

Na configuração de cada documento, é possível determinar se ele será exibido na ficha de inscrição de novatos, na reserva de matrícula online ou em ambas as telas. 

 

Para mais detalhes sobre a configuração dos procedimentos de matrícula, clique aqui e acesse nossa central de ajuda.

 

9. É possível configurar o sistema para que no momento que o pai estiver fazendo a matrícula online ele veja no sistema a porcentagem de desconto que ele tem no ano anterior e que ele mesmo aplicaria?

 

R. O desconto autorizado não é exibido como uma etapa específica no processo de matrícula online. No entanto, essa informação pode ser apresentada na etapa do “Termo de aceite”, configurando a variável do desconto dentro do texto personalizado que será exibido para o responsável. Para isso funcionar, a informação do desconto pode ser extraída da tela de desconto autorizado ou dos títulos do aluno. O pré-requisito é que os descontos tenham sido copiados de um período para o outro ou que os títulos tenham sido gerados.

 

10. O desconto aplicado neste ano é continuado no ano seguinte?

 

R. Para que o desconto aplicado no ano corrente esteja disponível no ano posterior, será necessário realizar uma cópia dos descontos autorizados. Isso deve ser feito na 11ª etapa do nosso RVA, que trata da promoção dos alunos entre séries. Temos um artigo relacionado que explica como realizar a cópia desses descontos. É importante lembrar que o desconto autorizado precisa ser copiado antes da geração dos títulos.

 

Para conhecer melhor o processo de cópia dos descontos entre os períodos, clique aqui e acesse nossa central de ajuda.

11. Tem a opção de o plano de pagamento ser gerado automaticamente após o pagamento da taxa de matrícula, ou é feito manual?

 

R. O procedimento é realizado na automação da matrícula, que é a 9ª etapa do nosso RVA. Quando o boleto de pré-matrícula é pago, o sistema reconhece esse pagamento, altera a situação do aluno na turma e gera automaticamente o restante do plano de pagamento.

 

Para saber mais sobre o processo de automação, clique aqui e acesse nossa central de ajuda.

 

Obs.: O processo de automação da matrícula está disponível apenas para os planos Pro e Advanced do Activesoft.

12. Como configurar cada um dos cenários apresentados?

 

• Cenário 01: Matrícula Online >> Liberação do boleto de matrícula >> Assinatura do contrato
  
  1. Todos os alunos devem ser promovidos para o ano seguinte na situação de “Pré-matrícula”. Nessa etapa, é possível promover apenas os alunos adimplentes.
  
  2. A matrícula online deve ser configurada para que, ao processar a solicitação de matrícula, o sistema altere a situação do aluno na turma para “Pré-matrícula online”;
  
  3. Ao processar a solicitação de matrícula, o sistema envia um e-mail para o responsável confirmando o processamento da solicitação, o texto personalizado desse e-mail deverá ter a variável “[LinkParaBoleto]” para que o responsável tenha acesso ao boleto de matrícula;
  
  4. Na configuração da automação da matrícula, configurar para alterar a situação do aluno e gerar o restante do plano de pagamento. É importante que a situação escolhida tenha o status “Ativo”, uma vez que a automação irá gerar o restante do plano de pagamento. Sugestões para o nome da situação: “Matrícula paga”, “Aguard. Assinatura”;
  
  5. Na configuração da assinatura eletrônica, configurar as parametrizações abaixo:
  
  Situações de origem que permitem o envio de documento para assinatura:
  - Selecionar a situação configurada na automação, aquela que o aluno ficará quando realizar o pagamento do boleto de pré-matrícula.
  Gerar o contrato automaticamente ao alterar a situação do aluno para a situação de origem? 
  - Deixar a opção com o quadro marcado
  Quando todos os signatários assinarem um contrato,o sistema deve alterar a situação do aluno na turma para:
  - Selecionar a situação “Cursando”.

• Cenário 02: Assinatura do contrato >> Matrícula Online >> Liberação do boleto de matrícula
  
  a) Todos os alunos devem ser promovidos para o ano seguinte na situação de “Pré-matrícula”. Nessa etapa, é possível promover apenas os alunos adimplentes.
  
  b) Enviar os contratos em lote. O procedimento pode ser feito pela tela de Alunos por turma, acessando a guia “ Enturmações”. No botão “Operações em lote” é possível gerar o contrato da turma em lote.
  
  c) Na configuração da assinatura eletrônica, configurar as parametrizações abaixo:
  
  Situações de origem que permitem o envio de documento para assinatura:
  - “Pré-matrícula”
  Gerar o contrato automaticamente ao alterar a situação do aluno para a situação de origem?
  - Deixar a opção com o quadro marcado
  Quando todos os signatários assinarem um contrato,o sistema deve alterar a situação do aluno na turma para:
  - Mudar para uma situação de pré-matrícula que indique que o contrato foi assinado, por exemplo, “Contrato assinado”
  
  d) Configurar a matrícula online para ser liberada apenas para os alunos que estão na situação “Contrato assinado”;
  
  e) A matrícula online deve ser configurada para que, ao processar a solicitação de matrícula, o sistema altere a situação do aluno na turma para “Pré-matrícula online”;
  
  f) Ao processar a solicitação de matrícula, o sistema envia um e-mail para o responsável confirmando o processamento da solicitação, o texto personalizado desse e-mail deverá ter a variável “[LinkParaBoleto]” para que o responsável tenha acesso ao boleto de matrícula;
  
  g) Na configuração da automação da matrícula, configurar para o sistema alterar a situação do aluno para “Cursando” e gerar o restante do plano de pagamento.
  
