Entendendo os cenários de matrícula
Combinações possíveis entre automação de matrícula, assinatura eletrônica e exigência de pagamento da pré-matrícula — escolha o cenário que corresponde à configuração da sua instituição.
Cada cenário abaixo mostra os pré-requisitos de configuração e como a situação do aluno muda em cada combinação. Você pode combinar mais de um cenário (por exemplo, A ou B com D ou E) conforme a necessidade da sua instituição. Os cenários F e G complementam essa escolha e mostram duas formas de organizar a cobrança da pré-matrícula.
- Cenário A — Apenas com uso da automação de matrícula
- Cenário B — Apenas com uso da assinatura eletrônica
- Cenário C — Automação de matrícula e assinatura eletrônica com situações intermediárias
- Cenário D — Matrícula Online sem exigência do pagamento da pré-matrícula
- Cenário E — Matrícula Online com exigência do pagamento da pré-matrícula
- Cenário F — Pré-matrícula parcelada
- Cenário G — Cobrança inicial somente da pré-matrícula
- Conferência antes de liberar o processo
Cenário A: Apenas com uso da automação de matrícula
Mudança simples da situação do aluno apenas com a automação da matrícula, sem assinatura eletrônica. Indicado para instituições que querem automatizar apenas a mudança de situação do aluno assim que o sistema reconhece o pagamento da pré-matrícula.
Pré-requisitos
- Os alunos precisam estar com o pré-vínculo no novo período letivo na série seguinte. [saiba mais]
-
A configuração da automação de matrícula deve estar ativa, além de escolher a regra para a mudança da situação do aluno na turma. [por que usar] [como configurar]
🔍Bloco de validação: mantive os dois links (o conceitual e o de configuração) — decisão de qual manter fica pendente para você definir depois.
- Os planos de pagamento devem estar atualizados. [saiba mais] Recomenda-se que o faturamento seja vinculado ao mês da prestação de serviço do novo ano letivo, como janeiro de 202X.
- Se houver apenas uma parcela no plano: o sistema não terá como gerar as demais parcelas após reconhecer o pagamento da parcela de pré-matrícula, salvo se isso for parametrizado na automação da matrícula.
- Se todas as parcelas estiverem cadastradas: este é o melhor cenário — assim que ocorrer o reconhecimento do pagamento, o sistema gera automaticamente as demais parcelas, seguindo a regra da automação de matrícula.
Ao combinar as funcionalidades do Cenário A com o Cenário B, sem situações intermediárias, a mudança da situação do aluno na turma é automaticamente refletida conforme as regras vinculadas na automação de matrícula.
Cenário B: Apenas com uso da assinatura eletrônica
Mudança simples da situação do aluno apenas com a assinatura eletrônica do contrato, sem automação de matrícula. Indicado para instituições que querem usar a assinatura eletrônica como formalização, mantendo o controle manual da situação do aluno.
Pré-requisitos
- Os alunos precisam estar com o pré-vínculo no novo período letivo na série seguinte. [saiba mais]
- A funcionalidade da assinatura eletrônica precisa estar ativa [saiba mais], bem como o modelo de contrato deve estar cadastrado para cada série [saiba mais]. Veja também o guia completo em Perguntas frequentes sobre a funcionalidade da assinatura eletrônica.
- Para aparecerem as informações gerais de cadastro no contrato, é necessário usar as variáveis. [saiba mais]
- Para aparecerem os detalhes da cobrança no contrato, é necessário que os boletos já tenham sido gerados.
Ao combinar as funcionalidades do Cenário A com o Cenário B, sem situações intermediárias, a mudança da situação do aluno na turma é automaticamente refletida conforme as regras vinculadas na automação de matrícula.
Cenário C: Automação de matrícula e assinatura eletrônica com situações intermediárias
Combina automação de matrícula e assinatura eletrônica, usando uma situação intermediária até o contrato ser assinado. Indicado para instituições que exigem tanto o pagamento quanto a assinatura do contrato para concluir a matrícula.
Pré-requisitos
- Os alunos precisam estar com o pré-vínculo no novo período letivo na série seguinte. [saiba mais]
-
A configuração da automação de matrícula deve estar ativa, além de escolher a regra para a mudança da situação do aluno na turma. [por que usar] [como configurar]
🔍Bloco de validação: mantive os dois links (conceitual e configuração) — decisão de qual manter fica pendente para você.
- Os planos de pagamento devem estar atualizados com todas as parcelas que serão cobradas ao responsável financeiro. [saiba mais]
- A funcionalidade da assinatura eletrônica precisa estar ativa [saiba mais], bem como o modelo de contrato deve estar cadastrado para cada série [saiba mais]. Veja também Perguntas frequentes sobre a funcionalidade da assinatura eletrônica.
- Para aparecerem as informações gerais de cadastro no contrato, é necessário usar as variáveis. [saiba mais]
- Para aparecerem os detalhes da cobrança no contrato, é necessário que os boletos já tenham sido gerados.
Após o pagamento da parcela de pré-matrícula, o sistema muda automaticamente a situação de origem do aluno para a situação intermediária.
Após o sistema reconhecer a situação intermediária do aluno, o contrato é enviado aos signatários — a mudança para a situação de destino só ocorre depois que todos assinarem.
Cenário D: Matrícula Online sem exigência do pagamento da pré-matrícula
O responsável conclui a etapa da Matrícula Online sem que o pagamento da parcela de pré-matrícula seja obrigatório. Indicado para quem quer flexibilizar o processo, permitindo que o responsável avance nas etapas antes de quitar essa parcela.
