No sistema Activesoft, é possível parametrizar impedimentos, o que significa que os usuários com acesso administrativo ou os responsáveis no ambiente virtual podem encontrar travas ao longo das etapas de matrícula por diversos motivos determinados pela escola. Essa funcionalidade assegura que todas as pendências dos alunos sejam resolvidas antes que eles possam concluir o processo de matrícula, garantindo um ambiente escolar organizado e eficiente.
O que significa impedimento? Trata-se de uma operação cadastrada no sistema que impede a efetivação da matrícula do aluno devido a pendências financeiras, falta de entrega dos documentos necessários para matrícula, ausência da assinatura dos contratos e termos, entre outras situações.
O objetivo deste artigo é centralizar o passo a passo de criação de um novo tipo de impedimento pelo usuário do sistema (acesso administrativo) ou para realização de alterações em algum tipo de impedimento já existente.
Ao seguir este guia, você aprenderá a
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1. Como criar um novo tipo de impedimento?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a criar um novo tipo de impedimento , os campos identificados com o ( * ) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) No menu superior do sistema, clique em Administrativo > Configurações > Localize a coluna Gerais e depois clique na opção [Tipos de impedimentos] ;
b) O sistema direciona para a tela Tipos de impedimento ;
c) Na tela Tipos de impedimento , localize e clique no botão [+Novo impedimento] ;
d) Após isso, você será levado para a tela Novo tipo de impedimento ;
e) No campo nome , escolha a nomenclatura para identificar posteriormente o impedimento. Exemplo: Matrículas Veteranos;
f) Na seção verificações do aluno , ative todos os parâmetros que serão verificados quando o sistema consultar os dados dos alunos durante a renovação da matrícula conforme a animação abaixo
Os parâmetros [se possui observações disciplinares com impedimento, se possui observações financeiras com impedimento e se possui observações pedagógicas com impedimento] permitem que sejam verificadas todas as ocorrências registradas no cadastro do aluno. Nesse cenário, só haverá o impedimento para as observações não resolvidas;
O parâmetro [se possui procedimento(s) de matrícula pendente(s) em ano(s) anterior(es] permite que o sistema verifique se há pendência na entrega dos procedimentos de matrícula para a respectiva série do aluno. Nesse cenário, só haverá o impedimento para as documentações não entregues;
O parâmetro [se possui cheque vinculado em custódia com impedimento] permite que o sistema verifique se há pendência na compensação de títulos ou taxas pagas como cheque. Nesse cenário, só haverá o impedimento para os cheques que não tiveram o pagamento compensado;
O parâmetro [se possui todos os títulos negociados em aberto] permite que o sistema verifique se há títulos oriundos de negociação e ainda constam com pendência no pagamento. Nesse cenário, só haverá o impedimento para os títulos que não foram pagos no novo vencimento estabelecido;
g) Na seção verificações do responsável , ative todos os parâmetros que serão verificados quando o sistema consultar os dados do responsável financeiro;
Os parâmetros [se possui observações disciplinares com impedimento; se possui observações pedagógicas com impedimento; se possui observações financeiras com impedimento; e se possui observações psicológicas com impedimento] permitem que sejam verificadas todas as ocorrências registradas no cadastro do responsável. Nesse cenário, só haverá o impedimento para as observações não resolvidas;
h) Na seção impedimento , o parâmetro títulos em atraso permite que o sistema faça a verificação de todos os títulos que não foram pagos no vencimento;
No campo [tipo de serviço a gerar impedimento] , escolha o tipo que o sistema deve verificar para os títulos com pagamento atrasado;
Nos campos [mês/ano inicial de faturamento] e [mês/ano final de faturamento] , digite as datas que serão o período base para verificação do impedimento;
No campo [dias que o título pode estar em atraso] , informe a quantidade de dias após a data do vencimento dos títulos que o sistema pode considerar como atraso sem gerar impedimento, tendo em vista, o período da compensação do pagamento por boleto bancário. Por regrais gerais bancárias, as instituições consideram o prazo de 5 dias úteis, mas isso varia de escola para escola;
i) No campo mensagem de impedimento , digite uma mensagem informativa para ser exibida aos usuários do sistema ou dos responsáveis. Exemplo: O sistema identificou pendências em seu cadastro, por gentileza, procurar a secretaria da escola;
j) Após definir todas as regras que podem ocorrer o impedimento, clique no botão [salvar] para concluir a operação;
Pronto! Você aprendeu a cadastrar um novo tipo de impedimento no seu Activesoft.
2. Como atualizar o tipo de impedimento já existente?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a editar o tipo de impedimento já existente , os campos identificados com o ( * ) são de preenchimento obrigatório. Acompanhe o guia passo a passo
a) No menu superior do sistema, clique em Administrativo > Configurações > Localize a coluna Gerais e depois clique na opção [Tipos de impedimentos] ;
b) O sistema direciona para a tela Tipos de impedimento ;
c) Na tela Tipos de impedimento , localize o impedimento que precisa de atualizações nas regras e clique [3 pontinhos ] ;
d) Escolha a opção [Editar] ;
e) Ative ou desative os parâmetros desejados e clique no botão [Salvar] para concluir a operação;
Pronto! Você aprendeu a editar o tipo de impedimento no seu Activesoft.
3. Como excluir o tipo de impedimento?
O tutorial a seguir foi construído para ensinar a excluir o tipo de impedimento . Acompanhe o guia passo a passo
a) No menu superior do sistema, clique em Administrativo > Configurações > Localize a coluna Gerais e depois clique na opção [Tipos de impedimentos] ;
b) O sistema direciona para a tela Tipos de impedimento ;
c) Na tela Tipos de impedimento , localize o impedimento que precisa ser excluído e clique [3 pontinhos ] ;
d) Escolha a opção [Excluir] ;
e) Após isso, o sistema habilita a tela com a mensagem “Tem certeza que você quer apagar o tipo de impedimento: XXXX?” e clique no botão [Confirmar] para concluir a operação;
Pronto! Você aprendeu a excluir impedimentos no seu Activesoft.
4. Como definir onde os impedimentos serão aplicados?
Depois de criar os impedimentos, é necessário definir onde esses impedimentos serão aplicados
a) No menu superior do sistema, clique em Administrativo > Configurações > Localize a coluna Gerais e depois clique na opção [Unidades] ;
b) Selecione a unidade e clique no botão de Editar;
c) Expanda a guia de Cadastros e defina os impedimentos para cada tipo de ação. Os tipos de impedimento são:
Impedimento de matrícula;
Impedimento para boletim na internet;
Impedimento de recebimento no caixa;
Impedimento para imprimir boletos na internet;
Impedimento para reserva de matricula online;
Impedimento para agendamento de atendimento.
d) Após definir os impedimentos, clique em Gravar unidade para salvar as alterações realizadas.
Pronto! Agora você já sabe configurar onde cada impedimento será aplicado na unidade.
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