[RVA] Roteiro de Virada de Ano – Activesoft

Com a aproximação do novo ano letivo, é necessário preparar o sistema Activesoft para receber as matrículas por meio do RVA*. Esse processo garante que a plataforma esteja organizada e atualizada para iniciar mais um ciclo de aprendizado com excelência sem contratempos, minimizando qualquer risco de erro ou inconsistência nos dados.

A conclusão bem-sucedida dessas tarefas assegura que a escola esteja totalmente preparada para receber os alunos novatos e veteranos. Fiquem tranquilos, disponibilizamos também na versão Activesoft Web todas as orientações para comodidade e acompanhamento da execução de cada tarefa para você.

O objetivo deste artigo é centralizar o passo a passo de cada etapa de parametrização para os usuários do sistema (acesso administrativo). Iniciem as matrículas somente após concluir todas as etapas do RVA no seu sistema Activesoft. Em caso de dúvidas, consulte os nossos conteúdos da Central de Ajuda!

*RVA: Roteiro de Virada de Ano.

1. Como criar o período no sistema?

Nesta etapa, o usuário precisa cadastrar o novo ano letivo para o sistema entender que haverá a virada do período. Acesse o tutorial com o passo a passo [aqui]! Se já consta criado o período, pule para a etapa da criação das turmas. Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

2. Como criar as turmas ou copiar entre os períodos?

Nesta etapa, o usuário precisa criar as novas turmas do novo período. Leia o nosso guia passo a passo [aqui] para realizar a operação. Além da criação desde o início, o sistema permite a cópia entre períodos, otimizando o tempo do processo em sua escola. Assista ao vídeo vinculado ao guia a partir do tempo 0:47 para realizar a cópia. Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

3. Como criar os procedimentos de matrículas ou copiar entre os períodos?

Nesta etapa, o usuário precisa criar os procedimentos de matrícula das séries do novo período, isto é, as cópias das documentações solicitadas como certidão de nascimento, CPF, comprovante de residência, entre outros. Leia o nosso guia passo a passo [aqui] para realizar a operação.

Além da criação desde o início, o sistema permite a cópia entre períodos, otimizando o tempo do processo em sua escola. Assista ao vídeo no início do guia a partir do tempo 3:05 para realizar a cópia. Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

4. Como criar o sequencial de matrícula ou manter o padrão criado?

Nesta etapa, o usuário precisa criar o sequencial das matrículas (por exemplo: 20250001) do novo período, mas é uma etapa facultativa e a escola pode manter o padrão já parametrizado. Saiba mais em nosso guia passo a passo [aqui].

Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

5. Como ativar impedimentos para as matrículas com pendências financeiras ou pedagógicas?

Nesta etapa, o usuário precisa criar ou atualizar o tipo de impedimento que será ativado para o novo período letivo, mas é uma etapa facultativa. Saiba mais em nosso guia passo a passo [aqui].

Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

6. Como cadastrar os feriados ou copiar entre os períodos?

Nesta etapa, o usuário precisa cadastrar os feriados municipais e estaduais para não ter impacto financeiro nas movimentações ou liquidação dos títulos, isso pode gerar impedimento ao processar o arquivo de retorno do banco ou do boleto integrado. Acesse o tutorial com o passo a passo [aqui] para realizar a operação!

Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

7. Como devo planejar minha campanha de matrículas (ou cenários de matrícula)?

A etapa de Cenários de Matrícula não envolve parametrização. Ela foi criada para orientar e oferecer dicas valiosas sobre como sua escola pode alinhar o uso do Activesoft com a campanha de matrículas. Consulte o tutorial exclusivo desta etapa [aqui]. Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

8. Como cadastrar novos planos de pagamento ou copiar entre os períodos?

Nesta etapa, o usuário precisa cadastrar os planos de pagamento, isto é, as possibilidades que o responsável possui para efetuar o pagamento das mensalidades da escola. Consulte o tutorial de parametrização dos planos no sistema [aqui]. Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

9. Como cadastrar novas automações ou copiar entre os períodos?

Nesta etapa, o usuário precisa cadastrar as automações de matrícula, mas é uma funcionalidade disponível apenas para os planos Pro e Advanced.

O que consiste essa operação? É a opção de otimizar a virada da situação do aluno na turma, quando ocorre o pagamento da parcela gerada na situação de pré-matrícula, onde ela será liquidada e as demais parcelas serão geradas automaticamente.

Consulte o tutorial de parametrização das automações de matrícula [aqui]. Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

10. Como cadastrar o novo contrato de prestação de serviços?

Nesta etapa, o usuário precisa cadastrar o modelo do contrato com as cláusulas e variáveis para retornar informações cadastrais, como nome do aluno e responsáveis, data de nascimento, endereço completo, valores das cobranças, entre outros. Consulte o tutorial de parametrização dos modelos no sistema [aqui].

Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

11. Como promover os alunos entre séries?

Nesta etapa, o usuário pode promover o aluno para a série seguinte mesmo que o aluno não tenha uma situação final no ano anterior (aprovado/reprovado), a operação é facultativa e muitas escolas preferem realizar as matrículas sob demanda.

Durante o processamento, o usuário pode escolher a opção de gerar o plano de pagamento em lote para os alunos ou não. Acesse o tutorial com o passo a passo [aqui] para realizar a operação! Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

Conteúdos relacionados: copiar descontos autorizados e situação da entrega dos procedimentos de matrícula entre períodos.

12. Como parametrizar a matrícula online para o novo período letivo?

Nesta última etapa, a parametrização é exclusiva para clientes que contrataram a funcionalidade de matrícula online ou que possuem o plano Pro e Advanced. O que consiste essa funcionalidade? É o ambiente virtual da escola, onde ela libera as inscrições para alunos novatos ou a renovação do vínculo para alunos veteranos, tudo de forma online e sem precisar sair do trabalho ou de casa para usar a opção.

Ao finalizar a operação, clique no botão [concluir] lá na tarefa do roteiro no Activesoft Web, depois em [sim] para salvar o progresso na execução de cada parametrização.

Parabéns! Você concluiu todas as etapas do RVA! Com essas etapas concluídas, o sistema está devidamente preparado para o próximo período letivo. Lembre-se de que essas parametrizações são essenciais para o bom funcionamento do sistema durante a campanha de matrículas e ao longo do novo ano letivo.

Mas antes de ir, é importante liberar o acesso ao portal dos alunos ou responsáveis para o novo período, tá?!

a) Para liberar, localize o menu superior do sistema, clique em Administração > Controle de acesso e, em seguida, localize a coluna portal. Clique na opção [alunos];
b) Na guia alunos, clique no botão [editar] ao final da página. Na seção acesso ao activesoft, escolha as situações liberadas no campo situação do aluno na turma. Exemplo: cursando, matriculado, ativo, entre outros;
c) Em seguida, escolha o período desejado para liberar no campo período. Exemplo: 2025;
d) Salve as alterações, clicando no botão [salvar] para concluir a operação.

Este processo é fundamental para garantir que a escola esteja pronta para o início do novo ano letivo e para facilitar o acesso às informações por parte de alunos e responsáveis. Agora sim, você está pronto para prosseguir com outras tarefas ou revisar as configurações, se necessário.