Pré-requisitos
- Os alunos precisam estar com o pré-vínculo no novo período letivo na série seguinte. [saiba mais]
- Deixar desativada a opção "Exigir que todos os títulos estejam pagos para continuar para a próxima etapa", em [Administrativo > Configurações > Matrícula Online > Reserva de vaga > Títulos para pagamento].
-
A configuração da automação de matrícula deve estar ativa, além de escolher a regra para a mudança da situação do aluno na turma. [por que usar] [como configurar]
🔍Bloco de validação: mantive os dois links (conceitual e configuração) — decisão de qual manter fica pendente para você.
- A funcionalidade da assinatura eletrônica precisa estar ativa [saiba mais], bem como o modelo de contrato deve estar cadastrado para cada série [saiba mais]. Veja também Perguntas frequentes sobre a funcionalidade da assinatura eletrônica.
- Os planos de pagamento devem estar atualizados. [saiba mais]
- Para aparecerem as informações gerais de cadastro no contrato, é necessário usar as variáveis. [saiba mais]
- Para aparecerem os detalhes da cobrança no contrato, é necessário que os boletos já tenham sido gerados.
Para usar a automação de matrícula e a assinatura eletrônica em conjunto com este cenário, consulte também os Cenários A, B ou C.
Cenário E: Matrícula Online com exigência do pagamento da pré-matrícula
O responsável só conclui a etapa da Matrícula Online depois de confirmar o pagamento da parcela de pré-matrícula. Indicado para quem quer garantir o pagamento como condição para dar continuidade ao processo.
Pré-requisitos
- Os alunos precisam estar com o pré-vínculo no novo período letivo na série seguinte. [saiba mais]
- Ativar a opção "Exigir que todos os títulos estejam pagos para continuar para a próxima etapa", em [Administrativo > Configurações > Matrícula Online > Reserva de vaga > Títulos para pagamento].
-
A configuração da automação de matrícula deve estar ativa, além de escolher a regra para a mudança da situação do aluno na turma. [por que usar] [como configurar]
🔍Bloco de validação: mantive os dois links (conceitual e configuração) — decisão de qual manter fica pendente para você.
- A funcionalidade da assinatura eletrônica precisa estar ativa [saiba mais], bem como o modelo de contrato deve estar cadastrado para cada série [saiba mais]. Veja também Perguntas frequentes sobre a funcionalidade da assinatura eletrônica.
- Os planos de pagamento devem estar atualizados. [saiba mais]
- Para aparecerem as informações gerais de cadastro no contrato, é necessário usar as variáveis. [saiba mais]
- Para aparecerem os detalhes da cobrança no contrato, é necessário que os boletos já tenham sido gerados.
Para usar a automação de matrícula e a assinatura eletrônica em conjunto com este cenário, consulte também os Cenários A, B ou C.
Cenário F: Pré-matrícula parcelada
A cobrança da pré-matrícula é dividida em mais de uma parcela. Este cenário trata da organização financeira e deve ser combinado com o cenário acadêmico e contratual adotado pela instituição.
O que conferir
- Confirme se o plano de pagamento utilizado na matrícula contém todas as parcelas previstas para a pré-matrícula, com valores e vencimentos corretos.
- Confira quais títulos serão apresentados ao responsável durante a Matrícula Online.
- Acesse [Financeiro > Configurações > Parâmetros do Financeiro > Mudança da situação do aluno na turma mediante pagamento do título de pré-matrícula]. Nesse parâmetro, defina se, quando a pré-matrícula estiver parcelada, o aluno avançará no fluxo após o pagamento de uma das parcelas ou somente depois que todas forem pagas. Essa decisão deve acompanhar a configuração descrita nos Cenários D e E.
- Se a mudança de situação depender do pagamento, confira qual evento financeiro será acompanhado pela automação de matrícula.
Importante: parcelar a pré-matrícula altera a forma de cobrança, mas não define sozinho quando o aluno será considerado matriculado. Essa conclusão depende das regras de pagamento, assinatura e mudança de situação escolhidas nos demais cenários.
Cenário G: Cobrança inicial somente da pré-matrícula
No início do processo, é gerado apenas o título da pré-matrícula. As demais parcelas são geradas posteriormente, conforme a configuração financeira e a automação de matrícula da instituição.
O que conferir
- Confirme se o plano usado na etapa inicial contém somente a cobrança que deverá ser apresentada como pré-matrícula.
- Na automação de matrícula, confira se está configurada a geração das demais parcelas depois que o pagamento da pré-matrícula for reconhecido.
- Revise o plano que será usado para gerar as cobranças seguintes, incluindo quantidade de parcelas, valores e vencimentos.
- Confirme a situação de origem do aluno e a situação que deverá ser aplicada depois do reconhecimento do pagamento.
Atenção às demais parcelas: cadastrar somente a pré-matrícula no plano inicial não gera automaticamente as cobranças seguintes. Para que isso aconteça, a geração das demais parcelas precisa estar prevista na automação de matrícula.
Conferência antes de liberar o processo
Faça uma simulação completa antes de disponibilizar a matrícula às famílias.
- Use um cadastro de teste com a mesma situação de origem prevista para os alunos da campanha.
- Confirme se o período, a série, a turma e o plano de pagamento exibidos estão corretos.
- Confira quais títulos foram gerados, os valores, os vencimentos e as condições exigidas para avançar.
- Quando houver assinatura eletrônica, confirme o modelo de contrato, os signatários e a mudança de situação após a assinatura.
- Quando houver automação, valide o resultado depois do reconhecimento do pagamento: situação do aluno e geração das parcelas restantes, quando aplicável.
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