A automação de matrícula permite que o sistema altere automaticamente a situação do aluno na turma após o reconhecimento do pagamento de uma cobrança, reduzindo processos manuais e agilizando a efetivação das matrículas.
Além de criar novas automações, o sistema também permite copiar configurações já existentes entre períodos letivos, facilitando a preparação do novo ano escolar e evitando retrabalho.
Neste artigo, você aprenderá como cadastrar uma nova automação de matrícula e como copiar automações entre períodos.
Passos para criar uma nova automação de matricula
Acesse Administrativo > Configurações > Novo Ano Letivo > Automação da Matrícula;
Clique em + Nova Automação;
Preencha as informações da automação:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Período | Período letivo em que a automação será aplicada. Ex.: 2026. |
| Curso | Curso que utilizará a automação. Ex.: Educação Infantil. |
| Série | Série que utilizará a automação. Ex.: Nível IV. |
| Turma | Turma específica que utilizará a automação. Se deixado em branco, a regra será aplicada a todas as turmas da série selecionada. |
| Situação do aluno na turma (origem) | Situação atual que será monitorada pelo sistema. Ex.: Pré-matrícula. |
| Situação do aluno na turma (destino) | Situação que será atribuída ao aluno após o reconhecimento do pagamento. Ex.: Cursando. |
| Gerar mesmo plano de pagamento usado na pré-matrícula | Quando habilitado, o sistema utilizará o mesmo plano de pagamento da pré-matrícula para gerar as demais cobranças. |
| Plano de pagamento | Campo exibido quando a opção anterior estiver desabilitada, permitindo selecionar um plano de pagamento diferente para as cobranças posteriores. |
4. Clique em Salvar para gravar a automação.
Importante: Para que a automação funcione corretamente, é necessário que existam cobranças geradas para os alunos e que o reconhecimento do pagamento ocorra conforme as regras configuradas na automação.
Passos para copiar automação entre períodos
A cópia de automações permite reaproveitar as configurações já existentes em um período letivo, evitando a necessidade de recriar todas as regras manualmente para o novo ano.
Acesse Acadêmico > Configurações > Matrícula > Automação de Matrícula;
Clique em Operações > Copiar Automação;
Preencha os campos abaixo:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Período de origem | Período letivo que possui as automações que serão copiadas. |
| Período de destino | Período letivo que receberá as automações copiadas. |
Clique em Consultar;
Selecione as automações que deseja copiar;
Clique em Copiar Automações Selecionadas;
Importante: Caso uma automação já exista no período de destino, o sistema exibirá a informação na coluna Existe no destino para facilitar a validação antes da cópia.
Além disso, o sistema exibirá a seguinte mensagem:
O sistema não realiza a cópia de automações para turmas com siglas diferentes entre o período de origem e o período de destino. Para que a cópia ocorra corretamente, garanta que as turmas estejam cadastradas com siglas equivalentes.
Antes de prosseguir, valide as siglas das turmas em:
Acadêmico > Configurações > Turmas
Após a validação, clique em Continuar;
Clique em Fechar para concluir a operação.
Agora você já sabe como cadastrar e copiar automações de matrícula no Activesoft. Essas configurações ajudam a automatizar a efetivação das matrículas, reduzir processos manuais e agilizar a preparação de novos períodos letivos, garantindo mais eficiência e padronização para a instituição.
Caso tenha dúvidas durante a configuração ou utilização do recurso, nossa equipe de suporte está à disposição para ajudar. 😊
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