  
• Cenário 03:  Liquidação do boleto de matrícula >> Liberação da matrícula online >> Assinatura do contrato
  
  a) Todos os alunos devem ser promovidos para o ano seguinte na situação de “Pré-matrícula”. Nessa etapa, é possível promover apenas os alunos adimplentes.
  
  b) Enviar por e-mail o link de pagamento do boleto para o responsável;
  
  c) Na configuração da automação da matrícula, configurar para alterar a situação do aluno e gerar o restante do plano de pagamento. É importante que a situação escolhida tenha o status “Ativo”, uma vez que a automação irá gerar o restante do plano de pagamento. Sugestões para o nome da situação: “Matrícula paga”.
  
  d) A matrícula online deve ser configurada para que, ao processar a solicitação de matrícula, o sistema altere a situação do aluno na turma para uma situação de ativo, por exemplo, “Aguar. Assinatura”;
  
  e) Na configuração da assinatura eletrônica, configurar as parametrizações abaixo:
  
  Situações de origem que permitem o envio de documento para assinatura:
  - Selecionar a situação configurada no processo de matrícula, a mesma que o aluno ficará quando a solicitação de matrícula for processada (“Aguar. Assinatura”)
  Gerar o contrato automaticamente ao alterar a situação do aluno para a situação de origem?
  - Deixar a opção com o quadro marcado
  Quando todos os signatários assinarem um contrato,o sistema deve alterar a situação do aluno na turma para:
  - Selecionar a situação “Cursando”.

13. É possível configurar o contrato para que apenas um responsável efetue a assinatura?

 

R. Sim é possível. Na configuração do contrato do tipo “Assinatura Eletrônica”, apenas o responsável financeiro  e o contratado (escola) são signatários obrigatórios. As outras assinaturas, como as das testemunhas e responsável secundário, são opcionais.

 

Para saber mais sobre a configuração dos contratos clique aqui e acesse nossa central de ajuda.

 

14. A assinatura do contrato online pode ser em lote?

 

R. É possível, mas apenas para os contratos que já foram assinados pelo responsável do aluno. Quando o colégio ou as testemunhas vão realizar a assinatura de um contrato, o sistema informa que existem outros contratos com assinatura pendente e pergunta se deseja assinar em lote. 

OBS: Essa facilidade é feita pela própria ClickSign que é a empresa responsável pelo controle do fluxo de assinaturas.

15. Fala por favor da automação da criação do contrato de um ano para outro. Ficando apenas para ajustar valores

 

R. O procedimento para automatizar a criação do contrato de um ano para outro é realizado através da exportação e importação dos contratos.

1. Na tela de Modelos de contratos, selecione o período de 2025 e clique em “Exportar contratos”. Salve o arquivo em uma pasta do seu computador.

2. Em seguida, selecione o período de 2026, clique novamente no botão “Operações” e escolha “Importar contratos”. Selecione o arquivo gerado no passo anterior.

Obs: Os contratos serão exportados com todas as características do contrato de origem, mas sem os vínculos de turmas e signatários. Esses dados precisarão ser preenchidos após a importação.

16. ​​Tem como o valor da matrícula ser pago no cartão mesmo não sendo parceiro Isaac? E somente essa parcela ter a opção de cartão, as demais do plano de pagamento sendo apenas boleto?

 

R. Se o pagamento for realizado no caixa da escola, o operador pode fazer esse controle diretamente. Caso deseje ativar a opção de “Recebimento online”, é possível definir quais serviços estarão disponíveis para o recebimento online, além de  controlar os títulos que poderão ser recebidos por meio do filtro de “Faturamento”, existente na configuração do recebimento online. Com o filtro de faturamento ativo, o sistema permitirá o recebimento online apenas dos títulos com a data de faturamento dentro do período configurado.

17. Estes documentos que recebemos na matrícula online, ficam arquivados como no sistema? Preciso aumentar meu espaço de armazenamento?

 

R. Todos os documentos ficam arquivados no “Porta Arquivo”. Existe um limite gratuito de 500 MB. Se esse limite for ultrapassado, será necessário adquirir um upgrade no plano para obter mais espaço de armazenamento.

Ahh, e se você não conseguiu assistir a live ao vivo, fique tranquilo! A gravação completa da live está disponível para você. Clique aqui